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Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung — Das Erfolgsrezept für Gastronomen und Bäcker

Von 19. April 2021Mai 27th, 2021Erfolgswissen

Du findest, das Wort Personalplanung klingt unsexy? Dann widmen wir diesen Blogartikel genau DIR und beweisen, wie genial die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung ist! Denn dahinter verbirgt sich eine großartige Chance, Dein Unternehmen zu mehr Erfolg zu bringen. Sie ermöglicht es, vorausschauend zu planen und Kosten zu sparen. Bist Du bereit, mit uns gemeinsam in die Zukunft zu schauen?

Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung am Laptop

Die wichtigste Zutat für unternehmerischen Erfolg

Denk einmal darüber nach: Egal wie schön Deine Räumlichkeiten, wie verlockend Deine Preise und wie perfekt Deine Angebote sind – erst mit Hilfe von fleißigen Mitarbeitern bringst Du Deinen Betrieb so richtig zum Laufen.

Daher sollte kluges Mitarbeitermanagement ein zentraler Aspekt jedes Unternehmens sein. Wenn sich Deine Angestellten wertgeschätzt und einbezogen fühlen, wirkt sich das positiv auf ihre Stimmung aus. Und wer glücklich ist, hat mehr Freude an der Arbeit und ist dadurch viel effizienter. Bedenke zusätzlich den finanziellen Aspekt: Mit geschickter Personalplanung sparst Du eine Menge Zeit und Geld, die Du sinnvoller in wichtigere Tätigkeiten einbringen kannst. Dein Personal ist Deine wichtigste Ressource!

Was ist die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung?

Stell Dir vor, Du könntest in die Zukunft schauen und schon im Voraus perfekt planen, wie viele Mitarbeiter an welchem Tag wie lange arbeiten sollen. Ein hektischer Samstag wäre immer optimal besetzt – und am trägen Dienstagmorgen müsste niemand Däumchen drehen.

Genau hier kommt die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung ins Spiel: Der Umsatz, den Du tagtäglich generierst, gibt Dir bereits vor, wie viele Mitarbeiter Du jeweils einteilen kannst. In der Gastronomie beträgt der Personaleinsatz im Schnitt 30 Prozent. Das bedeutet, von Deinen Einnahmen kannst Du etwa 30 Prozent für Personal ausgeben. Daher ist es wichtig, den Dienstplan basierend auf dem Umsatz zu schreiben. Im Klartext: Für die Planung nimmst Du durchschnittliche Umsätze, die Du für diesen Tag erwartest – und planst danach Deine Mitarbeiter.

Die Umsatzhöhe eines Tages wird übrigens von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst – wie Wetter, Wochentag, Saison oder besondere Events. Greife dafür nicht nur auf Dein Bauchgefühl zurück, sondern sieh Dir auch Deine bisherigen Werte an, um die erwartete Umsatzhöhe für einen Tag abzuschätzen. Das ist bereits der erste Grundbaustein für die umsatzgestützte Personalplanung. Als nächstes definierst Du Deine einzelnen Schichten anhand des geplanten Umsatzes pro Tag und teilst zu guter Letzt Deine Mitarbeiter in die entsprechenden Schichten ein. Das war’s schon!

Doch was passiert, wenn der Tag anders verläuft als von Dir geplant? Denn natürlich passiert es selten, dass Du Deinen geplanten Umsatz haargenau triffst und alle Zahlen exakt Deinen Vorstellungen entsprechen. Deswegen ist die Planung auch umsatz-”gestützt”:

„Vergleiche Deine geplanten Zahlen mit den tatsächlichen. Natürlich wird es Abweichungen zwischen Deinem erwarteten und Deinem erreichten Umsatz geben. Wichtig ist, dass Dein Betrieb auf diese Veränderungen reagiert. Kann der erwartete Umsatz nicht erreicht werden, musst Du die eingesetzten Personalstunden reduzieren. Es geht darum, einen Plan zu haben und diesen ständig zu verbessern, denn: Wer keinen Plan hat, der ist ziemlich planlos.”

— Simon Mohr, CEO & Co-Founder von E2N

Diese Daten hast Du über Dein Smartphone in Echtzeit im Blick und kannst sogar aus der Ferne einsehen, was gerade in Deinem Betrieb passiert. Hattest Du beispielsweise aufgrund des guten Wetters mit einem hohen Umsatz gerechnet, doch der plötzliche Regenschauer zieht Dir einen Strich durch die Rechnung? Dann reagiere clever darauf, indem Du eine Servicekraft nach Hause schickst und dadurch die Produktivität oben hältst.

Wenn Du Dich übrigens fragst, woher Du die Umsatzhöhe im Laufe des Tages kennst: Dank unserer Schnittstellen mit zahlreichen Kassensystemen kannst Du automatisch in Echtzeit Deinen Umsatz abrufen und bist dadurch stets informiert.

Controlling & Kennzahlen: Führen mit Zahlen

Wir sind überzeugt: Viele Kunden oder ein hoher Umsatz allein sind keine Garantie für Unternehmenserfolg. Personalkosten sind wie bereits erwähnt ein wichtiger Faktor, der ebenfalls dazu beiträgt. Daher ist es als Unternehmer wichtig, seine Zahlen zu kennen und diese im Blick zu behalten, um entsprechend reagieren zu können. Dazu gehören in erster Linie folgende Kennzahlen:

  • Personaleinsatz
  • Personalkosten
  • Produktivität
  • Umsatz

Unsere Nina aus dem Customer Success Team erklärt Dir zusammen mit CEO & Co-Founder Simon, was die umsatzgestützte Personalplanung ausmacht und was sich hinter den Kennzahlen verbirgt. Außerdem kannst Du einen Blick in unsere Software werfen und erfährst, wie Du den perfekten Dienstplan schreibst. Schaue Dir die Aufzeichnung unseres Webinars an und lerne, wie Du Deine Angestellten anhand von Planumsätzen vorausschauend einsetzt.

Denke mit E2N heute schon an morgen

Personalplanung ist dynamisch – und genau deswegen ist die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung die perfekte Lösung: Mit Hilfe aktueller Umsatzinformationen fällt es Dir leicht, flexibel auf Schwankungen zu reagieren und Deinen Dienstplan binnen kürzester Zeit daran anzupassen. So sparst Du Personalkosten und optimierst die Prozesse in Deinem Betrieb.

Wir bei E2N glauben, dass es wichtig ist, zukunftsgerichtet und vorausschauend zu denken. Diesen Grundsatz verfolgen wir auch unternehmensintern und halten unsere Software jederzeit up to date. Dies ist eines von 5 essenziellen Merkmalen, die einen guten Softwarepartner auszeichnen: Denn dahinter sollten Menschen stehen, die Dich in allem bestärken, was Du tust. Sie sollten Dich verstehen, Dir zuhören und Deine Werte teilen.

In ihrem vergangenen Webinar erzählte Luise Bickel – unsere Senior Sales Managerin & Bakery Specialist – woran Du einen richtig guten Softwarepartner erkennst, der zu Dir passt. Wenn Du als Bäcker, Gastronom, Hotelier – oder allgemein als Geschäftsführer jeglicher Branche offen für Neues bist und in der Digitalisierung eine echte Chance siehst: Dann lies jetzt ihren Blogartikel und sieh Dir die Aufzeichnung ihres Webinars kostenlos an.

Anastasia Flit

Anastasia Flit

Team: Marketing • E2N Familienmitglied, weil: das Büro dringend eine Pflanzenmuddi mit grünem Daumen brauchte. Zusätzlich bringt Anastasia als Wortakrobatin und Online Marketing Expertin frischen Wind in den Content von E2N.

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