E2N macht Personalplaner froh (und Mitarbeiter ebenso)

Wie senke ich durch eine durchdachte Personalplanung meine Kosten? Was hat umsatzgestützte Personaleinsatzplanung mit der Produktivität zu tun? Welchen Einfluss hat das auf meine Mitarbeiter? Wie schreibe ich den perfekten Dienstplan? Und wie unterstützen mich digitale Lösungen bei all dem? Fragen über Fragen, die wir in diesem Artikel klären. Doch beginnen wir von vorn.

Was ist Personalplanung eigentlich?

Personalplaner werfen einen Blick in die Zukunft. Die Kunst besteht darin, die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort unter Berücksichtigung der unternehmerischen Ziele einzuteilen. Klingt im ersten Moment ziemlich komplex… wir können Dich aber beruhigen: Alles kein Hexenwerk!

Warum Du Dein Personal sinnvoll planen solltest

Du fragst Dich, für was das gut sein soll? Ganz einfach: Mit einer durchdachten Personalplanung senkst Du Deine Personalkosten. Dabei sind immer die verschiedenen Teilbereiche der Personalplanung betroffen:

Im Folgenden widmen wir uns der Personaleinsatzplanung, kurz PEP. Wenn Du Deine Mitarbeiter fair einteilst, sie rechtzeitig über ihre Schichten informiert sind und sich keiner benachteiligt oder übergangen fühlt, steigerst Du automatisch die Mitarbeiterzufriedenheit. Warum Du dank Mitarbeiterzufriedenheit Deinen Umsatz erhöhst, erfährst Du in unserem Blogartikel:

Vorausschauend, umsatzgestützt und clever planen mit E2N

E2N bietet Dir clevere Funktionen, die Dich bei Deiner Personaleinsatzplanung optimal unterstützen. Dabei verfolgen wir ein großes Ziel: Wir helfen Dir dabei, den perfekten Dienstplan zu schreiben. Doch was bedeutet in diesem Fall “perfekt”?

Der perfekte Dienstplan basiert auf Deinem Umsatz.

Folge drei einfachen Schritten:

1. Plane Deinen Umsatz im Voraus.
2. Lege anhand des geplanten Umsatzes passende Schichten an.
3. Teile Personal in diese Schichten ein.

Und damit der fertige Dienstplan auch bei den Mitarbeitern ankommt, müssen diese über ihre Schichten informiert werden. Doch fangen wir zunächst beim ersten Schritt an.

1. Umsatzplanung

Jeder Unternehmer hat ein gewisses Gefühl für seinen Umsatz. Wichtig ist, dieses Gefühl auch schriftlich festzuhalten. Unser Tipp zur Umsatzplanung: Betrachte das große Ganze. Plane Deinen Umsatz pro Monat und breche ihn anschließend auf die einzelnen Tage herunter. Falls Du Dir unsicher bist, orientiere Dich an den Werten der vergangenen Tage. Ziehe dabei stets Nettowerte heran – denn wie die aktuellen Zeiten zeigen, kann sich der Bruttowert durch eine einfache Anpassung der Mehrwertsteuer schlagartig ändern.

Denke bereits während Deiner Umsatzplanung an die Produktivität. Zur Erinnerung: Die Produktivität gibt Dir Auskunft über die durchschnittliche Arbeitsleistung je Mitarbeiter. Setze Dir die für Deinen Betrieb passende Produktivität als Ziel und arbeite darauf hin.

E2N zeigt Dir im Tagebuch für jeden Tag die gesetzte Ziel-Produktivität sowie den geplanten Umsatz und vergleicht dies im Nachgang mit den jeweiligen Ist-Werten. So behältst Du stets den Überblick über Deine Performance. Wie genau Du in E2N mit Blick auf Deine Produktivität umsatzgestützt planst, zeigt Dir unser CEO & Founder Simon Mohr in seinem Webinar zur umsatzgestützten Personaleinsatzplanung:

Exkurs: Produktivität vs. Personalkosten

Oft werden die Personalkosten herangezogen, um den Erfolg oder Misserfolg des Tages zu bestimmen. Viel sinnvoller ist es jedoch, sich an der Produktivität zu orientieren. Warum? Ganz einfach. Personalkosten können über zwei Wege beeinflusst werden:

Das verfälscht jedoch nur den Tageswert, da die Kosten für Deine Mitarbeiter am Ende des Monats so oder so anfallen. Zudem beeinflusst Du damit Deine Qualität meist negativ. Ziehst Du die Produktivität als KPI (Key Performance Indicator) heran, sind aus Personal-Sicht die Arbeitsstunden die einzig beeinflussbare Größe. Nutzt Du also Produktivität als KPI, kann nur an der richtigen Schraube gedreht werden.

2. Schichtplanung

Nun geht es daran, die entsprechenden Schichten anhand des geplanten Umsatzes pro Tag zu definieren. Natürlich unterstützt Dich E2N auch dabei. Sobald Du eine Schicht angelegt hast, zeigt Dir die Software automatisch an, wie sich diese im Zusammenspiel mit Deinem Plan-Umsatz auf die Tagesproduktivität auswirkt. Somit dient Dir die Produktivität als aussagekräftiges Controlling-Tool bereits während der Dienstplanung.

E2N-Profi-Tipp für Deine Schichtplanung: Arbeite mit Vorlagen. Erstelle Tages-Vorlagen für verschiedene Umsatzziele. Diese kannst Du bei Bedarf immer noch individuell anpassen. Pass jedoch auf, dass Du nicht zu viele Vorlagen anlegst und den Überblick verlierst. Sei clever: Plane zum Beispiel wetterabhängig, wenn Du eine Terrasse hast oder nutze größere Umsatz-Sprünge für Deine Vorlagen.

3. Personalplanung

Zuletzt teilst Du nur noch Deine Mitarbeiter in die Schichten ein. Das geht ganz leicht per Mausklick. E2N zeigt Dir dabei außerdem die Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter an, damit Du noch effizienter planen kannst. In der Aufzeichnung unseres Webinars lernst Du genau, wie Du am schnellsten und effizientesten Deinen Dienstplan schreibst – und eine Menge Zeit sparst. Schau mal rein!

Und denk daran: Informiere Deine Mitarbeiter

Sind Deine Mitarbeiter alle eingeteilt, müssen sie noch erfahren, wann sie arbeiten sollen. E2N bietet Dir verschiedenste Wege, Deine Mitarbeiter über einen neuen Dienstplan oder Dienstplanänderungen zu informieren. So kannst Du Deinen Dienstplan beispielsweise nach Excel exportieren, ihn von dort ausdrucken und in Deinem Betrieb aufhängen.

Noch leichter und vor allem übersichtlicher geht es über die Benachrichtigungsfunktion. Bitte Deine Mitarbeiter, sich die E2N Perso App herunterzuladen und schon kann‘s losgehen: Klicke auf das Benachrichtigungssymbol oberhalb des Dienstplans. Du entscheidest, ob Du Deine Mitarbeiter via E-Mail und/oder via Push-Nachricht direkt auf ihr Smartphone über ihre Schichten informieren möchtest. Dabei werden nur die Mitarbeiter kontaktiert, die auch von der Einteilung oder einer Änderung betroffen sind. Für Dich hat das einen ganz besonderen Vorteil. Sobald der Dienstplan gelesen wurde, ist dies in Deiner Administratoren-Ansicht durch zwei Häkchen gekennzeichnet. Ganz schön clever!

Der Dienstplan steht – und jetzt?

Bedenke: Personalplanung ist dynamisch. Selbst während des Tages musst Du die Entwicklung Deiner Zahlen stets im Blick behalten. Wirf beispielsweise einen Blick in Dein Reservierungsbuch, um abzuschätzen, welchen Umsatz Du noch erreichen kannst. Sobald Du mit weniger Umsatz rechnest als geplant, musst Du Personal nach Hause schicken. Bilde Deine Schichtleiter aus, damit sie wissen, wie sie die Produktivität halten können.

Rückwirkend kannst Du mit Hilfe von E2N überprüfen, ob richtig auf Umsatzschwankungen reagiert wurde. Im Plan-Ist-Vergleich pro Tag kannst Du aussagekräftige Abweichungen der Produktivität erkennen und sogar prüfen, welche Arbeitsbereiche wie gehandelt haben.

Beachte: Ein Produktivitätsplus bedeutet nicht immer auch ein Plus an Erfolg. Es ist wichtig, die für Dein Unternehmen richtige Produktivität zu finden und zu halten. Weitere Infos zu KPIs und wie Du sie sinnvoll nutzt findest Du übrigens in unserem entsprechenden Blogartikel.

Fazit: Der Weg zum perfekten Dienstplan

Folge drei Schritten, um den perfekten Dienstplan zu schreiben: Plane Deinen Umsatz, lege entsprechend Deine Schichten fest und teile anschließend Deine Mitarbeiter ein. E2N hilft Dir dabei, zu controllen und zu optimieren: Mit der umsatzgestützten Personaleinsatzplanung schaffst Du die Grundlage für Dein Controlling. In Tagesansichten werden Dir Ziel-, Plan- und (rückwirkend) Ist-Werte angezeigt, an denen Du Deine Performance misst und im Anschluss optimierst. In diesem Sinne: Happy Scheduling!