Spätestens seit der Corona Pandemie ist uns klar: Ohne Digitalisierung geht gar nichts. In Zeiten von Social Distancing und Ausgangsbeschränkungen wissen die Menschen die Kommunikation via Skype, Zoom-Meetings aus dem Home-Office und virtuelle Gesellschaftsspiele besonders zu schätzen. Warum wird die Digitalisierung in vielen Bereichen dennoch kritisch betrachtet? Welche Risiken sind damit verbunden? Müssen wir Angst vor der Digitalisierung haben und vor allem: Übertrifft der digitale Mehrwert diese Risiken?

Was bedeutet Digitalisierung heutzutage?

Ursprünglich war mit Digitalisierung die digitale Abbildung analoger Formate gemeint. Es ging hauptsächlich um die Umwandlung von Fotografien, Tonaufnahmen und Filmen in digitale Dateien. Heute greift der Begriff viel weiter. Mittlerweile schließt die Digitalisierung auch mit ein:

  • Vernetzung und Kommunikation unterschiedlicher Bereiche
  • Anpassung und Veränderung analoger Prozesse

So ist sie in vielen Betrieben zu einem festen Bestandteil der Unternehmensstrategie geworden. Prozesse werden nicht mehr nur eins zu eins digitalisiert – sie werden digital verbessert.

Bei E2N betrachten wir insbesondere die Digitalisierung Deiner Personal-Prozesse. Das heißt, dass Zeiten digital erfasst, Personaldaten digital gespeichert, der Dienstplan digital bekanntgegeben und Deine Controlling-Zahlen digital automatisiert werden. Wir glauben daran, dass Du damit sowohl Deinen organisatorischen Aufwand – und damit bares Geld in Form von Arbeitsstunden – als auch die Fehlerquote in Deiner Personalplanung minimierst.

Die Gefahren der digitalen Welt

Natürlich birgt dieser Vorgang gewisse Risiken. Viele assoziieren die Umstellung von bestimmten Abläufen mit einer hohen Investitionssumme. Schließlich benötigst Du digitale Tools, die Du teuer erwerben musst und zusätzliche Manpower für die Umsetzung. Sei Dir jedoch bewusst, dass Du langfristig enorm viel Arbeitszeit und somit bares Geld einsparst. Bevor Du also beurteilst, ob die Investition sinnvoll ist, solltest Du die Opportunitätskosten betrachten und Dir überlegen, mit welchem Weg – digital oder analog – Du am Ende des Tages besser fährst.

Gehe den neuen Weg gemeinsam als Team

Wenn Du Dich dafür entschieden hast, digitale Tools einzuführen, bedenke: Deine Mitarbeiter sind vielleicht nicht immer Deiner Meinung. Warum sollten sie etwas, das immer so gemacht wurde und immer funktioniert hat, plötzlich ändern? Unverständnis und schlimmstenfalls Unzufriedenheit sind die Folge – und damit kippt das Arbeitsklima. Wirke dem entgegen, indem Du Deine Mitarbeiter in die Entscheidung mit einbeziehst. Change-Management lautet das Lösungswort und entschärft viele Probleme, noch bevor sie entstehen.

Wenn Du einen natürlichen Respekt und ein gesundes Misstrauen vor Veränderung hast, ist das ein guter und evolutionärer Schutzreflex. Gerade technologischer Fortschritt wurde und wird immer wieder in Frage gestellt. Viele fühlen sich von der neuen Technik und den damit einhergehenden neuen Möglichkeiten überfordert. Unterscheide hier zwischen rationalem Misstrauen und irrationaler Angst. Viele befürchten, dass mit der Digitalisierung neue Anforderungen auf sie zukommen, denen sie nicht gewachsen sind und verweigern sich deshalb – ohne sich vorab mit den Vorteilen auseinandergesetzt zu haben. Erkennst Du jedoch die Chancen, so entwickelst Du automatisch ein intrinsisches Bedürfnis, diese für Dich zu nutzen.

Mut zur Veränderung

Eine häufig geteilte Angst ist außerdem, dass bestehende Prozesse die ursprünglichen Probleme bereits lösen und daher ein unnötiges digitales System eingeführt wird. Stelle Dir dabei nicht die Frage, ob Deine aktuellen Arbeitsprozesse effektiv sind – sondern wie effizient sie sind. Die richtigen Dinge tun und Dinge richtig tun ist ein großer Unterschied! Wichtig ist, sich über alle zu digitalisierenden Prozesse genauestens Gedanken zu machen. Wie sind die aktuellen Abläufe strukturiert? Sind sie gut so wie sie sind – oder können sie verbessert werden? Nicht jeder Prozess bedarf einer Verbesserung und nichts ist gefährlicher, als erprobte Abläufe zu “verschlimmbessern”.

Unser Tipp: Nimm Dir Zeit, um Deine Prozesse genau zu überdenken und suche Dir einen zuverlässigen Partner, der nicht nur Software verkaufen will – sondern Dich umfassend dabei unterstützt.

Wie sicher sind meine Daten?

Mit dem Begriff der Digitalisierung geht stets der Begriff des Datenschutzes einher. Tatsächlich ist das Thema Datenschutz im Digitalen komplexer abzubilden als analog: Während analoge Daten einfach in einem Schließfach sicher verwahrt werden, sind bei der digitalen Version mehrere Komponenten zu beachten. Unterschiedliche Benutzerzugänge, schwache Passwörter und weitere Faktoren beeinflussen die Sicherheit Deiner Daten. Der Vorteil: Verschaffen sich Unbefugte Zugriff auf Deine digitalen Daten, so bekommst Du den Datenverlust höchstwahrscheinlich mit. Knackt jemand den Code Deines Schließfachs und legt die Daten im Anschluss unverändert zurück, kannst Du kaum herausfinden, ob und wer Zugriff darauf hatte. Wird Dein analoger Ordner aus dem Schließfach entwendet, sind alle Daten verloren. Digital sind all Deine Zahlen und Informationen doppelt abgesichert – greifen Fremde darauf zu, bleiben Dir Deine Daten erhalten. Es gibt also immer zwei Kehrseiten der Medaille.

Wichtig! Lege für Deine Daten immer einen Verantwortlichen fest. Denn sowohl analog als auch digital gilt: Fühlt sich niemand für die Pflege verantwortlich, werden sie auch nicht gepflegt. Das betrifft sowohl die Aktualisierung als auch das Löschen anhand notwendiger Fristen. So können nicht geschredderte Dokumente genauso in der Öffentlichkeit auftauchen, wie nicht gelöschte Dateien, obwohl beide Versionen eigentlich nicht mehr existieren dürften. Weil diese Ereignisse sehr einprägsam sind, bleiben sie uns besonders lange in Erinnerung – hochgerechnet auf die Menge an Datenbanken sind die Vorfälle äußerst gering. Behalte daher insgesamt die Möglichkeiten der Digitalisierung im Blick.

Die unendlichen Chancen der Digitalisierung

Digitalisierung erspart Dir und Deinem Unternehmen Arbeit, erleichtert Prozesse und verhilft Dir so im Endeffekt zu mehr Erfolg. Nimm Deine Personalakten als Beispiel:

  • Während Du in analogen Papier-Ordnern Seite für Seite nach einer bestimmten Information blätterst, findest Du diese digital ganz schnell und übersichtlich über die Suchfunktion.
  • Alle Verfügbarkeiten, die Du für den Dienstplan benötigst, kannst Du Dir gesammelt in einer Software anzeigen lassen. Das Chaos aus unzähligen Zetteln, WhatsApp- und Facebook-Nachrichten gehört nun der Vergangenheit an.
  • Und wenn Du die Möglichkeit hättest, Dir alle für Dein Controlling wichtigen Kennzahlen auf einem Dashboard – und sogar direkt im Dienstplan – anzeigen zu lassen, würdest Du nicht lieber diesen Weg gehen? Nie wieder musst Du sie selbst mühsam über Excel zusammenrechnen und auswerten!

Digital optimierte Prozesse sparen Dir enormen Zeit- und Kostenaufwand. Nur so kannst Du die Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens garantieren. Denn: „Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit.“ – Schiller

Wer bereit ist, die Digitalisierung als Chance für sich zu begreifen, wird sie auch bestmöglich für sich nutzen können.

– Simon Mohr, CEO & Founder von E2N

Nutze Digitalisierung für Deinen Erfolg

Wir können also festhalten: Digitalisierung wirft zwar das ein oder andere Risiko auf, die Chancen überwiegen aber eindeutig. Bedenkst Du die Risiken außerdem vorab, steht Dir nichts im Wege, Dein Unternehmen durch die Möglichkeiten der digitalen Welt noch erfolgreicher zu machen. Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein Prozess, der Dich dauerhaft begleitet. Digitalisierung ist permanent, schnelllebig und allgegenwärtig.

Ein Beispiel: Noch vor kurzer Zeit wurde mit Nachdruck empfohlen, Passwörter regelmäßig zu ändern und vor allem Sonderzeichen zu verwenden. Mittlerweile gelten Passwörter erst dann als sicher, sobald sie eine gewisse Länge aufweisen: Erfahre in unserem Blogbeitrag, wie Du ein sicheres Passwort für Deine Accounts wählst. Passe Deine Prozesse ständig an und überarbeite sie, um stets effizient zu bleiben. Finde einen guten Mittelweg zwischen dem, was juristisch notwendig, technisch wünschenswert und für Dein Unternehmen sinnvoll ist.

Cloud-Anbieter liefern Dir hier einen wertvollen Vorteil, denn sie reagieren blitzschnell auf aktuelle Anforderungen. Mit Softwarelösungen wie E2N machst Du Dir die Vorteile der Digitalisierung zunutze und erleichterst Dir den Arbeitsalltag. Gerne geben Dir unsere Sales Spezialisten einen genaueren Einblick in unsere Software – damit Zettel, Stift und Excel schon bald der Vergangenheit angehören. Sichere Dir Deinen kostenlosen Schulungstermin und lasse Dich unverbindlich beraten.

Svenja Neuhaus

Svenja Neuhaus

Team: Marketing │ E2N Familienmitglied, weil: sie als verrückte Katzenlady nicht nur menschlich, sondern durch ihre Erfahrung als Event- und Teamleitung auch fachlich eine Bereicherung für das Team ist. Als Head of Marketing bringt sie die Marke E2N auf das nächste Level.

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