„Traue keiner Statistik, die Du nicht selbst gefälscht hast.”
— Winston Churchill
Behalte den Überblick. Kenne Deine Zahlen. Nur wenn Du weißt, wo und wie Deine Kosten entstehen, kannst Du eingreifen, steuern und kontrollieren. Vor allem im Gastgewerbe gehört das Personal zu einem der größten Kostenblöcke. Doch wie senkst Du diese Kosten? Welche Kennzahlen sind relevant, welche irreführend? Wir zeigen Dir, wie Du mit sinnvollen Controlling-Maßnahmen Dein Unternehmen noch erfolgreicher machst – und wie Dir digitale Lösungen das Controlling-Leben erleichtern.
Warum Personal-Controlling?
Controlling ist ein Instrument, das Deinem Unternehmen hilft, profitabel und leistungsfähig zu bleiben. Anhand von Soll-Plan-Ist-Vergleichen werden Maßnahmen eingeleitet, die helfen, Kosten zu senken, Umsätze zu steigern und die Produktivität in Deinem Unternehmen zu erhöhen. Hierbei gilt ganz klar: Egal wie groß oder klein Dein Unternehmen ist, Controlling ist ein essentieller Bestandteil der Unternehmensführung.
Ein gutes Controlling unterstützt Dich dabei, Deine Unternehmensziele zu erreichen. Durch transparente Informationen zu Deinen Kostenblöcken können strategische Entscheidungen fundiert getroffen werden. Vergleiche regelmäßig Deine Zahlen, um Dir Deine zukünftige Planung zu erleichtern. Du dokumentierst Erfahrungswerte und kannst Rückschlüsse auf Deinen bisherigen und zukünftigen Erfolg ziehen. Kontrollierst Du Deine Zahlen sogar täglich, kannst Du kurzfristig eingreifen, sofern Du Abweichungen zu Deinen geplanten Werten feststellst. Du steuerst also Deinen Betrieb zielführend.
Welche Faktoren sind relevant?
Generell wird zwischen qualitativen und quantitativen Controlling-Maßnahmen unterschieden. Qualitative Faktoren sind sog. “weiche” Faktoren. Hierzu zählen unter anderem:
- die Mitarbeiterzufriedenheit
- die Bindung an das Unternehmen und
- die daraus resultierende Eigeninitiative Deiner Mitarbeiter.
Diese Faktoren sind nur schwer zu bestimmen und für ein zahlenfundiertes Controlling eher ungeeignet. Dennoch sind sie genauso wichtig und beeinflussen den Unternehmenserfolg maßgeblich.
Um direkt mess- und vergleichbare Zahlen zu erhalten, eignen sich quantitative Controlling-Maßnahmen. Dennoch ist nicht jede zahlenbasierte Auswertung unbedingt sinnvoll. Bevor Du Dich also auf Deine Zahlen stürzt, solltest Du Dich fragen, was Du eigentlich genau wissen möchtest. Welche Probleme gibt es in Deinem Betrieb? Welches konkrete Thema möchtest Du genauer betrachten? Was ist das Ziel hinter Deinem Controlling? Aussagekräftige Auswertungen zeichnen sich nicht zwingend durch eine Vielzahl an Spalten und Zahlen aus. Relevant ist vielmehr, dass sie Dir Hinweise zu Deiner spezifischen Problemlösung liefert. Auf den Informationsgehalt kommt es an, nicht auf die Datenmenge.
Die wichtigsten quantitativen Kennzahlen fürs Controlling
Mit sogenannten Key Performance Indicators (KPIs) erhältst Du einen Einblick in die Performance Deines Betriebes. Hinter diesem Begriff verbergen sich Kennzahlen, mit denen Du die Leistung von Aktivitäten in Deinem Unternehmen ermitteln und messen kannst. Welche KPIs für Dich relevant sind, hängt von Deinem Unternehmen, Deinen Maßnahmen und individuellen Zielen ab.
Wir bei E2N haben uns als Ziel gesetzt, einzelne Tage in Deinem Betrieb für Dich so vergleichbar zu gestalten, dass Du flexibel und in Echtzeit auf Performance-Schwankungen reagieren kannst. Im Folgenden stellen wir Dir die KPIs vor, die Du hierfür benötigst.
Umsatz
Ein wichtiger KPI für Deine unternehmerische Performance ist ganz klassisch Dein Umsatz. Dieser gibt Dir direkt Auskunft über Deine Einnahmen und dient gleichzeitig als Grundlage für die Berechnung weiterer relevanter KPIs. Achte stets darauf, den Nettoumsatz als Wert heranzuziehen.
Produktivität
Die Produktivität gibt Dir Auskunft über die durchschnittliche Arbeitsleistung je Mitarbeiter. Dafür wird das Ergebnis der Arbeitsleistung ins Verhältnis zu einem bestimmten Zeitraum gesetzt. Übersetzt für das Gastgewerbe bedeutet es, dass Du Deinen Gesamtumsatz eines bestimmten Zeitraums durch die Arbeitsstunden dieses Zeitraums teilst und somit den Umsatz je Arbeitsstunde erhältst.
Beeinflusse die Produktivität, indem Du an zwei Stellschrauben drehst: Deinem Gesamtumsatz oder den Arbeitsstunden. Eine Umsatzsteigerung erreichst Du beispielsweise durch Schulung Deiner Mitarbeiter. Verkaufstraining wirkt sich motivierend und somit direkt umsatzsteigernd aus. Wie Deine Mitarbeiter lernen, Deinen Umsatz zu erhöhen zeigt Dir unser Partner Rasmus Stjernholm in seinen Trainingsangeboten. Ein genauer Blick in Deinen Dienstplan hilft Dir dabei, den Wert der gearbeiteten Stunden zu optimieren. Mit einem effizienten Dienstplan, der flexibel auf aktuelle Situationen reagiert, kannst Du Deine Gesamtarbeitsstunden ganz leicht senken.
Eine hohe Produktivität bedeutet jedoch nicht gleichzeitig hohen unternehmerischen Erfolg. Es ist wichtig, die für Dein Unternehmen richtige Produktivität zu finden und zu halten. Daher sollte die Produktivität niemals für sich alleine betrachtet werden. Nur in Kombination mit weiteren KPIs ist eine Interpretation sinnvoll.
Personalkosten
Parallel zur Produktivität solltest Du stets Deine Personalkosten im Blick haben. Stelle Dir zur Berechnung der Personalkosten pro Stunde folgende Fragen: Was kostet mich ein Mitarbeiter? Welche Kosten möchte ich berücksichtigen? Während manch einer sowohl die Lohnkosten als auch die Lohnnebenkosten, die Kosten für den Arbeitsplatz und sogar den Unternehmerlohn in dieses KPI inkludiert, möchten andere lieber die reinen Lohn- und Lohnnebenkosten der Mitarbeiter betrachten. Hier gibt es kein Richtig oder Falsch – wähle den Wert, den Du für Dein Unternehmen als sinnvoll erachtest. Wichtig ist nur, dies konsequent beizubehalten, um die Entwicklung nicht zu verfälschen. Betrachte Deine Personalkosten pro Stunde, indem Du Dir den entsprechenden Personalkosten-Wert aus Deiner BWA suchst und diesen durch alle geleisteten Arbeitsstunden teilst.
Hier kannst Du bereits den ersten Hebel setzen und unnötig anfallende Kosten sparen. Erfasst Du Deine geleisteten Arbeitszeiten nämlich digital und minutengenau, sparst Du Dir Lohnkosten für aufgerundete Arbeitszeiten – in Summe eine ganze Menge. Auch hier kannst Du Dir, wie bei der Produktivität, die gearbeiteten Stunden genauer ansehen und optimieren. Daher verhalten sich Deine Personalkosten oft reziprok zur Produktivität. Das heißt, steigt die Produktivität um den Wert x, so sinken parallel die Personalkosten um denselben Wert. Eine hohe Krankenquote hat jedoch keine Auswirkung auf Deine Produktivität, während Deine Personalkosten steigen.
EXKURS: Alternativ zu den Personalkosten pro Stunde kannst Du auch die tatsächlichen Personalkosten betrachten. Diese setzen sich zusammen aus dem Stundenlohn Deiner Mitarbeiter inklusive der Lohnnebenkosten und steuerfreier Zuschläge betrachtet über einen bestimmten Zeitraum.
Natürlich weicht der tatsächliche Wert vom Durchschnittswert ab. Als Faustformel gilt: Je kleiner der gewählte Betrachtungszeitraum, desto größer die Abweichung. Je größer der Zeitraum, desto mehr nähert sich der Durchschnitt an den tatsächlichen Wert an.
„Ich habe in den letzten Jahren oft gesehen, dass man den Unternehmenserfolg eines Tages anhand der tatsächlichen Personalkosten optimieren wollte. Das kann und wird nicht funktionieren. Ein Tag ist nicht besser, weil der ‚günstige‘ Auszubildende anstatt des ‚teuren‘ Küchenchefs in der Küche steht. Am Ende des Monats musst Du trotzdem beide Gehälter bezahlen. Würde man versuchen auf diesem Weg zu optimieren, kommt man nur zu einem Schluss: Stelle nur Mitarbeiter zum Mindestlohn ein. Dafür brauchst Du dann aber keine KPIs.”
— Simon Mohr, CEO & Co-Founder von E2N
Personaleinsatz
Dein Personaleinsatz sollte sich im durchschnittlichen gastronomischen Betrieb bei ca. 30% bewegen. Bei To-Go-Betrieben ist der Personaleinsatz beispielsweise geringer als bei gastronomischen Einrichtungen mit Sitzgelegenheiten und Service-Personal. Bei letzterem könnte ein zu geringer Wert darauf hindeuten, dass Dein Personal überfordert war und Deine Kunden daraufhin lange Wartezeiten hinnehmen mussten. Setze Dir ein Ziel für einen realistischen Personaleinsatz und arbeite in den nächsten Monaten bewusst darauf hin.
Berechne Deinen Personaleinsatz (in Prozent) mit folgender Formel:
Fällt Dir schon etwas auf? Dir bleiben zur Optimierung immer dieselben Optionen: Steigere Deinen Nettoumsatz (etwa durch Training Deiner Mitarbeiter) oder perfektioniere Deine gearbeiteten Stunden mit Hilfe eines effizienten Dienstplans oder der Erfassung minutengenauer Arbeitszeiten.
Du bekommst einfach nicht genug von Controlling und möchtest mehr über Personaleinsatz, Personalkosten und Produktivität erfahren? Wir zeigen Dir das Erfolgsrezept im Gastgewerbe. Sieh Dir jetzt kostenlos die Aufzeichnung unserer Webinare an und profitiere von Expertenwissen für Deinen Unternehmenserfolg!
Plus- und Minusstunden
Deiner Mitarbeiter
Ein gerne vergessener, aber dennoch enorm wichtiger KPI ist die Anzahl der Plus- und Minusstunden Deiner Mitarbeiter. Oft wird erst gegen Ende des Jahres bemerkt, dass Überstunden abgebaut werden müssen. Da genau dieser Zeitraum jedoch zu den umsatzstärksten Monaten gehört, ist es selten möglich, entsprechend darauf zu reagieren. Die damit verbundenen Auszahlungen der Überstunden verringern direkt den Jahresgewinn und beeinflussen Deinen Unternehmenserfolg! Daher ist es ratsam, die Plus- und Minusstunden bereits während der Personaleinsatzplanung im Blick zu behalten. So kannst Du Deine Mitarbeiter bewusst und ausgeglichen einsetzen und erlebst am Ende des Jahres keine bösen Überraschungen.
Urlaubsquote
Genau wie mit den Plus- und Minusstunden verhält es sich mit dem Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeiter. In einer idealen Welt würden pro Monat ein Zwölftel der Urlaubstage verbraucht. Dies ist natürlich nicht immer möglich und hängt zusätzlich vom Saisongeschäft ab. Beobachte daher Deine Urlaubsquote genau:
- Wurden genügend Urlaubstage genommen?
- Wurde Urlaub für die kommenden Monate geplant?
- Wie genau sieht der Resturlaub Deiner Mitarbeiter zum Monatsende aus und wie zum Jahresende?
Mit diesen Informationen steuerst Du gezielt und lenkst den Urlaub Deiner Mitarbeiter bewusst.
„Ich empfehle in all meinen Workshops und Schulungen, dass die Urlaubsplanung viel vorausschauender stattfindet. Man kennt es aus anderen Branchen: dort müssen Urlaubsanträge für das kommende Jahr bereits im Herbst abgegeben werden. So lässt sich wesentlich vorausschauender planen, im Betrieb und auch für den Mitarbeiter.”
— Simon Mohr, CEO & Co-Founder von E2N
Mitarbeiterfluktuation
Die Mitarbeiterfluktuation gibt Dir Auskunft über die Personalbewegung Deines Unternehmens. Dabei gilt es vor allem, zwischen natürlicher und unternehmensfremder Fluktuation zu unterscheiden:
- Der natürliche Wert bezieht sich auf Mitarbeiter, die Dein Unternehmen beispielsweise auf Grund ihres wohlverdienten Ruhestands verlassen.
- Unternehmensfremd bedeutet Kündigung seitens des Mitarbeiters oder des Unternehmens.
Die unternehmensfremde Fluktuation ist damit ein indirekter Hinweis auf die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter, weshalb ein regelmäßiger Check dieses KPIs durchaus sinnvoll ist.
Zusätzlich besteht ein direkter Einfluss auf Deine Produktivität: Je mehr Mitarbeiter gehen, desto mehr neue Kolleginnen und Kollegen müssen eingearbeitet werden. Einarbeitung erfordert viel Zeit, in der nicht der volle Umsatz pro Person erzielt werden kann. Übersetzt heißt das: Die Personalkosten steigen, der Umsatz stagniert (unter Umständen kann er sogar sinken) und die Produktivität fällt.
Die Personalabgänge stellen dabei eine Zeitraumgröße dar, während es sich beim Personalbestand zu Beginn der Periode um eine Stichtagsgröße handelt.
Personal-Controlling leicht gemacht mit E2N
Diese Fülle an Informationen entsprechend herauszufiltern und aufzubereiten kann mühsam sein und Zeit in Anspruch nehmen. Die Arbeit ist es jedoch allemal wert! Softwarelösungen wie E2N haben es sich zur Aufgabe gemacht, Dich bei Deinen Auswertungen zu unterstützen und Dir alle benötigten Informationen, strukturiert und gefiltert auf dem Silbertablett zu servieren. So bedarf es für einen ausführlichen Controlling-Bericht nur eines Klicks: Im E2N Tagebuch findest Du auf Anhieb alle Plan- und Ist-Zahlen zu Deinem Umsatz, Deinem Personaleinsatz sowie zu Deinen Mitarbeitern (Urlaubsquote, Krankheitsquote und Fluktuation).
Und damit nicht genug: Mit E2N hast Du alle relevanten Informationen bereits während der Dienstplanung parat und kannst Planungsfehlern direkt vorbeugen. Somit kannst Du vorausschauend umsatzgestützt planen. Durch Umsatz-Informationen, die in Echtzeit vorliegen, kann auch ein ungelernter Dienstplaner höchst flexibel auf Umsatzschwankungen reagieren und den Dienstplan kurzfristig effizient anpassen. Ein effizienter Dienstplan führt automatisch zur Optimierung Deiner Arbeitsstunden im Betrieb und beeinflusst sichtbar Produktivität und Personalkosten.
E2N gibt Dir außerdem eine umfangreiche Auswahl weiterer Auswertungen an die Hand und lässt Dir die Freiheit, die individuell für Dich relevanten Informationen zu betrachten. So arbeitest Du mit Hilfe von E2N wirtschaftlicher und behältst Deine KPIs völlig mühelos im Blick.
„Meine Mitarbeiter haben anhand des Controllings und der Anzeige der Personalkosten gelernt, was es tatsächlich kostet, wenn sie Mitarbeiter einteilen. Sie haben ein Gespür für Geld bekommen. Ich bin mehr als zufrieden.”
— Peter Stürtz, Feldberghof / Hirsch Garten.
Fazit: Controlling mit E2N
Ein durchdachtes Controlling hilft Dir, Deine Unternehmensziele zu verfolgen. Dabei musst Du keinesfalls alle Kennzahlen herausfiltern, die es auf der großen weiten Welt gibt. Frage Dich: Was ist Dein persönliches Ziel und welche Informationen benötigst Du, um dieses Ziel zu beeinflussen. Behalte stets im Hinterkopf, dass die Betrachtung Deiner KIPs nur dann sinnvoll ist, wenn Du auch entsprechend handelst, um sie zu optimieren.
E2N unterstützt Dich bei Deinen Controlling-Maßnahmen, indem Dir relevante Zahlen an den relevanten Stellen anzeigt werden. Du erkennst genau, wie sich Dein Personaleinsatz und Dein Umsatz verhalten, wie effizient Du geplant hast und wie Deine zukünftigen Entwicklungen aussehen. So arbeitest Du wirtschaftlicher und hast Deinen Erfolg stets im Blick.
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