Schritt für Schritt werden in den nächsten Wochen die Corona Schutzmaßnahmen gelockert und auch das Gastgewerbe darf allmählich eröffnen. Jedes Bundesland entscheidet dabei individuell, wann Gastronomie und Hotels wieder ihren Betrieb aufnehmen dürfen. Bereite Dich jetzt darauf vor: Denn nach monatelangem Corona-Lockdown gibt es in jedem Fall eine Menge für Dich zu tun!
Wir versorgen Dich mit einer Sammlung an hilfreichen Tipps, die Dir bei der Wiedereröffnung Deines Betriebs zu einem erfolgreichen Neustart verhelfen. Am Ende des Artikels stellen wir Dir eine handliche Checkliste zum Download bereit – damit Du auch gewiss alle Punkte der To-Do-Liste bedenkst. Aber fangen wir von vorne an:
Alles rund ums Personal
Wenn es endlich soweit ist und Du die Türen wieder öffnest, muss alles vorbereitet sein. Dazu gehört in erster Linie die Planung rund um Deine Mitarbeiter. Sag Deinem Personal rechtzeitig Bescheid, ab wann sie wieder arbeiten sollen – denn auch sie müssen sich darauf einstellen.
Überprüfe, wann die Kurzarbeit abläuft. Selbst nach Wiedereröffnung des Ladens wirst Du durch die Beschränkungen vielleicht nicht alle Mitarbeiter sofort beschäftigen können. Eine befristete Kurzarbeit sollte daher womöglich verlängert werden. Solltest Du die Kurzarbeit jedoch nicht mehr benötigen, dann melde Dich bei der Agentur für Arbeit und gib ihnen Bescheid.
Eine nicht befristete Kurzarbeit läuft häufig zum Jahresende ab. Sind bis dahin alle Mitarbeiter wieder voll im Einsatz, dann melde Dich diesbezüglich bei der Agentur für Arbeit. So gehst Du sicher, dass Deine Mitarbeiter zum Eröffnungsstart voll einsatzfähig sind.
Kontrolliere außerdem, ob all Deine Mitarbeiter ordentlich gemeldet sind – das betrifft vor allem Aushilfen, die während der letzten Wochen nicht gearbeitet haben. Denke auch an die Sofortmeldung der Mitarbeiter und melde sie wie gewohnt in E2N wieder an. Prüfe sämtliche Fristen und gib bei der Agentur für Arbeit und in der Lohnbuchhaltung rechtzeitig Bescheid. Das alles dauert meist einige Tage, plane daher vorab genügend Zeit ein!
Bereite Dich in E2N richtig vor
Nachdem Du in den letzten Wochen auf die Haupteinnahmequelle verzichten musstest, ist es besonders wichtig, nur die nötigen Ausgaben zu tätigen und klug an möglichen Stellen zu sparen. Deine Fixkosten und auch der Wareneinsatz lassen sich eher schwer senken, sobald Du wiedereröffnest. Die Lösung lautet: optimierte Personalkosten durch umsatzgestützte Personalplanung.
Mit einer durchdachten Planung Deiner Mitarbeiter drehst Du an einer großen Stellschraube, immerhin betragen die Personalkosten eines Gastronomen im Durchschnitt 30 %. An dieser Stelle sparst Du mit E2N eine Menge Zeit und sogar bares Geld. Setze Dich mit der umsatzgestützten Personalplanung auseinander und optimiere Deine Prozesse:
Jeden Tag wird der Umsatz geplant und ein Ziel für den Personaleinsatz vorgegeben. Diese beiden Werte erlauben es Dir, den Dienstplan direkt auf Plausibilität zu prüfen. So stellst Du sofort fest, ob Du vielleicht mehr Personal eingeplant hast, als Umsatz erwirtschaftet werden kann. Nutzt Du unsere Kassenschnittstelle, erhältst Du regelmäßig neue Werte im Tagebuch und siehst jederzeit den aktuellen Personaleinsatz. So kannst Du sofort reagieren und beispielsweise Personal heimschicken, sollte dieses nicht benötigt werden. Ein riesiger Vorteil für die nächsten Wochen: Denn keiner weiß im Voraus genau, wie viele Gäste in der Anfangszeit zu erwarten sein werden. Schnelles Reagieren wird wichtiger denn je, um Kosten zu sparen.
Zusätzlich solltest Du in E2N den Dienstplan für die kommenden Wochen schreiben und ausreichend Personal planen. In unserem Handbuch erklären wir Dir alles zum Thema Dienstplan. Denke daran, allen Mitarbeitern rechtzeitig Bescheid zu sagen, ab wann Du sie wieder benötigst. Folgende Aufgaben sind zudem zu erledigen:
- Umsatzplanung anpassen
- Sollstunden der Mitarbeiter prüfen (falls diese ggf. während der Schließung verändert wurden)
- Kalender und Kurzarbeit-Assistenten (Abrechnung) prüfen: Wurde Kurzarbeit – falls angemeldet – exakt und korrekt eingetragen?
- Sind alle Konflikte behoben?
- Haben alle wieder angemeldeten Mitarbeiter einen Personalzugang?
- Können sich alle Mitarbeiter einstempeln?
- Ist meine Stempeluhr einsatzfähig (mit Strom / Internet verbunden)
Nutze unser Tagebuch und optimiere ganz einfach Dein Controlling. Mit der richtigen Planung und den aktuellen Zahlen im Blick, wird Dir ein erfolgreicher Neustart in die Saison gelingen. Benötigst Du eine Auffrischung der wichtigsten Themen? Nutze die Zeit und nimm an unseren kostenlosen Webinaren teil: Wir erklären Dir regelmäßig Features in E2N, damit Du über die Software bestens informiert bist und effektiv damit arbeitest.
Übrigens ist jetzt auch die perfekte Gelegenheit für Dich, weitere Teile Deines Betriebs zu digitalisieren und somit Prozesse zu vereinfachen. So ist die digitale Warenwirtschaft ein Schlüssel zum Erfolg, mit dem Du Zeit und Geld sparst. Zentrale Warenwirtschafts-Plattformen wie FoodNotify vernetzen, automatisieren und synchronisieren fast alle warenbezogenen Vorgänge. So gewinnst Du durch nachvollziehbare Datenprozesse einen besseren Einblick in Deinen Betrieb.
Bringe Deinen Betrieb wieder zum Glänzen
Auch wenn einige Gastronomen in Deutschland schon ab dem 11. Mai wiedereröffnen dürfen, wird nicht alles direkt so sein, wie vor dem Corona-Lockdown. Sicherlich werden einige Gäste in Lokale gehen – froh, das selbstgekochte Essen endlich durch kreative Köstlichkeiten der Profiköche zu ersetzen. Doch bis das „normale“ Geschäft Einzug findet, kann es etwas dauern.
Behalte daher die Dynamik aus der Krisenzeit bei und überlege, die neu eingeführten Konzepte – wie Lieferangebote – zumindest eine Zeit lang weiter zu führen. Denn das ist die wohl größte Chance, die uns der Corona-Lockdown gebracht hat: Neue Wege gehen, flexibel reagieren und womöglich sogar neue Gästekreise entdecken. Vielleicht findest Du dabei genau das Konzept, das Deinem Betrieb all die Jahre gefehlt hat? Inspiration dazu findest Du übrigens in unserem Artikel.
Speisen & Lagerbestände
Bevor Du Deine neunseitige Speisekarte hervorholst: Wäre eine limitierte Eröffnungskarte die bessere Lösung? Niemand kann abschätzen, wie groß der Andrang der Gäste in den ersten Wochen sein wird. Ein kleines Menü mit ausgewählten Speisen bietet Dir die Möglichkeit, zunächst zu testen, wie hoch die Anfrage in der Anfangszeit ist. Außerdem konzentrierst Du Dich somit auf Deine Bestseller: Damit sparst Du den Aufwand und die Kosten exklusiver Gerichte, die in der Anfangszeit vielleicht keinen großen Anklang finden.
Prüfe, ob Du ausreichend Lebensmittel auf Vorrat hast und sprich Dich rechtzeitig mit Lieferanten ab, um Engpässe zu vermeiden. Welche der vorhandenen Produkte sind noch verzehrfähig, welche müssen ersetzt werden? Nutze insbesondere Deine vorhandenen Lagerbestände soweit es möglich ist, um Kosten für Neuanschaffungen zu reduzieren. Vielleicht tun es anfangs auch bloß drei statt der üblichen fünf Cocktails auf der Speisekarte, wenn Du somit Lagerbestände abbaust und keine Neuware besorgen musst.
Apropos Speisen: Zur Steuererleichterung wird ab dem 1. Juli 2020 die Mehrwertsteuer für Speisen vorübergehend auf 7 % gesenkt. Prüfe daher in Deinem Kassensystem, ob Du den richtigen Steuersatz verwendest und kontaktiere Deinen Kassenanbieter gegebenenfalls bezüglich der Umstellung.
Hygiene
Im Hinblick auf die täglichen Neuerungen, solltest Du Dich regelmäßig über Hygienevorschriften informieren. Prüfe sorgfältig, ob in Deinem Betrieb alle Abstands- und Hygieneregeln eingehalten werden. Schule Dein Personal dahingehend ausführlich, damit allen die Maßnahmen bekannt sind. Entsprechende Aushänge und Merkblätter helfen, sich die zahlreichen Regeln in Zeiten von Corona einzuprägen.
In diesem Zuge ist die Installation von Desinfektionsspendern am Eingang empfehlenswert, um Gästen beim Betreten ein sicheres Gefühl zu vermitteln. Allgemein sollten ausreichend Hygieneartikel wie Toilettenpapier verfügbar und Seifenspender nachgefüllt worden sein. Stelle entsprechend der aktuellen Vorschrift ausreichend Mundschutzmasken zur Verfügung.
Leicht verständliche Hygiene-Konzepte bietet übrigens unser Partner Maxintime an: Für Dein schnelles und sauberes Comeback aus der Corona-Krise kannst Du Dir aktuell sogar ein Aktionsangebot samt persönlichem Hygieneschutzkonzept, Softwarezugang und PDF-Vorlagen sichern.
Laufende Kosten
Während Du in den letzten Wochen mit allen Mitteln versucht hast, Kosten einzusparen, muss nun jede Kostenstelle neu bewertet werden. Dienstleister oder Versicherungen werden im laufenden Betrieb wieder benötigt, die laufenden Kosten müssen daher geprüft werden.
Solltest Du in Zukunft kein Liefergeschäft mehr führen, muss vielleicht bei Dienstleistern wie Lieferando gekündigt und extra gemietete Fahrzeuge müssen zurückgegeben werden. Prüfe genau, welche Kosten ab jetzt einzusparen sind und welche neu hinzukommen.
Äußere Erscheinung
Der erste Eindruck spielt ein große Rolle – und das zählt auch bei Deiner Neueröffnung. Also bringe alle Räumlichkeiten auf Vordermann und kümmere Dich auch um die Aufgaben, die sonst gerne aufgeschoben werden.
- Ist der Frühjahrsputz erledigt?
- Gibt es noch Reparaturen zu tätigen?
- Ist ein eventuell vorhandener Außenbereich vorbereitet?
Ein gut organisierter Arbeitsplatz und ein übersichtliches Umfeld werden Dir die Arbeit erleichtern, wenn Du Deine Kunden endlich wieder empfangen kannst. Und auch auf anstehende Hygienekontrollen bist Du damit bestens vorbereitet.
Social Media
Wenn der große Tag der Wiedereröffnung endlich da ist, sollten möglichst viele davon erfahren. Was eignet sich dafür besser, als ein passender Beitrag auf Social Media, um positiv nach außen zu strahlen?
Viele werden die Vorzüge von Facebook, Instagram & Co. in den letzten Wochen bemerkt haben. Die Plattformen eignen sich hervorragend dafür, mit den Gästen in Kontakt zu bleiben, über aktuelle Angebote zu informieren und sogar Umsätze zu generieren. Teile Deinen Followern rechtzeitig mit, ab wann die Türen Deines Betriebs wieder öffnen und wie es weiter geht. Bietest Du weiterhin Take-away an? Führst Du Lieferdienste weiter? Gibt es besondere Aktionen? Veröffentliche auch einen Beitrag zu Deinen Hygienemaßnahmen: Das spiegelt Dein Verantwortungsbewusstsein nach außen wider und vermittelt den Gästen ein Gefühl von Sicherheit.
In jedem Falle ist eine Sache wichtig: Bleibe über Social Media mit der Welt vernetzt und versuche, regelmäßige Posts einzuführen. Bilder von leckerem Essen werden die Menschen sicherlich ins Lokal bringen!
Urlaub trotz Corona: Neustart für den Tourismus
In vielerlei Hinsicht gleicht die To-do-Liste der Hotellerie, der in der Gastronomie. Auch in Hotels steht der Frühjahrsputz an, die Matratzen müssen gewendet und die Räumlichkeiten auf Vordermann gebracht werden. Denn in den nächsten Wochen dürfen in Deutschland nach und nach auch Beherbergungsstätten wieder öffnen.
Aktuell ist es zwar nicht denkbar, dass in diesem Sommer „normaler“ Urlaub möglich sein wird. Vor allem in den meisten europäischen Zielgebieten wird dies wegen der Corona Reisewarnungen kaum möglich sein. Und während schon die ersten über Maskenpflicht beim Sonnenbaden oder mit Plexiglas umringte Sonnenliegen sprechen, wird eines klar: Wir können eine größere innerdeutsche Touristenwelle erwarten.
Auf einen möglichen Ansturm sollte sich jeder Hotelbetreiber vorbereiten und beispielsweise spezielle Sommerangebote erstellen. Dazu kann das Ausarbeiten attraktiver Ausflugsziele oder schöner Wanderrouten gehören. Im Vordergrund steht jedoch die sichere Wiedereröffnung der Betriebe gemäß aller Hygieneanforderungen: Informiere Deine Interessenten, welche Maßnahmen Du zu ihrer Sicherheit treffen wirst und punkte mit Verantwortungsbewusstsein.
Starte vorbereitet in die Sommersaison
Sicherlich wird der Anfang nicht leicht und bis die alte Routine wieder eintritt, kann es dauern. Denke daran, dass wir alle in der gleichen Situation sind und Du keineswegs alleine kämpfst. Positivität lautet das Stichwort! In der Zeit vor Corona wurden viele Dinge zur Selbstverständlichkeit, die wir nun alle sicherlich besser schätzen werden. Essen gehen in Restaurants dient nicht nur der Nahrungsaufnahme, sondern ist ein Erlebnis, das wir zu Hause nicht bekommen.
Das ganze Team von E2N wünscht Dir einen erfolgreichen Neustart und viel Kraft in den kommenden Wochen! Bei Fragen zur Software sind wir gerne für Dich da und helfen Dir dabei, perfekt vorbereitet durchzustarten.
Auch das E2N Team begibt sich nach und nach wieder zurück ins Büro. Wie die vergangenen Wochen bei uns verlaufen sind, haben wir übrigens in unserem E2N Tagebuch festgehalten:
Unsere Tipps sind genau das, was Du für Deinen Neustart benötigst? Dann lade Dir hier unsere Checkliste herunter, um Deine To-Do-Liste Schritt für Schritt abzuarbeiten.
