Es ist 9 Uhr – leckerer Kaffeeduft strömt durchs Büro – so kann Dein Arbeitstag als Gastronom beginnen. Auf Deinem Tablet siehst Du alle Infos auf einen Blick: Welche Mitarbeiter heute eingeteilt sind, welche Lieferanten heute kommen, wie viel aktuell die Tomaten kosten und wie viel Umsatz Du gestern hattest. So entspannt startet Davide Giglio den Tag in seinem Restaurant Piccola: Denn dank digitaler Prozessoptimierung holt er das Maximum aus seinem Unternehmen raus und weiß immer, wann wo was passiert. Das willst Du auch können? Lass Dich von seiner Erfolgsstory inspirieren.
© Patrick Schmitz von Socialgastro
Ein Gastronom mit Passion
Es begann im Jahre 1991 in Köln. Pompeo Giglio eröffnete eine kleine Stehpizzeria im typisch italienischen Stil mit Imbisscharakter. Tatkräftig unterstützt wurde er von seinem Sohn Davide, der Erfahrung im Familienbetrieb sammelte und seine Kenntnisse während seiner Lehre als Koch weiter festigte. 2006 wurde Davide schließlich selbst Inhaber des Piccola und verwandelte dieses mit Hilfe seiner Familie in eine gehobene Gaststätte mit erstklassigem Service.
Mit den Jahren wuchs der Betrieb immer weiter: Zunächst wurde die Zahl der Sitzplätze erweitert, das Raumkonzept überarbeitet und das gesamte Erscheinungsbild samt Speisekarte und Werbemittel modernisiert. Neue Standorte kamen hinzu, ein Lieferservice wurde etabliert und so entstand aus dem kleinen Stehimbiss ein großes erfolgreiches Unternehmen mit familiärem Touch. Doch wie schaffte der junge Inhaber diesen Erfolgsweg? Denn schließlich hat auch sein Tag nur 24 Stunden.
Exkurs: Kernthemen der Gastronomie
Als Gastronom musst Du heutzutage ein Multitalent sein. Von der Warenwirtschaft über Personalverwaltung bis hin zu Marketing sind zahlreiche Aufgabenbereiche in einem Job gebündelt – wie soll man da den Überblick behalten?
Die Lösung lautet: Mache Dir die Vorteile der Digitalisierung zunutze. Das bedeutet jetzt aber nicht, dass Du losstürmen und Dir alle möglichen Tools besorgen musst. Stelle Dir zunächst die Frage: “Was brauche ich und wo will ich hin?” Dabei wirst Du mit Sicherheit auf die drei Kernthemen in der Gastronomie kommen:
Wie kannst Du ihn abholen? Mit welchen Themen begeisterst Du ihn? Wie sprichst Du seine Bedürfnisse an?
Steuere auf Basis von handfesten Zahlen und Daten Dein Konzept individuell, um Gewinne zu generieren.
Motiviere und schule Dein Personal, denn zufriedene Mitarbeiter sorgen für glückliche Gäste und somit für Unternehmenserfolg.
Als erfolgreicher Unternehmer kannst Du mit einer ganzheitlichen Business-Steuerung Deine Gäste sowie Mitarbeiter zufriedenstellen und zugleich Gewinn machen – und dabei Personalkosten und Warenkosten im Blick behalten. Das Ziel ist dabei, die Profitabilität zu steigern, indem Du an den einzelnen Stellschrauben drehst wie zum Beispiel dem Personal- oder Wareneinsatz.
Wie das funktioniert? Auf der einen Seite erhöhst Du den Umsatz beispielsweise dank motivierten Mitarbeitern, die mit guter Laune mehr Erfolg bei Zusatzverkäufen haben. Auf der anderen Seite helfen Dir moderne Tools, genau zu planen und in die Zukunft zu schauen, um an der richtigen Stelle einzusparen. Genaue Vorhersagen helfen Dir, optimiert zu planen, wodurch Du Kosten reduzierst und schlussendlich Dein Ergebnis verbesserst.
Davide und seine vier Helferlein
Kehren wir zurück zu Davide und seiner Geschichte. Denn bevor der Gastronom zum Inhaber von 6 Standorten mit 160 Mitarbeitern wurde, fing auch er ganz klein an und stand vor den gleichen Fragen, wie jeder Unternehmer. Mit Hilfe von Excel-Tabellen wurden Arbeitszeiten erfasst und Bestellungen gemanagt … aber wer kennt es nicht: Trotz Blattschutz wurden immer wieder komplexe Formeln zerschossen und auch die Sicherheitskopien verschwanden immer wieder im Nirvana. Eine neue Lösung zur Prozessoptimierung musste her.
Warenwirtschaft
Als Erstes beschäftigte er sich mit der Lagerverwaltung, denn bereits mit nur einem Standort erforderte es viel Zeit, die Lagerbestände im Auge zu behalten. Davide wollte einen Überblick über die Preise seiner Lieferanten, die Mindestbestellwerte und alle Bestellungen haben – und fand mit FoodNotify ein cleveres System für seine Warenwirtschaft. Wareneinsätze lassen sich digital tracken, die Produktbestellung funktioniert mit wenigen Klicks und der Gastronom hat stets die volle Übersicht über sein Lager. Plötzlich wurden im Piccola sämtliche Datenprozesse nachvollziehbar, was Kontrolle und Optimierung ermöglicht. Der erste digitale Schritt war für das Restaurant somit getan.
Mitarbeitermanagement
Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource und tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Wer Personal beschäftigt, muss sich zugleich mit der Verwaltung der Personaldaten beschäftigen – mit dem richtigen Helferlein geht das im Handumdrehen.
Denn bereits mit zehn Vollzeitmitarbeitern verlor Davide immer mehr den Überblick über seine Angestellten und das Management wurde zum großen Zeitfaktor. Während ihm seine Tätigkeiten vor Ort im Restaurant große Freude bereiteten und er nach einem langen Tag glücklich nach Hause kam, musste er sich dort erneut an den Schreibtisch setzen und sich um die Verwaltung der Arbeitszeiten und den Dienstplan kümmern. Und so ging das Piccola seinen zweiten digitalen Schritt mit E2N:
„Was mich bei E2N überzeugt hat, war das gesamte Preismodell sowie das Controlling, das Tagebuch und die allgemeine Kompetenz im Bereich Mitarbeiter. Ich habe als Gastronom die Sicherheit, dass auf der anderen Seite ein Dienstleister ist, der mich zu 100 Prozent beraten kann und das, was er mir empfiehlt, auch wirklich funktioniert. Auch in der Pandemiezeit konnte ich dank E2N die volle Kontrolle beibehalten und wurde rund ums Mitarbeitermanagement unterstützt.”
— Davide Giglio, Inhaber des Piccola
Was ihn erfreute: Mit Hilfe der Software konnte er schneller und effizienter arbeiten und bekam zugleich Einblicke in Bereiche, die für ihn zuvor undurchsichtig wie eine Blackbox waren. Plötzlich konnte der Gastronom im Handumdrehen vorausschauend planen und in die Zukunft blicken. Er nutzte Erkenntnisse aus dem Dienstplan und dem Umsatz, um seine Angestellten geschickter einzuteilen. Denn hinterher zu schreien, dass es gestern nicht gut war, ist leicht. Viel cleverer ist es zu sagen: So kann ich es morgen besser machen.
Die Controlling-Möglichkeiten, insbesondere das Tagebuch, revolutionierten das Mitarbeitermanagement im Restaurant. Plötzlich sind alle Zahlen greifbar und E2N unterstützt an jeder Stelle. Das i-Tüpfelchen stellt die einfache Kommunikation dank E2N Perso dar: Sämtliche WhatsApp-Gruppen und Schmierzettel wurden durch die App einfach ersetzt. Wenn der neue Dienstplan veröffentlicht wird, Änderungen vorgenommen werden oder Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen, geschieht das nun übersichtlich an einem Ort. Das lässt jedes Digitalisierungsherz höherschlagen!
© Patrick Schmitz von Socialgastro
© Patrick Schmitz von Socialgastro
Finanzmanagement
Mit der Zeit wuchs das italienische Restaurant immer weiter: Neue Standorte, mehr Mitarbeiter – und mehr Verwaltungsaufwand. So auch im Falle der Kostenkontrolle. Wie machst Du Deine Finanzbuchhaltung? Scannst Du alle Rechnungen händisch ein? Überprüfst Du bei jeder Lieferung alle Preise? Diese Aufgaben stellen einen großen Zeit- und somit Kostenpunkt dar.
Billbox vereinfacht kaufmännische Prozesse rund um die Debitoren- und Kreditorenverwaltung und sorgt so für umfassende Kostentransparenz. Gerade mit mehreren Standorten ist die Kostenüberwachung sehr einfach zu managen und nimmt einen Bruchteil der bisher benötigten Zeit in Anspruch. So bleibt insgesamt mehr Zeit für den Gastronom, sich um die wichtigen Dinge im Betrieb zu kümmern.
Echtzeitanalysen
Von da an konnte Davide in die Zukunft schauen – all das mit mehreren Tools, zahlreichen Dashboards und unzähligen Auswertungsmöglichkeiten für seine Betriebe. Er erkannte Stellen, die noch zu optimieren waren und konnte im Voraus sagen, wie ein regulärer Mittwoch bei 20 Grad und Sonnenschein ablaufen würde. Doch langsam wurde es schwerer, die Übersicht über die Softwarelösungen zu behalten und alle Zahlen zu steuern. An dieser Stelle brachte Sell & Pick die Lösung: Ein Tool, das all seine Tools zusammenfasste.
„Ich brauchte mich nicht mehr in sechs verschiedene Tools einzuloggen – und innerhalb des Tools auch noch die jeweilige Filiale wählen. Mit Sell & Pick hatte ich den kompletten Überblick über meine Waren, mein Personal und meine Kosten in allen Standorten … und zwar in Echtzeit.”
— Davide Giglio, Inhaber des Piccola
Digitalisierung: Kostenfaktor oder Chance?
Egal, ob Du Deinen ersten Betrieb um einen zweiten Standort erweitern willst, ob Du den zehnten neuen Betrieb eröffnest oder gerade zum allerersten Mal gründest (hierfür haben wir Tipps zum Unternehmensaufbau für Dich!) – die Digitalisierung spielt für jede Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. Digitale Tools erleichtern Deinen Arbeitsalltag und ermöglichen es, Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.
Mal unter uns: Würdest Du nicht auch gerne mal in die Abläufe anderer Unternehmen hineinspitzen und ihr Erfolgsrezept erfahren? Diese Chance bietet Dir Cosmo Burger, ein fiktives Restaurant, das jedoch das Zusammenspiel aus mehreren cleveren Tools veranschaulicht. Am Best Practice Beispiel lernst Du ideal, wie Du auch Deine Prozesse optimieren kannst.
Cosmo Burger: Digitale Prozessoptimierung am Best Practice Beispiel
Tauche ein in die Welt der Digitalisierung und erlebe unser exklusives Event: Das E2N Insights – Live. Auf Dich warten wissensreiche Vorträge und spannende Diskussionen, die Du Dir kostenlos von zuhause oder im Büro anschauen kannst. Unser Headliner am 23. September ist garantiert das Richtige für Dich.
Profitiere von geballter Kompetenz: Gleich sechs Digitalisierungs-Experten tauschen sich in dieser spannenden Talk-Runde miteinander aus:
Die Business-Experten
Simon Mohr
Simon Mohr ist Co-Founder und CEO von E2N. Aus Leidenschaft zur Gastronomie und mit unerschöpflichem Ideenreichtum, ist es Simons Ziel, die Digitalisierung in jedem Unternehmen voranzutreiben. Bereits seit 2009 entwickelt er mit seinem Team im Herzen von Würzburg die Software für Mitarbeitermanagement E2N.
Florian Beckmann
Florian, Gründer und CEO der billbox AG, hat umfassende Erfahrung in Digitalisierung und Organisation mit Fokus auf Entrepreneurship und nachhaltigen, gesellschaftlichen Nutzen von Digitalisierung.
Thomas Primus
Thomas ist Co-Founder und CEO von FoodNotify, der modernen online Warenwirtschafts-Plattform für Gastronomie und Hotellerie. Zusammen mit seinen 3 Mitgründern hat er FoodNotify im Jahr 2014 in Wien ins Leben gerufen und sich die Digitalisierung aller warenbezogenen Prozesse auf die Fahne geschrieben.
Christian Gfüllner
Christian hat über 20 Jahre Erfahrung in der IT und neben langjähriger Managementerfahrung bei Microsoft auch eine Vielzahl an Projekten im Bereich Digitaler Strategieentwicklung, Transformationsprozesse und Change-Management erfolgreich geführt.
Davide Giglio
Ciao Ragazzi! Davide ist Geschäftsführer vom Piccola Essen&Trinken aus Köln. Zusammen mit dem Piccola-Team ist Familie Giglio seit 1991 dabei, mit viel Amore und Passione ihren Gästen ein Stück Italien auf die Teller zu zaubern. Sein Herz schlägt dafür, die Digitalisierung voranzutreiben und die Gastronomie von morgen aktiv mitzugestalten.
Christian Fiedler
Christian ist Mitherausgeber der Fachzeitschrift Gastgewerbe Magazin und Gründer der Hospitality Pioneers, einem Netzwerk für Hospitality Enthusiasten. Sein Interesse gilt Neudenkern, die Märkte revolutionieren wollen, Ungewohntes wagen und Partnerschaften über den eigenen Horizont hinaus suchen.
Lerne, wie Du Dein Unternehmen mit durchdachten Prozessen steuerst und ganzheitlich betrachtest. Von Davide Giglio, dem Geschäftsführer des Piccola Köln, bekommst Du seinen persönlichen Erfahrungsbericht von der Einführung digitaler Tools. Freue Dich auf…
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