Dokumentationspflicht in der Gastronomie

Von 6. Juli 2015Januar 18th, 2021Branchen-Insights

Aktuell steht Vapiano in der Kritik, die elektronisch aufgezeichneten Arbeitszeiten nachträglich manipuliert zu haben, um Lohnkosten zu sparen. Laut einem Artikel auf focus.de handle es sich hier lediglich um ein paar Minuten pro Mitarbeiter. Diese summieren sich jedoch über den Monat auf eine beachtliche Summe. Wir mussten uns von Anfang an ebenfalls mit diesem Thema beschäftigen. Im Folgenden möchten wir unsere Erfahrungen mit der Dokumentationspflicht aufzeigen.

Wie lief Arbeitszeitdokumentation bisher

Der Mitarbeiter wurde laut Dienstplan von 10:00 bis 18:00 Uhr eingeteilt. Seine Arbeitszeiten trug er händisch in seinen Stundenzettel ein. Am Ende des Monats zählte man die Stunden zusammen – per Hand oder mit Tabellenkalkulation – und übermittelte die Summen an das Lohnbüro. Es machte durchaus Sinn, nur mit “ganzen Uhrzeiten” zu arbeiten und möglichst in 15 Minuten Schritten Zeiten zu notieren. Es war also erstmal egal, ob der Mitarbeiter um 9:56 mit der Arbeit begann oder erst um 18:04 beendete. Aufgeschrieben wurde 10:00 – 18:00 Uhr, macht 8 Stunden.

Zeiterfassung mit E2N

Mit unserer Software wird die Zeit minutengenau über unsere Stechuhr gestempelt. Die Berechnung der Arbeitszeitsummen, Pausen und Löhne passiert automatisch und muss nur noch abgelesen werden. Das erspart viel Zeit und Geld, denn diese Arbeit erledigt meist eine teure Arbeitskraft. Die Einführung einer Zeiterfassungssoftware bedeutet jedoch nicht, dass dieses Thema ausgeklammert werden kann. Ein gewisses Maß an Kontrolle ist immer noch notwendig. Wir empfehlen unseren Kunden im Rahmen des Tagesabschluss auch die Zeiterfassung zu kontrollieren: Haben sich alle ein- und ausgestempelt? Mit unserem Tagebuch wird zusätzlich auch der Personaleinsatz des Tages in Prozent berechnet und bereits am Ende des Tages kann abgelesen werden, ob erfolgreich gearbeitet wurde.

Papier vs. Stempelzeit: Unser Selbstversuch

Wir haben unsere erste Stechuhr bereits vor drei Jahren eingeführt. Uns wurde oft folgende Frage gestellt: Wenn jetzt jeder Mitarbeiter, jeden Tag nur fünf Minuten früher seine Zeiten sticht und das über den ganzen Monat, die Personalkosten müssten ja explodieren? Aus diesem Grund starteten wir einen Versuch. Zehn Mitarbeiter stempelten und schrieben, wie gewohnt, zehn Tage lang ihre Arbeitszeiten auf. Das Ergebnis verblüffte uns. Papier- und Stempelzeit wichen teilweise deutlich ab. In der Summe gab es jedoch kaum Abweichungen.

Unsere Erklärung: Es gibt immer wieder Situationen, in denen ein Mitarbeiter seine Arbeit früher beginnt oder später beendet. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass ein Mitarbeiter versucht, sich an die Vorgaben aus seinem Arbeitsvertrag zu halten und nicht absichtlich Mehrarbeit leistet. Diese angesprochenen Minutenbeträge gleichen sich jedoch im Mittel aus. Sollte es betriebsbedingt notwendig sein, länger zu arbeiten, dann soll auch jeder für seinen tatsächliche Arbeitszeit entlohnt werden.

Wie funktioniert das bei E2N?

Wir erfassen zwei unterschiedliche Zeiten. Zum einen “Kommen” (diese Zeit kommt von unserer Stechuhr und kann auch nicht bearbeitet werden) und zum anderen “Beginn” (ab diesem Zeitpunkt wird bezahlt). Analog dazu unterscheiden wir zwischen “Gehen” und “Ende”. Im Regelfall sind “Kommen” und “Beginn” bzw. “Gehen” und “Ende” gleich. Anpassungen sind eigentlich nur dann nötig, wenn der Mitarbeiter einen Fehler macht. Ist eine Änderung notwendig, gibt es ein Bemerkungsfeld, in dem der Grund dafür notiert werden kann. So kommen unsere Kunden der Dokumentationspflicht mehr als nach und auch der Zoll wird zufrieden sein.

Neue Herausforderungen bei der Personalführung

Es gab bei unserem kleinen Versuch ein interessanteres Ergebnis. Bereits nach den ersten Tagen war deutlich erkennbar, dass sich eine erschreckend hohe Zahl an Mitarbeitern gar nicht erst an die Zeiten aus dem Dienstplan hielt. Fast jeder Dritte kam entweder deutlich zu früh oder sogar deutlich zu spät zur Arbeit. Für uns ein klarer Grund, warum die Planung und Kalkulation in der Gastronomie oft als sehr schwierig, nicht umsetzbar oder zu kompliziert erachtet werden. Diesen Effekt beobachteten wir in den letzten Jahren sehr häufig. Dabei kann die eingesparte Zeit bei Dokumentation und Abrechnung jetzt in Personalführung und Organisation investiert werden, um Produktivität und Effektivität zu steigern. Es müssen keine “Bauchentscheidungen” mehr gefällt werden, man schafft Fakten, mit denen jeder arbeiten kann.

Fazit zur Dokumentationspflicht

Die Dokumentationspflicht ist aus unsere Sicht keine Bürde, sondern eine Chance. Mit einem cleveren System kannst Du den Aufwand – im Vergleich zur Zettelwirtschaft – sogar verringern und damit Kosten sparen. Durch die neu geschaffenen Fakten verbesserst Du die Organisation und den Betriebsaufwand entscheidend. Eine transparente und faire Lösung schafft zudem eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter werden für zufriedene Gäste sorgen, unterm Strich: der Gewinn steigt! Und darum geht es am Ende doch… ohne dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, ihm wird Arbeitszeit gestrichen.

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Simon Mohr

Simon Mohr

Team: CEO & Founder | E2N Familienmitglied, weil: er einfach mal gegründet hat. Aus Leidenschaft zur Gastronomie und mit unerschöpflichem Ideenreichtum, ist es Simons Ziel, die Digitalisierung in jedem Unternehmen voranzutreiben.