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Aufzeichnungspflicht: Welche Regeln gelten für Unternehmer?

Von 27. April 2015Juni 17th, 2022Erfolgswissen

In den vergangenen Monaten führten wir viele Gespräche zum Thema Mindestlohn, Aufzeichnungspflicht, etc. Bei diesem Thema gibt es noch viele Missverständnisse. Die wichtigsten Fragen hat uns Dr. Alexander Hess von Reitmaier Rechtsanwälten beantwortet.

Was bedeutet die Aufzeichnungspflicht?

Seit dem 01.01.2015 gilt, mit einigen wenigen Ausnahmen, ein einheitlicher gesetzlicher Mindestlohn von EUR 8,50 in Deutschland. Doch damit nicht genug: Um sicherzustellen, dass der Mindestlohn auch tatsächlich gezahlt wird, enthält das Mindestlohngesetz umfangreiche Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten richten sich allesamt gegen den Arbeitgeber. Im Falle der Zuwiderhandlung drohen erhebliche Bußgelder.

Mit unserer aktuellen Version prüfen wir bereits beim Erfassen der Daten, ob es Verstöße gegen das Mindestlohn-, Jugendschutz und Arbeitszeitgesetz gibt. So kann direkt auf mögliche Probleme reagiert werden.

Wer ist aufzeichnungspflichtig?

Aufzeichnungspflichtig sind zunächst alle Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigen:
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • Personenbeförderungsgewerbe,
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
  • Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • Fleischwirtschaft.
Die Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Branchenzugehörigkeit auch für alle beschäftigten Minijobber.

Was und wie muss aufgezeichnet werden?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag vorgenommen werden. Die Aufbewahrungspflicht beträgt mindestens 2 Jahre und beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Die Aufzeichnung unterliegt keinen Formvorschriften und kann auch digital erfolgen. Aufzuzeichnen ist ausschließlich die IST-Arbeitszeit ohne Pausen. Diese müssen folglich herausgerechnet werden.

E2N Gastro bietet eine schnelle, verlässliche und zeitsparende Möglichkeit zur Erfassung der benötigten Daten. Mit unserem Terminal stempelt der Mitarbeiter selbst Beginn und Ende seiner Arbeitszeit. Bei Bedarf kann auch die Pause minutengenau erfasst werden oder ihr lasst das System automatisch Pausen von der IST Arbeitszeit abziehen.

Welche Unterlagen müssen im Falle einer Kontrolle bereitgehalten werden?

Alle für die Kontrolle der ordnungsgemäßen Mindestlohnzahlung erforderlichen Unterlagen müssen für die Dauer der Beschäftigung, insgesamt jedoch nicht länger als 2 Jahre bereitgehalten werden. Zu den erforderlichen Unterlagen zählen:

  • Arbeitsvertrag bzw. Unterlagen aus denen sich die wesentlichen Inhalte des Beschäftigungsverhältnisses ergeben.
  • Arbeitszeitnachweise
  • Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnauszahlungen

Sollte es zu einer Kontrolle durch den Zoll kommen, genügt es vollkommen die Aufzeichnungen direkt aus unserem System zu zeigen. Bei Bedarf kannst Du eine Abrechnung über den gewünschten Zeitraum erstellen und alle relevanten Informationen als Ausdruck vorlegen.

Welche Arbeitnehmer sind von der Dokumentationspflicht ausgeschlossen?

Die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz gelten nicht für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt € 2.958 (brutto) überschreitet.

Zwar nicht vom Mindestlohn und der daraus resultierenden Dokumentationspflicht, wohl aber vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind Mitarbeiter in leitenden Positionen mit Prokura und Personalverantwortung. In diesem Fall gelten die Vorschriften für Pausen und maximaler täglicher Arbeitszeit nicht mehr.

Was droht im Falle unterlassener Aufzeichnung?

Im Falle unterlassener Aufzeichnungspflichten droht ein Bußgeld von bis zu EUR 30.000,00.

E2N Gastro kannst Du bereits ab 75 EUR im Monat nutzen. Aktuell bieten wir unsere Hardware als vergünstigtes Startpaket an. Sprich uns einfach an! Mit E2N Gastro vermeidest Du nicht nur teure Bußgelder sondern bist auch in der Lage Deinen Personalkosteneinsatz deutlich zu senken.

Noch Fragen?

Dr. Alexander Hess ist Fachanwalt für Arbeitsrecht berät und vertritt seit 2007 Mandanten sowohl im Individual- wie auch im Kollektivarbeitsrecht. Wir von E2N können Dir leider keine juristische Beratung geben. Aber Du darfst Dich jederzeit gerne an unseren Partner wenden: www.reitmaier-rechtsanwaelte.de

Bei Fragen zur Software kannst Du Dich gerne an unsere Experten wenden. Wenn es um Zeiterfassung, Personalverwaltung oder Dienstplanung geht, sind wir der richtige Ansprechpartner. Kontaktiere uns kostenlos und lasse Dir die Vorteile zeigen – für Deinen effizienteren Arbeitsalltag.

Simon Mohr

CEO & Co-Founder • E2N Familienmitglied, weil: er einfach mal gegründet hat. Aus Leidenschaft zur Gastronomie und mit unerschöpflichem Ideenreichtum, ist es Simons Ziel, die Digitalisierung in jedem Unternehmen voranzutreiben.