Welche Mitarbeitenden sind morgen im Service eingeteilt und wer könnte heute spontan für Martina einspringen? Antworten darauf verrät Dir Dein Dienstplan – sofern dieser ordentlich gepflegt ist. Und das können wir Dir sehr ans Herz legen, denn das schafft Dir und Deinem Team viel Transparenz und Klarheit. Erfahre in diesem Artikel, wie zuverlässige Dienstplanung Deinen Unternehmenserfolg steigert und warum sie gleichzeitig ein Wundermittel bei der Personalsuche ist.
Gesetzliche Lage zur Dienstplanung
Ein Dienstplan zeigt die zeitliche (sowie gegebenenfalls örtliche) Einteilung von Mitarbeitenden und unterstützt so dabei, den qualitativen und quantitativen Personalbedarf im Blick zu behalten. Aber gibt es eine Pflicht zur Dienstplanung? Wann muss der Dienstplan fertig sein und ans Team kommuniziert werden? Darf ein Schichtplan einfach im Nachhinein geändert werden?
- Allgemein ist Personalplanung für Unternehmen nicht verpflichtend – spätestens ab dem dritten Mitarbeiter sorgt er jedoch für Struktur und Übersicht.
- Wer Dienstpläne erstellt, kann dies analog oder digital erledigen. Wichtig ist nur, dass die geplante und geleistete Arbeitszeit klar ersichtlich ist.
- Sobald die Einteilung an das Team kommuniziert wurde, gilt diese rechtlich verpflichtend.
- Gesetzliche Vorgaben bei der Erstellung gibt es vor allem in Hinsicht auf Pausen, Ruhezeiten und maximale Arbeitszeit.
- Außerdem verlangt das Gesetz, dass nachträgliche Änderungen deutlich ersichtlich sind und die Mitarbeitenden bis spätestens vier Tage vor ihrem geplanten Arbeitstag über die Änderung informiert werden. Nur konkrete Notlagen zählen als Ausnahme für spontane Änderungen.
Insgesamt hast Du einige Freiheiten bei der Personalplanung und kannst vieles so umsetzen, wie es Dir und Deinem Team beliebt – und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite bist. Wir zeigen Dir, wie ihr dadurch in vielerlei Hinsicht profitiert!
Warum ist es sinnvoll, einen Dienstplan zu schreiben?
Eine transparente Dienstplanung unter Berücksichtigung der Mitarbeiterverfügbarkeiten steigert die interne Zufriedenheit und fördert zugleich die Mitarbeiterbindung. Dieser Aspekt kann sogar als bedeutender Benefit bei der Personalsuche dienen: So wird die digitale Dienstplanung als attraktives Element für Bewerber wahrgenommen. Ein bisschen Planbarkeit mögen doch alle, stimmt’s?
Die Einführung einer effizienten Dienstplanung erhöht zudem die Flexibilität bei Mitarbeitenden und dem Personalmanagement. Gerade eine Dienstplan-App ermöglicht es, jederzeit von überall die eigene Schichteinteilung einzusehen – und zwar immer topaktuell. Und sollte es zu Änderungen kommen, sind diese blitzschnell im Plan angepasst.
Durch eine faire Verteilung von Schichten wird sichergestellt, dass die Arbeitsbelastung gerecht auf die Belegschaft verteilt ist: So kannst Du nachvollziehen, wenn eine Person sich beispielsweise alle Frühschichten schnappt und sich andersherum vor den Feiertagen drückt. Insgesamt wird es somit leichter, Angestellten eine gesunde Life-Work-Balance zu ermöglichen.
Gerade bei Personalmangel ist eine smarte Dienstplanung hilfreich für eine bessere Einteilung der vorhandenen Arbeitskräfte. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nicht überlastet werden und die anfallenden Aufgaben zugleich rechtzeitig erledigt werden.
Auch auf der Personalverwaltungsseite ergeben sich positive Effekte. Gerade durch eine digitale Software werden die Ressourcen für die Dienstplanung und Personalverwaltung reduziert, was zu effizienteren und standardisierten Prozessen im Personalwesen führt.
Dienstplan erstellen mit e2n
Wie erstelle ich einen Dienstplan besonders effizient? In e2n führen mehrere Wege zum Ziel. Wer es smart anstellt, senkt mit einer durchdachten Personalplanung die Kosten im Betrieb – insbesondere die Personalkosten. Gerade in der Gastronomie, Systemgastronomie und in Bäckereien liegt der Schlüssel in der umsatzgestützten Personaleinsatzplanung.
Umsatzgestützt planen in 3 Schritten
Du kennst es sicher: An bestimmten Tagen – meistens am Wochenende – herrscht bei Dir Hochbetrieb, während andere Wochentage typischerweise ruhig ausfallen. Solche Verteilungen merkt man oft allein durchs Bauchgefühl und kann anhand dessen die passende Anzahl an Mitarbeitenden einschätzen. Besser geht es jedoch, wenn Du Deine Vermutungen anhand von Zahlen belegen und effizienter planen kannst.
Denn der perfekte Dienstplan basiert auf Deinem Umsatz. Dafür folgst Du drei Schritten:
- Plane Deinen Umsatz im Voraus.
- Lege passende Schichten anhand des geplanten Umsatzes an.
- Teile Angestellte in diese Schichten ein.
Zu guter Letzt informierst Du Deine Mitarbeitenden über ihre Schichten. Diese sehen sie über ihren eigenen Zugang in e2n perso und können den Dienstplan in der App jederzeit ganz aktuell aufrufen. Klingt einfach? Ist es auch! Im passenden Blogartikel haben wir Dir alle wichtigen Fakten rund um die umsatzgestützte Planung zusammengefasst und erklären, wie Du mit ein bisschen Controlling ganz viel bewirken kannst.
Wenn Du mehr Details und Tipps möchtest, ist unser kostenloses Webinar genau das Richtige für Dich. Im Rahmen der e2n academy zeigt unsere Nina Dir, wie Du Deine Mitarbeitenden anhand Deiner Planumsätze vorausschauend einsetzt. Sei am 10. April um 15 Uhr dabei und lerne alles rund um die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung.
Nützliche Tipps & Tricks
Eine Sache zeichnet die Dienstplanung mit e2n besonders aus: Wer alle Informationen in der Personalakte sorgfältig gepflegt hat, kann sich während der Planung an der angezeigten Auslastung der einzelnen Mitarbeitenden orientieren. Du siehst somit auf einen Blick, wie viel ein Mitarbeiter im aktuellen Monat bereits gearbeitet hat und ob Du ihn noch einteilen kannst, ohne seine Sollstunden zu überschreiten. Außerdem sind abwesende Kollegen entsprechend gekennzeichnet, sodass Du nicht versehentlich eine Person einteilst, die sich eigentlich im Urlaub befindet.
Für einen besonders effizienten Planungsprozess haben wir drei praktische Tipps für Dich zusammengefasst:
- Dienstplan-Vorlage erstellen: Du weißt aus Erfahrung, an welchen Tagen Du welche Umsätze erzielst und wie viel Personal Du daher jeweils einplanen musst? Erstelle Dir dafür passende Vorlagen (zum Beispiel “normale Auslastung – 3.000 Euro”).
- Tage oder Wochen kopieren: Dein Schichtplan sieht nächste Woche identisch aus mit der aktuellen Woche? Dann kopiere den Plan einfach mit einem Klick. Dabei kannst Du entscheiden, ob Du nur die Schichten kopierst (und sie neu befüllst) oder auch die eingeteilten Mitarbeitenden übernimmst.
- Ansicht verbessern: Passe Deine Ansicht für die gerade wichtigen Informationen an. Wenn Du beispielsweise viele Eltern und Schüler im Betrieb hast, kannst Du Dir die Ferien bei der Dienstplanung einblenden. Außerdem kannst Du zum Beispiel nach Arbeitsbereichen gruppieren, nach Wochentagen filtern oder Termine einblenden.
Ist der Dienstplan fertig, informierst Du alle betroffenen Arbeitskräfte einfach durch Klick auf die Sprechblase. Sie können eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung direkt auf ihr Smartphone erhalten. Bonus: Du siehst eine Lesebestätigung und weißt dadurch, wer die Dienstplanänderung eingesehen hat.
Noch Fragen zur Dienstplanung?
Wenn Du Deinen Dienstplan online erstellen und von den Vorteilen einer digitalen Softwarelösung profitieren möchtest, bist Du bei uns genau richtig. Darüber hinaus kannst Du mit e2n minutengenau Arbeitszeiten erfassen, hast alle Informationen zu Deinen Mitarbeitenden in der digitalen Personalakte im Blick und kannst mit Controlling den Unternehmenserfolg steigern.
Wenn Du konkrete Fragen hast oder Unterstützung benötigst, schau gern in unserem Handbuch vorbei, dort findest Du mehr Infos und Tipps rund um e2n. Außerdem kannst Du unser Customer Success Team kostenlos anrufen oder eine E-Mail schreiben. Wir helfen Dir individuell weiter, damit Du Deinen Dienstplan in unserer Software noch effizienter erstellen kannst. Und zum Abschluss haben wir noch eine Blogartikel-Empfehlung für Dich:
Beachte: Wir dürfen keine Rechtsberatung leisten! Hierbei handelt es sich lediglich um ein Informationsangebot.
