- Was gilt als Dienstreise?
- Kann man Dienstreisen steuerlich absetzen?
- Infos zur Kilometerpauschale
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Dienstreisen sind auch in Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeitmodelle noch fester Bestandteil unserer modernen, globalisierten Arbeitswelt. Denn obwohl Zoom Meetings & Co. uns unser Berufsleben erheblich erleichtern, können diese das Abhalten realer Versammlungen und Meetings nur zu einem gewissen Grad ersetzen.
Zur Pflege von Geschäftsbeziehungen, dem Erschließen neuer Märkte und Austausch kreativer Ideen bedarf es oft noch klassischer Face-to-Face-Treffen – somit bleibt auch die Dienstreise ein wesentliches Element unserer heutigen Berufswelt. Im folgenden Beitrag verraten wir Dir daher alles, was es zum Thema Dienstreisen zu wissen gibt!
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Inhaltsverzeichnis
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Was gilt als Dienstreise?
Als Dienstreise gelten generell beruflich veranlasste Reisen, die außerhalb der eigentlichen Arbeitsstelle durchgeführt werden. Ganz wichtig hierbei: Die Unterscheidung zwischen Dienstreise und Dienstgang. Fährt ein Mitarbeiter eines Restaurants etwa in die nächstgelegene Ortschaft, um Waren abzuholen, spricht man nicht von einer Dienstreise, sondern von einem Dienstgang. Bei der Dienstreise legt ein Mitarbeiter größere Strecken zurück. Ein klassisches Beispiel für eine Dienstreise wäre etwa eine Fahrt eines Mitarbeiters zu einem Kundentermin in ein anderes Bundesland.
Tipp: Für die Definition der Dienstreise und der Unterscheidung dieser vom Dienstgang gibt es keine einheitlichen Vorgaben. Wir empfehlen daher, entsprechende Regelungen für das eigene Unternehmen festzulegen.
Was sind mehrtägige Dienstreisen?
Von einer mehrtägigen Dienstreise spricht man, wenn diese sich über mindestens zwei Kalendertage streckt. Während mehrtägiger Dienstreisen kommt es häufig vor, dass Mitarbeitende an aufeinanderfolgenden Tagen an verschiedenen Orten arbeiten. Zudem haben Reisende gerade bei mehrtägigen Dienstreisen oft zusätzliche Ausgaben wie Verpflegung, Unterkunft und Reisekosten – hierbei kommen entsprechende Pauschalen wie die Kilometerpauschale oder das Tagegeld ins Spiel.
Was bedeutet gelegentliche Dienstreisen?
Gelegentliche Dienstreisen sind berufliche Reisen, die nur ab und zu oder in unregelmäßigen Abständen stattfinden. Gelegentliche Dienstreisen stehen im Gegensatz zu regelmäßigen Reisen, die häufiger und nach festem Zeitplan erfolgen. Die genaue Definition hierfür kann jedoch je nach Unternehmen oder Branche variieren.
Arbeitet ein Mitarbeiter etwa grundsätzlich am gleichen Standort, muss aber ab und zu an einen anderen Standort reisen, um an einer Schulung teilzunehmen, spricht man typischerweise von einer gelegentlichen Dienstreise.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Dienstreisen?
Mit der Kilometerpauschale sollen die für Beschäftigte bei beruflich veranlassten Fahrten entstandenen Kosten ausgeglichen werden. Sie legt daher den Betrag fest, den Berufspendler pro gefahrenem Kilometer steuerlich geltend machen können. Derzeit liegt die Kilometerpauschale in Deutschland für die ersten 20 Kilometer bei 0,30 Euro und ab dem 21. Kilometer bei 0,38 Euro. Der jährliche Höchstbetrag liegt bei 4.500 Euro.
Wichtig: Die Kilometerpauschale sollte nicht mit der Entfernungspauschale (auch „Pendlerpauschale“ genannt) verwechselt werden – denn diese gilt nicht für Dienstreisen, sondern für den alltäglichen Weg zur Arbeit.
Was gilt bei Dienstreisen als Arbeitszeit?
Was an einem üblichen Arbeitstag als Arbeitszeit gilt, ist für die meisten Leute klar definiert. Wenn es jedoch ums Thema Dienstreisen geht, ergeben sich für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Menge Fragen. Dabei bietet das Arbeitszeitgesetz auch für Dienstreisen konkrete Vorgaben, die die Arbeitszeiten regeln und Arbeitnehmer vor übermäßiger Arbeitsbelastung schützen. Zudem finden sich in Arbeits- und Tarifverträgen häufig zusätzliche Regelungen, die die Arbeitszeit auf Dienstreisen speziell fürs eigene Unternehmen oder bestimmte Branchen näher festlegen.
Sind Fahrzeiten bei Dienstreisen Arbeitszeit?
Ob die Fahrzeiten bei Dienstreisen als Arbeitszeit betrachtet werden, hängt vor allem davon ab, ob die Fahrzeit während oder außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet und welches Verkehrsmittel hierbei verwendet wird. Dies gilt, sofern im Arbeits- oder Tarifvertrag keine anderweitigen Regelungen festgelegt wurden.
Fahrzeiten, die während der regulären Arbeitszeit anfallen, werden grundsätzlich auch als Arbeitszeit betrachtet. Hierbei spielt es keine Rolle, mit welchem Verkehrsmittel man reist. Auch spielt es keine Rolle, ob Reisende während der Fahrt für die Arbeit relevante Aufgaben erledigen.
Tritt der Fall ein, dass man außerhalb der regulären Arbeitszeit an- oder abreist, kommt es darauf an, mit welchem Verkehrsmittel man dies tut:
- Mit dem Auto:
Liegt die Anweisung vor, außerhalb der regulären Arbeitszeit mit einem Pkw an- oder abzureisen, gilt auch diese Fahrzeit als Arbeitszeit, da Reisende während der Fahrt nicht die Möglichkeit haben, sich auszuruhen. Stattdessen müssen sie sich auf den Straßenverkehr konzentrieren. Für Beifahrer gilt dies nicht, da diese sich während der Fahrt erholen können. - Mit öffentlichen Verkehrsmitteln:
Wenn statt mit dem Auto etwa mit Bus oder Bahn gereist wird und während der Fahrzeit keine für die Arbeit relevanten Aufgaben erledigt werden, gilt diese Fahrzeit nicht als Arbeitszeit. Werden hingegen arbeitsrelevante Aufgaben erledigt, wird auch die Fahrzeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln als Arbeitszeit betrachtet.
Wann beginnt die Arbeitszeit bei Dienstreisen?
Ab welchem Zeitpunkt die Arbeitszeit bei Dienstreisen beginnt, hängt meist von den oben genannten Regelungen zu den verwendeten Verkehrsmitteln und regulären Arbeitszeiten der Beschäftigten ab.
Beispiel: Die regulären Arbeitszeiten eines Beschäftigten liegen zwischen 9 und 17 Uhr. Für eine Dienstreise begibt er sich schon um 8 Uhr mit der Bahn auf den Weg zu einer dreitägigen Schulung in ein Nachbarbundesland. Da der Beschäftigte in der Zeit zwischen 8 und 9 Uhr keine arbeitsrelevanten Aufgaben erledigt, zählt diese Zeit nicht zur Arbeitszeit. Die Arbeitszeit des Beschäftigten beginnt daher, parallel zu dessen regulären Arbeitszeiten, erst ab 9 Uhr.
Beachte: Zur Regelung der Arbeitszeit bei Dienstreisen sollten dennoch immer die individuellen Arbeits- oder Tarifverträge beachtet werden, da diese abweichende Regelungen enthalten können.
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Was bedeutet Tagegeld bei Dienstreisen?
Auf Dienstreisen müssen Beschäftigte für die Verpflegung mit erhöhtem finanziellen Aufwand rechnen. Hierbei kommen etwa für Mahlzeiten, Getränke oder auch Snacks zwischendurch zusätzliche Kosten auf Reisende zu. Um diese Kosten möglichst einfach abzurechnen, sieht der Gesetzgeber eine Pauschale vor: das sogenannte Tagegeld (offiziell „Verpflegungsmehraufwand“).
Wie hoch ist das Tagegeld bei Dienstreisen im Ausland?
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gilt für den vollen Tagessatz der Verpflegungspauschale ein Tagegeld von 28 Euro. Da sich die Lebenshaltungskosten von Land zu Land unterscheiden, gelten bei Dienstreisen ins Ausland für die jeweiligen Zielländer eigene Pauschalen. Diese werden vom Bundesministerium für Finanzen festgelegt.
Eine umfassende Übersicht mit sämtlichen Ländern findest Du hier.
Wann bekommt man das Tagegeld bei Dienstreisen?
Ein Anspruch auf Tagegeld besteht grundsätzlich nur für Dienstreisen mit einer Dauer von mindestens 8 Stunden. Bei kürzeren Reisen entsteht aus Sicht des Gesetzgebers kein Verpflegungsmehraufwand, da davon ausgegangen wird, dass Reisende sich in diesem Fall auch zu Hause oder am regulären Arbeitsplatz günstig verpflegen können.
Kann man eine Dienstreise in der Steuererklärung angeben?
Ja! In Deutschland können Dienstreisen in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Hierbei sind beispielsweise Reisekosten, Verpflegungsmehrsaufwendungen oder auch Übernachtungskosten steuerlich absetzbar. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitgeber nicht schon selbst für die Kosten aufgekommen ist. Wurden die Kosten jedoch teilweise oder komplett vom Arbeitnehmer selbst getragen, können diese in der Steuererklärung berücksichtigt werden. In jedem Fall ist es beim Ausfüllen der Steuererklärung wichtig, dass man weiß, wo man die entsprechenden Aufwände im Formular angibt.
Wo gebe ich Dienstreisen in der Steuererklärung an?
In aller Regel werden Dienstreisen in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben. Diese finden sich in der Anlage N des Formulars. Die Anlage N wird genutzt, um Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit anzugeben. Hierzu gehören etwa Fortbildungskosten oder Arbeitsmittel – aber auch Kosten für Dienstreisen.
Sind Dienstreisen Werbungskosten?
Will ein Arbeitnehmer die Kosten einer Dienstreise steuerlich absetzen, dann gelten diese als sogenannte Werbungskosten. Aus steuerrechtlicher Sicht werden hierunter allgemein jene Kosten verstanden, die Reisende zur Erledigung ihrer Tätigkeiten zu tragen haben.
Was kann man bei Dienstreisen absetzen?
Vielen Arbeitnehmern ist oftmals nicht klar, welche Kosten man bei beruflich veranlassten Reisen steuerlich absetzen kann und welche nicht.
Generell können bei Dienstreisen folgende Aufwände von der Steuer abgesetzt werden:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
Tipp: Relevante Belege und Quittungen sollten stets zum Nachweis aufbewahrt werden, da das Finanzamt diese im Falle einer Prüfung anfordern kann!
Was ist eine A1-Bescheinigung bei Dienstreisen?
Mit der A1-Bescheinigung (auch Entsendebescheinigung) weisen Beschäftigte nach, dass sie bei einer Dienstreise ins europäische Ausland über das Heimatland sozialversichert sind. Somit müssen sie keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Die A1-Bescheinigung gilt dabei innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz. Die Dauer oder Art der Dienstreise spielen hierbei keine Rolle. Für die Beantragung der A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger ist in der Regel der Arbeitgeber verantwortlich.
Sind Dienstreisen in der Schwangerschaft erlaubt?
Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine gesetzlichen Regelungen, die Dienstreisen während der Schwangerschaft generell verbieten. Jedoch gibt es gemäß dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) eine Reihe an Bestimmungen, die den Schutz der schwangeren Frau und deren ungeborenes Kind am Arbeitsplatz allgemein sicherstellen sollen. Somit gelten etwa Beschäftigungsverbote für gefährliche Arbeiten und Tätigkeiten während der Schwangerschaft und Stillzeit.
Ob eine schwangere Person für eine Dienstreise geeignet ist oder nicht, sollte daher im Zweifel ärztlich abgeklärt werden. Gibt es hier Einwände, kann ein Arzt oder eine Ärztin ein individuelles Beschäftigungsverbot aussprechen. Zudem können etwa für Flugreisen Unbedenklichkeitsbescheinigungen ausgestellt werden. Allgemein sollten Schwangere auf Reisen stets den Mutterpass sowie eventuelle Notfallkontakte bei sich tragen, um im Ernstfall vorbereitet zu sein. Unter Beachtung einiger grundsätzlicher Regeln sind Dienstreisen somit auch während der Schwangerschaft möglich.
Die smarte Art der Dienstreisenplanung
Die vielen verschiedenen Regelungen zur Dienstreise werfen sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber oft zahlreiche Fragen auf. Dabei sind Dienstreisen auch in unserer digitalisierten und vernetzten Welt noch ein zentraler Bestandteil unserer Berufsleben – und werden dies auf absehbare Zeit auch bleiben. Es ist darum wichtig, die Planung von Dienstreisen im eigenen Unternehmen möglichst effizient zu handhaben und hierfür konkrete Regelungen festzulegen.
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