Eines Deiner Top-Prioritäten als Arbeitgeber? Ganz klar: Neue Talente gewinnen und erfolgreich ins Unternehmen integrieren. Aber was ist mit denen, die das Unternehmen verlassen? Investiere genauso viel Zeit, Energie und Sorgfalt wie in das Onboarding auch in ein erfolgreiches Offboarding. Denn ein effektiver Offboarding-Prozess sorgt für einen harmonischen Ausstieg aus dem Unternehmen und wirkt sich nachhaltig positiv auf das Unternehmen aus. In diesem Artikel erfährst Du, welche Vorteile ein gelungenes Offboarding mit sich bringt und wie es Dir gelingt, den Trennungsprozess für alle Beteiligten effizient zu gestalten.
Was ist Offboarding?
Offboarding ist der professionelle Prozess des Austritts eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen. Dabei geht es um die Abwicklung von Formalitäten wie Urlaub, finanzielle Entschädigung und Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Aber auch um die Verwaltung der sozialen Beziehungen zu den Kollegen und die Berücksichtigung der Auswirkungen auf das gesamte Team.
Von einem guten Offboarding-Prozess profitieren beide Seiten
Ein guter Offboarding-Prozess ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter von Vorteil:
Als Arbeitgeber profitierst Du dadurch, dass Rechtsstreitigkeiten gar nicht erst entstehen, die Arbeitgebermarke gestärkt wird, wertvolles Wissen und Know-how erhalten bleibt und den Mitarbeitenden berufliche Entwicklungsmöglichkeiten geboten werden.
Mitarbeitende erhalten die Chance, den nächsten Karriereschritt mit klarem Kopf zu starten und sich eventuell die Option auf eine Rückkehr ins Unternehmen offen zu halten.
Das A&O für eine gelungene Offboarding-Phase
Zu einem guten Exit-Management gehören eine respektvolle Kommunikation sowie offenes und ehrliches Feedback von beiden Seiten. Außerdem ermöglichen strukturierte Protokolle einen effizienten Übergang und die Übergabe von Projekten und Verantwortlichkeiten. Jede Partei hat dabei gewisse Verantwortlichkeiten:
Als Arbeitnehmer
- Informiere Deinen Arbeitgeber offiziell und rechtzeitig mit einem formgerechten Kündigungsschreiben.
- Setze Dir realistische Ziele für die verbleibende Zeit, um die anstehenden Aufgaben effektiv abzuschließen.
- Halte Deine Arbeitsleistung hoch und erfülle Deine Aufgaben verantwortungsvoll bis zum letzten Arbeitstag. Stelle zudem eine saubere Projektübergabe sicher, indem Du relevante Informationen ordnungsgemäß übergibst.
- Teile ehrlich und respektvoll Deine Erfahrungen und Vorschläge mit, um eine positive Arbeitsumgebung für zukünftige Mitarbeitende zu fördern. Sei auch offen für Feedback, das Dir bei Deiner nächsten Stelle von Nutzen sein kann.
- Beachte auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen die geltenden Geheimhaltungs- und Datenschutzbestimmungen.
Als Arbeitgeber
- Sorge für eine offene Kommunikation, indem Du festlegst, wer die Kündigung ausspricht und aus welchem Grund. So kannst Du interne Gerüchte vermeiden.
- Definiere gemeinsame Ziele, um die verbleibende Zeit sinnvoll zu gestalten und eine effiziente Übergabe zu ermöglichen.
- Höre Dir das Feedback des Mitarbeiters an, ohne Dich zu rechtfertigen. Nimm konstruktive Kritik an und nutze sie als Lernmöglichkeit.
- Führe ein Feedback-Gespräch mit der Personalabteilung, um Erfahrungen und Verbesserungsmöglichkeiten im Offboarding-Prozess zu identifizieren.
- Gewährleiste, dass der Mitarbeiter weiterhin regelmäßige Zahlungen wie Boni erhält, sofern dies vertraglich vereinbart ist.
Der Offboarding-Prozess wird oft maßgeblich durch die Art und Weise beeinflusst, wie ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt – sei es durch eine Kündigung seitens des Arbeitgebers oder durch eine Eigenkündigung. Unabhängig von den Gründen ist es von großer Bedeutung, dass das Offboarding professionell und respektvoll gestaltet wird, damit es für alle Beteiligten ein positiver Abschluss wird.
Hürden im Offboarding-Prozess
Es ist wichtig, dass Du Dir über potenzielle Hindernisse bewusst bist, die während des Austrittsprozesses auftreten können.
- Wissenstransfer: Dokumentiere und teile wichtiges Wissen und Erfahrungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erhalten bleiben.
- Datenschutz: Behandle personenbezogene Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen und sorge für ihre sichere Löschung.
- Arbeitszeugnisse: Stelle die Zeugnisse schnell aus und sorge dafür, dass sie eine ehrliche und wohlwollende Bewertung der Mitarbeiterleistungen enthalten.
- Feedback: Nutze das wertvolle Feedback ausscheidender Mitarbeiter, um die Mitarbeitererfahrung kontinuierlich zu verbessern.
- Wertschätzung: Gestalte eine angemessene Verabschiedung, die Wertschätzung für die geleistete Arbeit zum Ausdruck bringt und das positive Image des Unternehmens unterstützt. Es kann vorteilhaft sein, den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, da sich die beruflichen Wege in der Zukunft wieder kreuzen können.
Wenn Du diese Herausforderungen im Voraus erkennst und proaktiv angehst, kannst Du sicherstellen, dass der Austritt für Dich und Deine Mitarbeitenden so angenehm wie möglich verläuft. Ziel ist es, eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter einen fließenden Übergang ermöglicht und das Wohlbefinden sowie die Zufriedenheit beider Seiten fördert.
Optimiere Dein Offboarding mit digitalen Tools
Zum Glück gibt es digitale Tools, die Dich bei diesen Aufgaben unterstützen. Mit e2n gelingt es Dir, Kündigungsfristen effizient zu verwalten und Endabrechnungen einfach zu erstellen. Durch rechtzeitige Benachrichtigungen, zum Beispiel bei auslaufenden Arbeitsverträgen, kannst Du sicherstellen, dass alle Fristen eingehalten werden. Darüber hinaus behältst Du stets den Überblick über die verbleibenden Urlaubstage sowie die Plus- oder Minusstunden Deiner Mitarbeitenden. Bei der Abmeldung werden die Urlaubs- und Sollzeiten ganz einfach automatisch anteilig berechnet.
Übrigens: Wenn Du einen Mitarbeiter aus dem System abmeldest, werden die Zugriffsrechte im Personalzugang entsprechend eingeschränkt, so dass der ehemalige Mitarbeiter nur noch auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Nach Ablauf des Folgemonats wird der Personalzugang vollständig deaktiviert. Auf diese Weise bleibt der Datenschutz gewährleistet und zugleich ein einfacher Zugriff auf die benötigten Informationen möglich.
In jedem Ende liegt ein neuer Anfang
Eine Kündigung ist auch eine Chance: Für den Arbeitnehmer beginnt ein neuer Lebensabschnitt mit neuen Karrieremöglichkeiten. Für den Arbeitgeber ergibt sich die Möglichkeit, die Stelle zu optimieren und gegebenenfalls eine geeignetere Person zu finden. Durch konstruktives Feedback kann auf beiden Seiten eine Verbesserung stattfinden. Ein angenehmer Austritt kann dazu führen, dass der Mitarbeiter weiterhin lobend über den Arbeitgeber spricht. So trägt er auch nach dem Exit positiv zum Image des Unternehmens bei und zieht neue Bewerber an. Und wer weiß – man sieht sich ja bekanntlich zweimal im Leben – ob sich die Wege in Zukunft wieder kreuzen.
Natürlich sollte die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden in allen Phasen ihrer Reise durchs Unternehmen an erster Stelle stehen. In unserem Blogbeitrag zur Employee Journey findest Du wertvolle Informationen, wie Du die Mitarbeitererfahrung von Anfang an in Deinem Unternehmen optimal gestalten kannst.
