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Umsonst & Draussen: Digitalisierung auf einem Festival

Von 19. Oktober 2021Success Storys

Bei strahlendem Sonnenschein sitzen wir auf Bierbänken, lauschen Live-Musik und können es kaum glauben: Das erste Mal seit rund eineinhalb Jahren sind wir auf einem Festival! Zwar ist alles im kleinen Rahmen gehalten und es gelten Corona-Vorschriften – dennoch wirkt es ein wenig surreal. Es handelt sich um das 33. Umsonst & Draussen Festival in Würzburg an den Mainwiesen. Wir nehmen Dich mit hinter die Kulissen: Denn mit zwei der Organisatoren haben wir exklusive Interviews geführt und zeigen Dir spannende Insights.

Umsonst und Draussen

Regionale Partnerschaft

Vom 02. bis 05. September 2021 fand das 33. Umsonst & Draussen Festival statt, wie gewohnt mit kostenlosem Eintritt. Diesmal standen wieder über 300 Mitarbeiter hinter der Veranstaltung und sorgten für vier aufregende Tage mit Festivalstimmung, die wir alle lange vermisst haben. Doch dieses Personal verwaltet sich natürlich nicht von alleine: Wir von E2N unterstützen das U&D beim Mitarbeitermanagement.

Bereits seit 2016 besteht die Partnerschaft zwischen dem Umsonst & Draussen Festival und E2N. Nachdem das Event letztes Jahr aufgrund der Pandemie zum ersten Mal in seiner Geschichte nicht stattfinden konnte, waren wir alle heilfroh, dass es in diesem September in die nächste Runde ging – wenn auch in kleinerem Rahmen. Es ist wunderbar, dass sich der Veranstalter so viel Mühe gibt, das Festival trotz Corona-Bestimmungen und unter Einhaltung besonderer Hygiene-Vorschriften wieder aufleben zu lassen. Übrigens stellten wir den Veranstaltern unsere Software kostenlos zur Verfügung: Als Zeichen der regionalen Partnerschaft und unseres Supports.

Umsonst und Draussen
Umsonst und Draussen

Hinter den Kulissen des Umsonst & Draussen 2021

300 Mitarbeiter koordinieren und organisieren – das klingt im ersten Augenblick nach einer Menge Arbeit. Mit Hilfe unserer Cloudlösung können Mitarbeiter schneller angelegt, angemeldet und eingeteilt werden. Vor Ort kann jeder seine Arbeitszeiten und Pausen genau stempeln. So behalten sowohl das Team als auch die Veranstalter den Überblick und können damit einen reibungslosen Ablauf des Events garantieren.

„Da die gesamte Planung in diesem Jahr sehr unsicher und kurzfristig war, ist es schön, dass E2N so flexibel ist und wir kurzfristig alle Mitarbeiter importieren und schnell einplanen konnten.”

— Daniel Dietz, zuständiger Ansprechpartner des Umsonst & Draussen

Dieses Jahr stand das Festival unter dem Stern der Digitalisierung: Denn gerade die spontane und flexible Planung, wie sie diesmal erforderlich war, wird dadurch deutlich erleichtert. Wir haben uns mit zwei Organisatoren des U&D unterhalten und zeigen Dir, wie die Veranstalter von der Digitalisierung profitieren.

Tilman-Hampl

Tilman Hampl

Ist bereits seit 32 Jahren im Team und organisiert das Umsonst & Draussen. Ein Jahr ohne U&D ist für ihn wie ein Jahr ohne Weihnachten und Ostern zugleich. Ehemals für Social Media und die Website zuständig, kümmert er sich mittlerweile um Cashless Payment, die WLAN-Bereitstellung für Besucher und Besucherzählung.

Katha-Schmidt

Katharina Schmidt

Ist als Mitglied vom Orgateam zuständig für das Look & Feel des Festivals: damit sich alles gut anfühlt und gut aussieht. Sie ist Designerin und kommt ursprünglich aus der Eventbranche. Beim U&D ist sie seit 20 Jahren dabei und überglücklich, dass es dieses Jahr wieder stattfinden konnte.

WLAN

Technisch gesehen ist WLAN nicht selbstverständlich zu organisieren, denn es braucht einiges an Hardware. Aufgrund von Corona fand das Umsonst & Draussen auf einem kleineren Gelände statt und bot dadurch die ideale Gelegenheit für eine Testphase: Von wie vielen wird das WLAN genutzt, wie intensiv und entlastet es die LTE-Station der Netzwerkbehörde?

Bis zwei Tage vor Beginn des U&D sah die Planung völlig anders aus: Alle Besucher sollten feste Sitzkarten bekommen und an ihren Plätzen sitzen bleiben.

„Wenn wir ein Festival veranstalten und die Leute sind mehrere Stunden an ihren Platz gebunden – sie dürfen nicht herumlaufen, nicht tanzen, sich nicht umarmen, einfach nichts machen. Was tun wir dann alle? Wir glotzen auf unsere Handys. Was müssen wir als Veranstalter also tun? Dafür sorgen, dass es WLAN gibt. Das war der eigentliche Hintergrund für die Einführung eines offenen WLANs.”

— Tilman Hampl

Zur Freude von allen wurden kurzfristig die gesetzlichen Coronabestimmungen gelockert und die Sitzplatzpflicht aufgehoben, sodass es ein authentischeres Festivalerlebnis wurde – mit mehr Tanz und weniger Bildschirmzeit.

Besucherzählung

Aufgrund der Coronabestimmungen war es wichtiger denn je, einen aktuellen Überblick über die aktuellen Besucherzahlen auf dem Gelände zu haben. Grundsätzlich wurden diesmal drei unterschiedliche Arten von Besucherzählung durchgeführt:

  1. Anzahl der vergebenen, kostenlosen Eintrittstickets
  2. Manuelle Zählung mit Klicksystem
  3. Digitale Zählung mit People Counter

Erstere Variante gibt natürlich keinen Aufschluss darüber, wie viele Besucher zu welchem Zeitpunkt auf dem Gelände sind und dient in erster Linie der Ticketreservierung. Die digitale Zählung war diesmal eine Neuheit und sollte gegen die manuelle getestet werden. Sie basiert auf der Zählung der MAC-Adressen: Man weiß also jederzeit, wie viele Menschen reinkommen und wie viele wieder gehen. Ab einer Anzahl von 300 Personen funktioniert dieses System mit einer Genauigkeit von 90 %, was für diesen Zweck durchaus ausreicht.

Cashless Payment

Bargeld war gestern. Heute findet bargeldloses Zahlen immer mehr Zuspruch und auch wenn in Deutschland immer noch häufig mit Münzen und Scheinen gezahlt wird, geht die Tendenz stetig in Richtung bargeldlos.
Somit waren die Getränkekassen des diesjährige Umsonst & Draussen zum ersten Mal mit EC-Terminals ausgestattet, die kontaktlose Zahlung ermöglichen. Ob mit Smartphone, EC- oder Kreditkarte: Alle Möglichkeiten standen offen. Zwar war auch Bargeld nach wie vor erlaubt, doch wenn es nach Tilman Hampl geht, könnte die Zukunft des U&D auch komplett bargeldlos aussehen – zum Beispiel mit einem digitalen Verzehrkartensystem (wie bei großen Festivals oder Clubs).

Mitarbeitermanagement

Das Personal auf dem Umsonst & Draussen ist eine bunt gemischte Gruppe: Neben dem festen Kern gibt es auch regelmäßig viele neue Mitarbeiter, die eingelernt werden müssen. Manche reisen sogar aus anderen Städten oder aus dem Ausland an – so sind auch immer Erasmus-Studenten oder internationale Artists dabei, die auf Englisch kommunizieren.

„Daher ist es besonders wichtig, ein modernes, smartes und digitales System für das Mitarbeitermanagement zu haben, das selbsterklärend und einfach zu bedienen ist. Da haben wir mit E2N einen guten Partner. Allein schon durch die farbige Codierung ist es für jeden easy to know und auch das Chip-System versteht jeder sofort. Die kommen morgens, holen ihren Schlüsselbund raus, da ist ihr Token dran und dann stempeln sie einfach ein.”

— Katharina Schmidt
Umsonst und Draussen

Zum Ein- und Ausstempeln stehen gleich zwei Terminals zur Verfügung: Da viele Mitarbeiter zeitgleich kommen und gehen, entsteht durch zwei Geräte kein Gedränge. Die Pausenzeiten werden übrigens automatisch abgezogen, sodass nicht jeder extra in Pause stempeln muss – solche Einstellungen kann der Organisator in E2N individuell nach Belieben festlegen.

All das war vor E2N noch ganz anders: Früher haben die Mitarbeiter des Festivals ihre Stempelkarten in einem Briefumschlag bekommen und konnten sich dann an einem Gerät einstempeln, was laut Katharina Schmidt immer wieder Schwierigkeiten mit sich brachte. Mal wurden die Karten durch Feuchtigkeit unbrauchbar, ein anderes Mal wurden Karten bei der Vergabe vertauscht. Ging eine Stempelkarte verloren, waren alle Daten und Arbeitszeiten verschwunden, da keine Kopie existierte. Heutzutage kann sie sich das nicht mehr vorstellen.

Denn jetzt funktioniert mit dem digitalen Tool alles ganz einfach. Was Katharina besonders schön findet: In E2N kann bei jedem Mitarbeiter ein Foto hinterlegt werden, sodass man zum Namen und den Kontaktdaten auch immer ein Gesicht vor Augen hat. Früher lösten sie das, indem von jedem Neuling ein Polaroid-Foto gemacht wurde und der Name sowie Telefonnummer daruntergeschrieben wurde – was jedoch oft in einem Chaos endete oder Fotos abhandenkamen. Mit E2N geht’s gleich viel leichter.

Ein rundum gelungenes Festival

Weniger Fläche, weniger Besucher – und dennoch war das Umsonst & Draussen in Würzburg ein voller Erfolg! Viele digitale Neuerungen zeichneten das diesjährige Event aus und wir alle waren wirklich froh, endlich wieder Festivalluft zu schnuppern. Wir drücken die Daumen, dass das U&D 2022 in gewohntem Rahmen stattfinden kann und freuen uns über die regionale Partnerschaft.

Du möchtest mehr über den Einsatz von E2N in der realen Welt erfahren und Erfolgsgeschichten lesen? Unsere Success Story mit Burgerheart ist garantiert das Richtige für Dich und gibt Dir einen Einblick, wie ein digitales Tool den gastronomischen Alltag vereinfacht.

Anastasia Flit

Anastasia Flit

Team: Marketing • E2N Familienmitglied, weil: sie als Wortakrobatin und Online-Marketing-Expertin frischen Wind in den Content von E2N bringt. Mit ihrer Leidenschaft für Nachhaltigkeit zaubert sie das gesamte Büro grüner. #govegan