E2N Tagebuch: Wie wir der Corona-Krise trotzen

Corona hält die ganze Welt in Atem: Fast stündlich ändert sich die Lage. Anpassungsfähigkeit ist jetzt gefragt! Und genau das hat E2N meisterhaft bewiesen: Wir sind flexibel und entwickeln uns stetig weiter. Damit bieten wir unseren Kunden weiterhin eine Software, die sie auch in der jetzigen Lage unterstützt und Mehrwert bietet.

In unserem Tagebuch halten wir die Geschehnisse der letzten Wochen fest und nehmen Dich mit. Wie haben wir die täglichen Veränderungen wahrgenommen und vor allem: Wie hat E2N darauf reagiert?

Freitag der 13. März

— Yvonne • Backoffice

Anfangs schien uns die Situation kaum zu berühren. Da Coronavirus schlug von Beginn an hohe Wellen – aber was in China passierte, das war doch so weit entfernt und konnte uns niemals treffen. Dachten wir zumindest…

Für viele war heute der Tag, an dem sie erst wirklich merkten, wie ernst die Lage ist. Denn heute wurde angekündigt, dass ab nächster Woche alle Kindergärten und Schulen geschlossen werden. Alle Mitarbeiter mit Kindern dürfen daher am Montag ins Home-Office: Ich kann also auf meine Kleine zu Hause aufpassen und weiterhin meiner Arbeit nachgehen. Auch allen anderen wird es freigestellt, von zu Hause zu arbeiten. Jeder kann seinen PC mit nach Hause nehmen und ist somit für die kommenden Tage bestens ausgerüstet. Remote Work ist für uns nichts Neues und die Teams sind darauf vorbereitet.

Montag der 16. März

— Alfred • Entwicklung

Ungewohnt leer war heute das Büro. Knapp die Hälfte der Mitarbeiter befindet sich nun im Home-Office. Sollte ich es ihnen gleichtun? Nein, im Büro ist die Arbeitsatmosphäre einfach angenehmer und der persönliche Kontakt zu den „verbliebenen“ Kollegen im Office zu wertvoll. Wobei wir uns wirklich schnell angepasst haben:

Die Kommunikation erfolgt in erster Linie über Slack in Video- und Telefonkonferenzen. Wir können unsere Lieblingskollegen also weiterhin sehen, wenn auch nur auf dem Bildschirm. Kurze Meetings lassen sich spontan abhalten und Fragen werden (meistens) in Sekundenschnelle beantwortet. Dank der Bildschirmfreigabe kann man anderen sogar zeigen, woran man gerade arbeitet. Echt praktisch!

Dienstag der 17. März

— Caro • Customer Success

Dauernd werden neue Nachrichten zu Corona bekannt gegeben. Die Datenlage ändert sich ständig und die Situation muss immer wieder neu bewertet werden. Dass alle Speiselokale in Bayern nur noch von 6 bis 15 Uhr geöffnet haben dürfen, war ein harter Schlag. Zwar werden die Abgabe von Speisen zum Mitnehmen und Lieferungen danach erlaubt sein – doch wie lange, bis auch das verboten ist? Was passiert mit den kleinen Gasthäusern und neueröffneten Restaurants?

Schnell war das Wort Kurzarbeit in aller Munde. Bundesweit wurden Vereinfachungen getroffen, sodass Inhaber leichter Kurzarbeitergeld beantragen können. Zugleich erreichten unzählige Kundenanfragen unser Customer Success Team, wie Kurzarbeit mit E2N zu lösen sei… unsere Telefone waren nur noch am Klingeln.

Meine Kollegen aus der Entwicklung haben zum Glück schnell reagiert und binnen kürzester Zeit den neuen Abwesenheitstyp „Kurzarbeit“ integriert. Die tägliche Ausfallzeit wird mit unserem E2N Assistenten auf Knopfdruck berechnet und die Daten über die Schnittstellen direkt zur Lohnbuchhaltung exportiert. Ein erster Schritt, der uns viel positives Feedback brachte.

Sonntag der 22. März

— Luise • Sales

Angesichts der schnellen Verbreitung von Corona in anderen Ländern, war es fast vorhersehbar, was auf uns zukommen wird. Seit Freitagnacht gelten in Bayern Ausgangsbeschränkungen. Heute beschlossen Bund und Länder ein Kontaktverbot. (Wer schneidet mir denn jetzt meinen Pony, wenn ich mich niemandem weniger als 1,5 m nähern darf?)

Gastronomiebetriebe müssen nun schließen, erlaubt ist nur noch die Abgabe von Speisen sowie deren Auslieferung. Restaurants sind somit gezwungen, ihre Konzepte zu überdenken oder andernfalls ihr Geschäft für eine Weile vollständig ruhen zu lassen. Wer bislang noch nicht über Kurzarbeit nachgedacht hat, wird dies spätestens jetzt tun müssen.

Währenddessen arbeitet das E2N Team fleißig von zu Hause weiter. Im Sales Team unterstützen wir jetzt unsere Kunden mit zusätzlichen Schulungsterminen. Wir nutzen die Zeit, ihnen noch mehr Wissen zu vermitteln und Möglichkeiten mit E2N zu zeigen, die sie bisher noch nicht kannten.

Immerhin einer scheint die Zeit besonders zu genießen: Franz ist super glücklich darüber, dass Frauchen jetzt den ganzen Tag bei ihm ist.

Montag der 23. März

— Raphael • Praktikant Marketing & Vertrieb

Heute fand das erste Veierabendbier statt – ein virtuelles Treffen zum Feierabend, an dem alle Mitarbeiter von zu Hause bequem teilnehmen konnten.

Neben kühlen Getränken und lustigen Gesprächen entstand in diesem Zuge auch die Idee, mehr Positivität zu verbreiten. Denn gerade zur jetzigen Zeit, brauchen wir alle eine Portion positive Vibes.

Dabei ist mir etwas ganz bewusst geworden: Seit zwei Wochen bin ich nun bei E2N im Rahmen des Praxissemesters. Von meinen Kommilitonen höre ich, dass sehr viele bereits ihr Praktikum abbrechen mussten, da einige Arbeitgeber wegen der Corona-Krise Personal einsparen. Ich bin sehr froh, dass ich das Team weiterhin mit meiner Arbeit im Home-Office unterstützen kann.

Dienstag der 24. März

— Robert • Entwicklung

Besondere Zeiten erfordern schnelles Handeln – und so haben wir mal eben unsere gesamte Entwicklung auf das Thema Kurzarbeit angesetzt. Uns ist es wichtig, den Kunden schnellstmöglich Lösungen zu bieten, die in der aktuellen Lage gebraucht werden. Also hieß es: Kopfhörer auf, Umfeld aus und ran ans Programmieren. Die Auswertung für die Kurzarbeit, sowie die Exporte für die Lohnsoftware mussten optimiert werden und unser Assistent zur Berechnung der Ausfallzeit erhielt Anpassungen und Erweiterungen.

Zugleich konnten wir beobachten, welche Auswirkungen Corona und die Schließung vieler Restaurants auch auf unsere Server hat. Die Menge an Daten, die wir tagtäglich verarbeiten, hat sich deutlich verschoben. Während die Zahl der Schichten und Arbeitszeiten deutlich zurückging, wurden parallel die berechneten Ausfallzeiten immer höher. Eine logische Konsequenz, die durch die Grafiken erst richtig real wurde.

Mittwoch der 25. März

— Anastasia • Marketing

Bei der Flut an Informationen ist es nicht so einfach, den Überblick zu behalten – und nach all der Recherchearbeit wollen wir wohl alle das Wort Corona nicht mehr lesen. Das Gastgewerbe wird auf eine harte Probe gestellt, denn jetzt muss schnell und kreativ gehandelt werden. Wie erreichen Gastronomen ihre Gäste, wenn sie diese nicht vor Ort bedienen können? Wie nutzen Geschäftsführer die zur Verfügung stehende Zeit, um intern  aufzuräumen und wieder voll durchzustarten, sobald sie wieder öffnen dürfen? Und vor allem: Welche Unterstützung bietet der Staat, sei es hinsichtlich Kurzarbeitsanträgen oder finanzieller Hilfe.

Viele Fragen, auf die wir in unserem Blogartikel die Antworten gefunden haben! Dort erfahren Kunden, welche Möglichkeiten sich ihnen während der Corona-Krise bieten. Angereichert mit hilfreichen Tipps und wertvollen Links zu Informationsportalen, ist dieser Artikel eine hervorragende Anlaufstelle für Inhaber eines Gastgewerbes.

Donnerstag der 26. März

— Simon • Geschäftsführer

Eine wirklich verrückte Zeit. Für mich persönlich war Corona lange sehr weit weg. Und selbst als es die ersten Fälle in Europa gab, klang alles noch nach einer schlimmen Grippe. Aber diese Meinung habe ich sehr schnell angepasst. Nach der Absage der ITB war klar: Da kommt was auf uns zu. Und als Kitas und Schulen geschlossen wurden: Es ist ernst!

Jetzt ging es Schlag auf Schlag. Als erste Maßnahme und zur Unterstützung unser Mitarbeiter mit Kindern, konnten diese erstmal von zu Hause arbeiten. Doch in den folgenden Tagen haben wir unsere soziale Verantwortung wahrgenommen und alle Mitarbeiter mussten ins Homeoffice wechseln.

Das nächste große Thema: Kurzarbeit. Ich kann tatsächlich sagen, dass bis dahin kein Kunde jemals etwas mit Kurzarbeit zu tun hatte. Das Thema ist an sich bereits komplex und nun kamen ständig Änderungen hinzu. Schon im nächsten Update von E2N konnten wir jedoch die ersten Funktionen umsetzen.

Diese Neuerungen mussten wir nun auch kommunizieren. Also haben wir zwei Termine geplant und unsere ersten Webinare angeboten. Dank GoToWebinar war das ein Kinderspiel. Im Vordergrund stand das Erklären der neuen Abwesenheit “Kurzarbeit”, die Funktion des Assistenten und das Beantworten der vielen Fragen.

Die hohe Nachfrage nach dem Webinar war beeindruckend. Die Termine waren ruckzuck ausgebucht, sodass wir kurzerhand einen Zusatztermin ins Leben riefen. Die Webinare fanden große Zustimmung von Kundenseite, wie zahlreiche Rückmeldungen beweisen:

Ich bin unglaublich stolz auf das E2N Team. Alle haben super auf die neue Situation reagiert und sich mit den neuen Begebenheiten arrangiert. Wir haben schnell gehandelt und unsere Software um die notwendigen Funktionen erweitert, um unsere Kunden zu unterstützen. Die schwere Zeit stehen wir alle gemeinsam durch!

Freitag der 27. März

— Sandra • Sales

Informationen sind nur dann hilfreich, wenn sie gut sortiert und leicht auffindbar sind. Also habe ich Simon bei den Webinaren unterstützt und wir haben die E2N Academy ins Leben gerufen. In den letzten Jahren wurde sie bei uns vor Ort so gut angenommen. Nun hoffen wir auf denselben Erfolg in digitaler Form: Auf einer übersichtlichen Webseite sind all unsere Schulungen abgebildet, an denen Kunden virtuell teilnehmen können.

An den Webinaren kann jeder von seinem eigenen PC oder Mobiltelefon aus teilnehmen und währenddessen im Chat sogar Fragen stellen: Oft assistiere ich Simons Vortrag und beantworte die Kundenfragen. Zu bereits gehaltenen Webinaren ist immer eine Aufzeichnung des Videos hinterlegt, um die Inhalte wiederholen zu können.

Übrigens sind auf der Seite alle anstehenden Webinar-Termine zur Kurzarbeit oder Update-Schulungen abgebildet – mit der Option, sich direkt für den Termin einzutragen.

Montag der 30. März

— Maja • Purrsonal Assistant

Also ich muss ja schon zugeben: Anfangs hatte ich mich zuerst etwas gefreut, dass mein Mensch jetzt öfter zu Hause anzutreffen ist. Aber mittlerweile geht es mir ganz schön auf die Nerven, sie ständig in meiner Wohnung zu haben. Den ganzen Tag sitzt sie da am Schreibtisch auf meinem Stuhl. Ich will endlich wieder meine Ruhe haben… immerhin ergattere ich jetzt öfter ein Leckerli zwischendurch. Miau.

Dienstag der 31. März

— Svenja • Marketing

„Positive Vibes“ – das war das Motto der letzten Tage. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Situation zu nutzen und mehr positive Stimmung in unseren Alltag zu bringen. Gerade jetzt ist es wichtig, sich auf die positiven Seiten der aktuellen Lage zu konzentrieren, so schwer das auch zunächst scheint. Und was sollen wir sagen… es gibt allerhand Erfreuliches, was unsere Laune hebt! Und ich bin mir zu 100 % sicher, dass sich meine Katze über meine Anwesenheit zu Hause freut!

Montag der 6. April

— Alex • Sales

Welchen Herausforderungen stellen sich unsere Kunden während der voranschreitenden Corona-Krise? Neben der komplexen Berechnung der Ausfallzeiten, Löhne und Zuschläge herrscht auch Unklarheit beim Umgang mit Krankheitszeiten während der Kurzarbeit. Dies haben wir durch weitere Funktionen in E2N integriert und automatisiert. Um unseren Kunden die neuen Einstellungen zu erleichtern, haben wir alles rund um die neuen Kurzarbeitsfunktionen in unserem Handbuch festgehalten.

Wer aktuell in seinem Betrieb Kurzarbeit hat, den unterstützt E2N bei der Verwaltung enorm. Wer sich vermeintlich die Kosten unserer Software sparen möchte, muss seinen Steuerberater mit der Berechnung der Abwesenheitszeiten und der Verwaltung der Kurzarbeit beauftragen – was letztendlich mit höherem Aufwand und deutlich höheren Ausgaben einhergeht. E2N regelt das schneller und günstiger.

Außerdem können Kunden jetzt ihre Zeit hervorragend nutzen, um sich mit E2N besser vertraut zu machen. Denn wer sich jetzt mit umsatzgestützter Personalplanung auseinandersetzt und seine Prozesse optimiert, kann gestärkt aus der Krise hervorgehen. Deshalb sind wir für unsere Kunden mit lehrreichen Webinaren und individuellen Schulungen da. Gemeinsam stehen wir die Zeit durch.

Donnerstag der 9. April

— Marie • Customer Success

Nach über drei Wochen im Home-Office, ist das Arbeiten zu Hause schon fast zur Gewohnheit geworden. Ist ja auch sehr praktisch, eine Stunde später aufzustehen: Der Arbeitsweg fällt ja weg und seien wir mal ganz ehrlich, man muss sich auch nicht sonderlich zurechtmachen. Die Jogginghose tut’s auch!

Was mir aber deutlich fehlt, ist der persönliche Kontakt zu Kollegen. Der morgendliche Tratsch beim Kaffee, die gemeinsame Mittagspause und auch der Austausch während der Arbeit. Was im Büro einfach schnell durch den Raum gerufen wurde, wird jetzt ausführlich im Chat geschrieben oder über Telefonkonferenzen geklärt. Aber das Wichtigste ist natürlich, dass wir alle gesund sind und unsere Kunden wie gewohnt betreuen. Montag bis Freitag sind wir von 9 bis 17 Uhr für sie erreichbar und helfen bei allen Fragen. Das funktioniert auch im Home-Office wunderbar.

Mittwoch der 15. April

— Sebastian • Sales

Nach mehr als einem Monat im Home-Office muss ich zunächst sagen: Ich bin wahnsinnig froh, dass ich weiterhin arbeiten kann und meinen Job ausüben darf.

Denn insbesondere das Sales-Team muss sich aktuell teils völlig neuen Umständen und Herausforderungen stellen: Ein Teil unserer Interessenten möchte die aktuelle Situation gerne dahingehend nutzen, das ein oder andere Projekt (wie z.B. eben die Einrichtung einer PEP-Software) anzuschieben, während andere Unternehmer lieber abwarten, wie sich alles entwickelt. Das ist für uns als Sales-Team mitunter schwer abzuschätzen.

In jedem Falle aber ist es für uns als Sales-Team selbstverständlich, mit Einfühlungsvermögen und einem offenen Ohr auf unsere Interessenten zuzugehen. Wir diskutieren gemeinsam die bestmöglichen Optionen und wollen so unseren Beitrag leisten, auch gemeinsam und vor allem gestärkt aus der Corona-Krise herauszugehen.

Teamintern machen wir das Beste aus der Lage. Wir nutzen die Zeit effizient, indem wir uns weiterbilden und bestehende Prozesse optimieren. Und natürlich sind wir in dieser Zeit für unsere zahlreichen Kunden beratend da. So führen wir beispielsweise viele Schulungen durch, damit jeder der möchte, E2N noch besser kennenlernt und optimal nutzen kann. Wir freuen uns auf jeden Fall schon jetzt auf die Zeit “danach”… auf die Messen, die Gespräche und die persönlichen Kontakte!

Nachtrag vom 8. Mai: Mittlerweile werden die Corona Schutzmaßnahmen gelockert und das Gastgewerbe darf allmählich die Türen öffnen. Bereite Dich jetzt darauf vor: Mit unseren Tipps gelingt Dir ein erfolgreicher Restart!