Bei der Arbeitszeiterfassung werden wir oft mit der Anforderung konfrontiert, dass in der Abrechnung gerundete Zahlen stehen sollen. E2N Gastro erfasst die Arbeitszeit der Mitarbeiter – mit unserem Zeiterfassungsterminal – minutengenau. Aus diesem Grund generieren wir natürlich „unschöne“, aber exakte Zeiten.
Was spricht für gerundete Zahlen?
Aus meiner Erfahrung gibt es drei typische Gründe.
- Mit geraden Zahlen kann man einfacher im Kopf rechnen. Beginn 10:00 Uhr, Ende 18:15 Uhr, macht 8 Stunden 15 Minuten. Dagegen ist 09:57 Uhr bis 18:18 Uhr etwas komplizierter.
- Der Vergleich gegen den Dienstplan (also die Pünktlichkeit) lässt sich natürlich leichter prüfen. Wenn der Arbeitsbeginn laut Dienstplan 10:00 Uhr ist und in der Zeiterfassung ebenfalls 10:00 Uhr lautet, dann sehe ich sofort eine mögliche Abweichung.
- Die Personalkosten steigen bei minutengenauen Abrechnung. Da Mitarbeiter ja plötzlich einige Minuten vorher beginnen, fallen im Laufe des Jahres deutlich mehr Personalkosten an.
Wie geht E2N Gastro damit um?
Im Laufe der Produktentwicklung haben wir diese Anforderungen in unserer Software einfließen lassen.
- Natürlich lässt sich mit geraden Zahlen besser kopfrechnen. Allerdings ist eben einer der großen Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung, dass man selbst nichts mehr rechnen muss. Die Software übernimmt das: besser, schneller und zuverlässiger. Über unserer Auswertungen bekomme ich alle benötigten Zahlen mit einem Mausklick.
- E2N Gastro prüft bei der Zeiterfassung automatisch die Pünktlich gegen den Dienstplan und zeigt das auch direkt an. Wir arbeiten hier mit einer Toleranz von 10 Minuten.
- Wir haben dazu einen unserer Referenzkunden analysiert. In einem Zeitraum von zehn Monaten wurden ingesamt fast 4 Millionen Minuten (das sind mehr als 66.000 Stunden) Zeit gestempelt. Würde man die zugehörigen minutengenauen Beginn- bzw. End-Zeiten auf die nächste Viertelstunde runden – also aus 09:57 Uhr wird 10:00 Uhr und aus 18:18 Uhr wird 18:15 Uhr – würde die neue Dauer lediglich um 0,01 Prozent abweichen. Das sind etwa 400 Minuten. Von steigenden Personalkosten durch digitale Arbeitszeiterfassung kann also nicht die Rede sein.
Also: Runden oder nicht runden?
Ich bin der Meinung, dass gerundete Zahlen etwas für das Auge sind. Einen wirklichen, sinnvollen Zweck haben sie nicht. Aus meiner eigenen Erfahrung und unzähligen Gesprächen mit Gastronomen vermute ich auch, dass hier unterschwellig oft eine Angst vor Software mitschwingt. Das ist jedoch nicht nötig.
E2N Gastro schafft mit der digitalen Zeiterfassung eine neue Form der Transparenz. Als Gastronom habe ich zum ersten Mal die Möglichkeit meine tatsächlichen Personalkosten zu analysieren – und damit zu optimieren.
Mit den exakt erfassten bzw. minutengenau gestempelten Arbeitszeiten werden definitiv alle Anforderungen der Dokumentationspflicht erfüllt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Wir haben bereits von einigen unseren Kunden sehr positive Rückmeldungen bei Kontrollen durch den Zoll erhalten. Dort wünscht man sich „mehr Betriebe, die so professionell Zeiten erfassen“.
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