Wie erfasst man die Arbeitszeit von 250 Mitarbeitern bei einem Festival? Und das Ganze minutengenau und vor allem mindestlohnkonform? Das hatten sich auch die Veranstalter vom Africa Festival und Umsonst & Draußen gefragt. Beides mehrtägige Veranstaltungen mit jeweils mehr als 80.000 Besuchern. Zettelwirtschaft und Excel-Listen kamen für sie nicht mehr infrage, auch im Hinblick auf den geforderten lückenlosen Nachweis der Arbeitszeiten.
14.720 Stunden Arbeitszeit, 954 Stunden Pause – E2N Gastro bei Festivals im Großeinsatz
Schichtplanung, Zeiterfassung und Abrechnung sind in der Gastronomie ja seit jeher ein großes Thema. Spätestens jedoch seit Anfang 2015 mit der Einführung des Mindestlohns und der damit einhergehenden Dokumentationspflicht.
Eine ganz andere Herausforderung sind in dem Zusammenhang Veranstaltungen. Auch hier gilt natürlich der Mindestlohn. Im Fall von Africa Festival und Umsonst & Draußen waren es bis zu 250 Mitarbeiter, deren Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden mussten. Dafür kam dieses Jahr erstmalig E2N Gastro zum Einsatz. Unsere Softwarelösung ist auf die Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung in der Gastronomie spezialisiert. Für uns Entwickler waren Festivals eine völlig neue Erfahrung. Großes Gelände und viele Mitarbeiter, die gleichzeitig buchen.
Nur zwei Terminals und ein Token pro Mitarbeiter notwendig
Der Aufwand selbst bei über 200 Mitarbeitern war im Vergleich zur herkömmlichen Zeiterfassung mit Stundenzetteln gering. Auf dem Festivalgelände wurden zwei Terminals aufgestellt, mehr war nicht erforderlich. Sie sind unwesentlich größer als ein EC-Karten-Lesegerät. Zusätzlich bekam jeder Mitarbeiter einen Schlüsselanhänger (Token) mit integriertem RFID-Chip.
Am Terminal musste jeweils Kommen/Gehen/Pause ausgewählt und dann der Token vorgehalten werden. Die Daten wurden anschließend an unsere Server übertragen.
Definitiv schneller, zuverlässiger und vor allem auch exakter, als wenn Mitarbeiter Stundenzettel ausfüllen müssen. Und auch einfacher. Gerade wenn es darum geht, die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhe- und Pausenzeiten zu überwachen.
„Endlich keine Zettelwirtschaft mehr“
Völlig unkompliziert war im Anschluss auch die Lohnabrechnung, wie Katharina Schmidt vom U&D Team fand. Außerdem: „Die Dokumentationspflicht im Rahmen des Mindestlohns hat uns im Vorfeld einiges Kopfzerbrechen bereitet. Mit E2N Gastro haben Arbeitszeiterfassung und Abrechnung super funktioniert. Endlich keine Zettelwirtschaft mehr. Das ist eine wahnsinnige Erleichterung.“
Jan Müller vom Afrika Festival ergänzt: „Früher war eine Person im Nachgang einen Tag nur damit beschäftigt, Arbeitszeiten in eine Excel-Liste einzutragen. Ein enormer Aufwand, den wir uns dieses Jahr zum Glück sparen konnten. “
Zeiterfassung auf Festivals
Für uns war es ein gelungener Einsatz auf dem Festivalgelände. Mit der E2N Gastro lassen sich nicht nur Gastronomiebetriebe, sondern auch Großveranstaltungen problemlos managen. Durch die Erfahrungen und das Feedback werden wir E2N Gastro auch in Richtung Festival weiterentwickeln. Weitere Anfragen von Veranstaltern gibt es übrigens schon. Sie hatten unsere Lösung im Einsatz gesehen.
Erfahre in unserem Bericht noch mehr über den erfolgreichen Einsatz von E2N auf Festivals beim Umsonst und Draussen:
