Die Antwort ist nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts eindeutig: Ja, Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen. Doch was genau bedeutet die Pflicht nun für Dich? In diesem Artikel erfährst Du, wie die gesetzliche Lage nun aussieht und welche Vor- und Nachteile die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen sowie Angestellte bringt. Außerdem erhältst Du eine Übersicht, welche Möglichkeiten der Zeitdokumentation bestehen und welche Schritte Du als nächstes angehen solltest, um der Pflicht nachzukommen.
Wie lautet die aktuelle Gesetzeslage?
Beginnen wir von vorne. Im Jahr 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil, dass Arbeitgebende aller europäischen Mitgliedsstaaten die tägliche Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen müssen.
Bis heute besteht in Deutschland lediglich die Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeit. Das allein reicht somit nicht, um die Anforderungen des EuGH zu befolgen. Das heißt, der deutsche Gesetzgeber muss neue Gesetze für die Umsetzung der Pflicht erlassen und über die Vorgaben für ein solches Zeiterfassungssystem entscheiden. Bisher ist aber nichts passiert und es gab keine neuen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Das neue Stechuhr-Urteil vom 13. September 2022 des höchsten Arbeitsgerichts Deutschlands beschleunigt das nun. Laut Bundesarbeitsgericht muss der Gesetzgeber jetzt nachziehen und klar definieren, wie genau Unternehmen die Zeiten dokumentieren sollen.
In bestimmten Fällen bestand diese Pflicht zur Dokumentation übrigens schon seit 2015. So müssen Arbeitgeber bestimmter Wirtschaftszweige wie in Gaststätten und Herbergen, im Baugewerbe oder in Logistikunternehmen bereits Zeiten erfassen. Auch geringfügig Beschäftigte (Minijob) sowie kurzfristig Beschäftigte (zum Beispiel Ferienjob) sind aufzeichnungspflichtig.
Vorteile und Nachteile der Arbeitszeiterfassung
Bei der Arbeitszeit handelt es sich um den Zeitraum der geleisteten Arbeitsstunden, also abzüglich Pausen und Ruhezeiten. Doch welche Auswirkungen hat die Pflicht zur Dokumentation? Die exakte Erfassung hilft dabei, einen Überblick zu behalten – was für beide Seiten nützlich ist.
Für Unternehmen
Führungskräfte haben stets die perfekte Übersicht und wissen genau, wann wie viel gearbeitet wurde. So kannst Du bei Arbeitsspitzen entsprechend handeln, indem Du beispielsweise den Dienstplan anpasst. Du siehst direkt, wer noch Kapazitäten hat und andere Mitarbeitende entlasten kann. Du überblickst Deine Personalkosten und kannst falls nötig flexibel reagieren.
Außerdem hast Du eine rechtliche Absicherung, da Pausenzeiten nachgewiesen werden können. Datenschutzrechtlich bist Du auf der sicheren Seite, hier bieten digitale Lösungen einen klaren Vorteil. Auch sind diese leicht zu bedienen, es entsteht also kaum Verwaltungsaufwand für Dich und Du profitierst von genauen Auswertungen aller Daten. Natürlich muss ein entsprechendes System erstmal etabliert werden – diese Investition macht sich aber ganz schnell bezahlt. Du kannst sicher sein: Dir entstehen durch Zeiterfassung keine Mehrkosten, ganz im Gegenteil sparst Du mit einer minutengenauen Erfassung sogar Lohnkosten für aufgerundete Arbeitszeiten. Alles in einem: ein klarer Mehrwert für Dich.
Für Mitarbeitende
Auch Angestellte können sich darüber freuen, wenn sie ihre Zeiten genau im Blick haben. Doch viele verbinden Zeiterfassung in erster Linie mit Kontrolle von Seiten der Führungskraft. Wenn jedoch bereits so ein Misstrauen im Unternehmen vorliegt, wird die Zeiterfassung nicht der alleinige Auslöser für das schlechte Betriebsklima sein. Hier ist es für die Geschäftsführung wichtig, die genauen Gründe für das mangelnde Vertrauen zu hinterfragen und eine Lösung zu finden.
Denn schlussendlich ist ein Zeiterfassungssystem dafür da, um Transparenz zu schaffen und Angestellten den Überblick über ihre geleistete Zeit zu verschaffen. Arbeitsstunden sind schwarz auf weiß sichtbar und werden entsprechend bezahlt. Plus- und Minusstunden können in Absprache mit den Vorgesetzten beglichen werden. Das schafft Fairness und Zufriedenheit für alle Beteiligten – und stärkt sogar die Unternehmenskultur.
„Zeiterfassung hat nichts mit Kontrolle zu tun, sondern gibt mir als Mitarbeiterin einen Überblick über meine Überstunden – die ansonsten leicht vergessen werden. Das senkt insgesamt den Leistungsdruck, bis spät abends noch zu arbeiten und trägt somit zu einer besseren Work-Life-Balance bei.”
— Gina Seuberth, Mediendesignerin bei E2N
Kommt nun das Aus für Vertrauensarbeitszeit und New Work?
Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, das den Mitarbeitenden viel Freiraum gibt: Sie können Beginn und Ende ihres Arbeitstages selbst bestimmen, die tägliche Dauer wird von den Vorgesetzten nicht vorgegeben oder kontrolliert. Im Mittelpunkt steht, die vereinbarten Aufgaben zu erledigen und Ergebnisse zu liefern. Gerade für kreative Berufe ist das Modell gut geeignet, da Angestellte dort ihrer Arbeit eigenverantwortlich nachgehen. Daraus ergeben sich Vorteile für beide Seiten:
- Wechselnde Kapazitätsauslastungen lassen sich leichter ausgleichen.
- Angestellte können Beruf und Privatleben besser vereinen.
- Mitarbeitende sind durch die freie Einteilung motivierter und produktiver.
- Das erhöht die Attraktivität der Arbeitgebermarke und stärkt die Mitarbeiterbindung.
Entgegen vieler Meinungen bedeutet Arbeitszeiterfassung nicht das Ende von Vertrauensarbeitszeit. Ganz im Gegenteil: Es bedeutet das Ende unbezahlter Überstunden und unfairer Arbeitsmodelle. Wenn an einem Tag unerwartet viel los ist und mehr gearbeitet werden muss, wird dieser Mehraufwand dokumentiert und kann beispielsweise am Folgetag direkt abgegolten werden. So sinkt der Druck auf Mitarbeitende, Überlastungssituationen lassen sich besser feststellen und folglich vermeiden.
Auch im Homeoffice können Angestellte ihre Zeiten ganz einfach erfassen, selbst wenn diese über den Tag gestückelt sind. Gerade mit einer App funktioniert das ganz einfach: Angestellte stempeln ein, sobald sie zu arbeiten beginnen und können jederzeit Pausen dokumentieren. Am Ende des Tages sehen Arbeitgeber und Mitarbeiter übersichtlich und minutengenau, wie lange gearbeitet wurde. Diesen Vorteil sieht auch der Geschäftsführer der Design- und Werbeagentur jo’s Büro:
„Bei uns funktioniert die Kombination aus Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung hervorragend. Ich vertraue darauf, dass meine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten auch remote ehrlich erfassen und sie wiederum können darauf vertrauen, dass ihre Arbeitszeit gesehen, gezählt und am Ende auch bezahlt wird. Nur so lassen sich Mehraufwände des Teams kompensieren und erkennen. Damit habe ich ein wichtiges Tool, um Auslastungen und Kapazitäten besser einzuschätzen.”
— Johannes Breidenbach, Geschäftsführer von jo's büro
Welche Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung gibt es?
Während die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits feststeht, ist die konkrete Form der Aufzeichnung noch zu klären. Bei der Wahl des passenden Systems sollten die Mitarbeitenden im Fokus stehen: Für sie sollte der Ablauf intuitiv sein und Vertrauen geschaffen werden. Schließlich ist das Ziel nicht ihre Kontrolle, sondern die gerechte Bezahlung der geleisteten Arbeitsstunden. Zur Auswahl stehen grundsätzlich:
- Zettel und Stift: Die geringen Anschaffungskosten werden durch unzählige Nachteile gekippt – viel Schreibaufwand und erschwerte Auswertungen sind nur ein Teil davon. Letztendlich kostet es die Personalabteilung viel Zeit und somit Geld.
- Excel-Tabelle: Zwar ist das Programm günstig, jedoch müssen Daten händisch eingetippt werden. Dadurch entstehen schnell Fehler und es ist mit viel Zeitaufwand verbunden.
- Terminal mit Karte, Token oder Fingerabdruck: Eine Software am stationären Gerät bietet viele Einstellungsmöglichkeiten, sodass kaum Verwaltungsaufwand besteht. Es lässt sich einfach bedienen, berechnet die Arbeitszeiten automatisch und liefert nützliche Auswertungen.
- App oder Browseranwendung: Intuitiv und flexibel ist das die ideale Methode, um die Erfassung von überall zu ermöglichen. Für Mitarbeitende im Homeoffice oder mit wechselnden Arbeitsorten die perfekte Lösung.
- Zettel und Stift: Die geringen Anschaffungskosten werden durch unzählige Nachteile gekippt – viel Schreibaufwand und erschwerte Auswertungen sind nur ein Teil davon. Letztendlich kostet es die Personalabteilung viel Zeit und somit Geld.
- Excel-Tabelle: Zwar ist das Programm günstig, jedoch müssen Daten händisch eingetippt werden. Dadurch entstehen schnell Fehler und es ist mit viel Zeitaufwand verbunden.
- Terminal mit Karte, Token oder Fingerabdruck: Eine Software am stationären Gerät bietet viele Einstellungsmöglichkeiten, sodass kaum Verwaltungsaufwand besteht. Es lässt sich einfach bedienen, berechnet die Arbeitszeiten automatisch und liefert nützliche Auswertungen.
- App oder Browseranwendung: Intuitiv und flexibel ist das die ideale Methode, um die Erfassung von überall zu ermöglichen. Für Mitarbeitende im Homeoffice oder mit wechselnden Arbeitsorten die perfekte Lösung.
Für welches System Du Dich entscheiden solltest, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und den Arbeitszeitmodellen ab. Ganz klar überwiegen die Vorteile einer digitalen Dokumentation, da sie Abläufe beschleunigen und mehr Transparenz bieten. Wer auf digitale Lösungen zurückgreift, wird die zunächst scheinbar höheren Kosten schnell durch die deutliche Zeitersparnis ausgleichen – und somit wiederum Geld sparen. Gerade eine Software bietet viele Auswertungen und zahlreiche Möglichkeiten, mit denen Du Deine Prozesse optimieren kannst und klare Erfolge für Dein Unternehmen erzielst.
So lösen wir Arbeitszeiterfassung bei E2N
Wie schafft man nun eine Verbindung zwischen der Zeitendokumentation und flexiblen Arbeitszeitmodellen? Wir bei E2N bezeichnen unser Vorgehen als dokumentierte Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet, alle erfassen ihre tägliche Arbeitszeit mit unserer eigenen Software – in der Regel in der E2N Perso App. Wann genau wir unsere Leistung am Tag erbringen, ist dabei erstmal zweitrangig. Natürlich gibt es Kernarbeitszeiten, gerade für Angestellte mit Kundenkontakt. Mitarbeitende haben jedoch das volle Vertrauen der Geschäftsführung und können innerhalb eines gewissen Spielraums ihren Tag selbst einplanen.
Das bedeutet zum Beispiel: Wenn Raphael in sein Projekt vertieft ist und eine halbe Stunde länger auf der Arbeit bleibt, macht er am nächsten Tag einfach eine halbe Stunde früher Feierabend. Und wenn Alina mittags einen Friseurtermin hat, stempelt sie sich so lange in Pause und arbeitet danach einfach weiter. Natürlich funktioniert diese Flexibilität nicht in jeder Branche, doch wir können mit Gewissheit sagen: Bei uns sorgt das entgegengebrachte Vertrauensverhältnis für eine gesteigerte Zufriedenheit und Motivation im Team.
„Wir haben die Zeiterfassung bei E2N nicht für die Führungskräfte eingeführt, sondern für die Mitarbeitenden. Sie stempeln eigenverantwortlich und haben stets eine Übersicht über ihre Arbeitszeiten. Mir ist grundsätzlich egal, wann sie arbeiten – aber sie sollen nicht mehr arbeiten als vereinbart. Fallen doch mal Überstunden an, werden diese erfasst und können zeitnah abgebaut werden.”
— Simon Mohr, CEO & Co-Founder von E2N
Sei der Pflicht schon einen Schritt voraus
Die Erfassung von Arbeitszeiten bringt eindeutige Vorteile für Deinen Betrieb: Du hast die geleisteten Stunden im Blick, sparst Lohnkosten für aufgerundete Arbeitszeiten und kannst sinnvoller Personal planen. Auch Deine Mitarbeitenden erhalten eine völlig neue Transparenz über ihre Zeiten. Entscheide Dich schon heute für ein modernes Modell der Arbeitszeiterfassung und gehe mit uns den Weg der Digitalisierung – Du wirst mit Zeit- sowie Kostenersparnis belohnt und steigerst zugleich die interne Mitarbeiterzufriedenheit.
Gerne zeigen Dir unsere Spezialisten in einem unverbindlichen Gespräch, wie Dein Betrieb ganz konkret von digitaler Zeiterfassung profitieren kann. Teste unsere Software 7 Tage lang kostenlos und überzeuge Dich selbst.
