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Digitale Lohnbuchhaltung mit SK-Office und E2N

Von 9. September 2022September 14th, 2022Erfolgswissen, Success Storys

Stell Dir vor: Du rekrutierst neue Mitarbeitende für Deinen Betrieb – und alle Personaldaten sind noch vor ihrem ersten Arbeitstag perfekt gepflegt. Von Aufenthaltsgenehmigung bis Hygienebescheinigung liegen Dir alle Unterlagen vor, die rechtlich erforderlich sind. Diese Sicherheit ermöglicht die Schnittstelle zwischen SK-Office und E2N. Du kannst damit rechnen, dass alle eingestellten Mitarbeitenden grünes Licht haben und völlige Klarheit im gesamten Personalprozess herrscht, bis hin zur korrekten Lohnabrechnung. Erfahre in diesem Artikel, wie das funktioniert und mache Dir die digitale Lohnbuchhaltung zunutze.

SK-Office und E2N
SK-Office und E2N

Der Weg zur digitalen Lohnbuchhaltung

Mehrere Standorte, hunderte Mitarbeitende – wie behält man da den Überblick? Das Zauberwort lautet Digitalisierung. Schaffe klare, einheitliche Abläufe für jeden Deiner Standorte und vereinfache damit den Arbeitsalltag. Betrachten wir das an einem Beispiel:

Mitarbeitende des Wine & Dine Restaurants erfassen ihre Arbeitszeiten digital in E2N. Diese relevanten Bewegungsdaten stellen die Grundlage für die Lohnabrechnung dar und werden ebenfalls digital an die Lohnabteilung übermittelt. So kann die Abrechnung viel schneller erstellt und dem Mitarbeiter übermittelt werden – ebenfalls digital in E2N.

Doch bevor etwas digitalisiert werden kann, muss es zuerst standardisiert werden. Wenn ein Ablauf schon zu Beginn unzufriedenstellend funktioniert und einfach digitalisiert wird, funktioniert er auch weiterhin nicht optimal – bloß in digitaler Form. Gerade für große Unternehmen mit vielen Standorten ist es wichtig, die Prozesse an jedem Standort glattzuziehen: Erst standardisieren, danach sauber digital transformieren. Ist das erledigt, öffnen sich unzählige neue Möglichkeiten der Optimierung. Eine davon präsentieren wir Dir jetzt.

Personalabrechnung mit SK-Office

SK-Office ist ein Lohn- und Gehaltsabrechner, der laufende Gehaltsabrechnungen für seine Mandanten erstellt – aktuell für rund 25.000 Mitarbeitende pro Monat alleine im Bereich der Systemgastronomie. Zusätzlich kümmern sie sich um administrative Tätigkeiten wie die Vertragserstellung und die Vollständigkeitskontrolle von Personalunterlagen für die digitale Personalakte der Kunden.
Im Gegensatz zu klassischen Lohnbüros zeichnet sich SK-Office durch hohe Flexibilität aus: Sie gehen stark auf die Bedürfnisse der Kunden ein und versuchen, bestehende Prozesse zu integrieren. Was bringt der Kunde an System und Technik mit? Kann man etwas davon einbinden? Lässt sich der Prozess automatisieren? Außerdem ist der Service sehr individuell: Kunden rufen nicht in einem Callcenter an, sondern wenden sich bei Fragen an einen festen Ansprechpartner.

SK-Office Ansprechpartner für digitale Lohnbuchhaltung

Und so einfach funktioniert es

Datenpflege ist für Unternehmen das A und O. Die Schnittstelle von SK-Office und E2N unterstützt an dieser Stelle: Alles wird sorgfältig geprüft und Kunden profitieren von der Sicherheit, dass nach der Kontrolle alle Daten vollständig und korrekt angelegt sind. Das funktioniert wie folgt:

  1. Die Stammdaten des neuen Mitarbeiters werden vom Unternehmen an SK-Office übergeben.
  2. SK-Office prüft diese auf rechtliche und unternehmensinterne Richtigkeit.
  3. Ist alles korrekt, wird der Mitarbeiter im System angelegt.
  4. Erst danach gehen die Daten an E2N und sind somit für den Endnutzer ersichtlich: Nun kann der Mitarbeiter stempeln und im Dienstplan eingesetzt werden.

Die Vollständigkeitskontrolle beinhaltet unterschiedliche Aspekte, zum Beispiel: Wurden Kassenrichtlinien eingehalten? Sind alle Unterschriften vorhanden? Ist die Arbeitserlaubnis korrekt angelegt? Wird ein Fehler bemerkt wie zum Beispiel eine vergessene Unterschrift, wird der Kunde darüber informiert und die Daten erst freigegeben, wenn alles vollständig ist.

„Mit E2N haben wir ein ganz besonderes Verhältnis, weil wir sehr individuell auf unsere Mandanten und Kunden eingehen. Es lohnt sich, ganz unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße. Wenn Du Dich zukunftssicher aufstellen möchtest, solltest Du alle Prozesse durchleuchten und sie standardisieren, damit Du effizient damit arbeiten kannst und mit dem Unternehmen wächst.”

— Stefan Krüger, Chief Executive Officer bei SK-Office

Wie profitiert das Unternehmen?

Für Unternehmen entsteht durch die Nutzung von SK-Office und E2N ein klarer Prozess. Sie müssen nicht mehr jeden einzelnen Standort autark regeln, sondern profitieren von einer zentralen Verwaltung über alle Betriebe hinweg. Gerade in der Gastronomie arbeiten Menschen aus verschiedenen Ländern. Es gibt immer wieder verschiedene Auflagen, Arbeitsgenehmigungen und Fristen, die eingehalten werden müssen. Das lässt sich viel einfacher aus einer Hand verwalten. Deswegen bietet die Schnittstelle dem Kunden eine deutliche Arbeitszeitersparnis.
Aber sie bietet auch die Sicherheit, dass alle wichtigen Prozesse rund um den Mitarbeiter, die Abrechnung sowie die Stammdatenverwaltung einheitlich ablaufen. Ein automatisiertes Warnsystem zeigt sogar an, wenn ein Mitarbeiter keine gültige Arbeitserlaubnis mehr hat – und daraufhin kann diese Person auch nicht mehr ihre Arbeitszeit stempeln. Wenn alle Daten bis zu einer vereinbarten Deadline bei SK-Office angekommen sind, wird alles umgehend erledigt und der Mitarbeiter kann bereits am nächsten Tag arbeiten. Selbst wenn viele Angestellte zeitgleich im Unternehmen starten, werden die Daten effizient und richtig ins System eingepflegt.

Zusammenspiel E2N und SK-Office bei der Lohnbuchhaltung

„Die Zeitersparnis ist enorm: Die Prozesse der digitalen Lohnbuchhaltung bei SK-Office sind dank der Schnittstelle um bis zu 30 % effizienter als zuvor. Zudem entlastet es die HR-Abteilung des Kunden, die nun die Hälfte ihrer Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Dadurch bringt die Schnittstelle insgesamt einen wesentlichen Vorteil in der Effizienz bei Mandanten.”

— Mark Müller, Chief Privacy Officer bei SK-Office

Gerade Systemgastronomen haben einen sehr großen Vorteil, weil die verantwortliche Person vor Ort entlastet wird und einheitliche Prozesse in allen Standorten geschaffen werden. Die digitale Lohnbuchhaltung ist branchenübergreifend für alle Unternehmen von Vorteil, die ihre Prozesse verschlanken und die HR-Abteilung entlasten möchten.

Wie profitieren die Mitarbeitenden?

Nur wenn die Mitarbeiterdaten richtig gepflegt sind, ist eine korrekte Zeiterfassung und letztendlich Lohnabrechnung möglich – und das wirkt sich auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Schließlich hat eine pünktliche und korrekte Bezahlung einen großen Einfluss darauf. Die drei Säulen des effektiven Payroll-Managements sind wichtige Schlüsselelemente für eine korrekte Abrechnung:

Konform
Gewisse Abrechnungsregeln und -standards müssen unbedingt eingehalten werden. Auch gesetzliche oder unternehmensinterne Änderungen sollten schnell erfasst und umgesetzt werden.
Genau
Um monatlich Rechnungen zu bezahlen, ist für Mitarbeitende eine präzise Abrechnung wichtig. Viele Menschen richten ihr Budget nach dem Zahltag aus und sind auf die Pünktlichkeit ihrer Entgeltauszahlung angewiesen.
Sicher
Lohn- und Gehaltsdaten sind besonders sensibel und sollten mit Sorgfalt behandelt werden. Durch das Einhalten entsprechender Standards gewährleisten Unternehmen die Vertraulichkeit und Sicherheit der Mitarbeiterdaten.

Eine genaue Abrechnung fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden – und motivierte Angestellte zeigen mehr Engagement bei ihrer Arbeit. Pünktliche Bezahlung stärkt außerdem das Vertrauen der Mitarbeitenden ins Unternehmen und die Zufriedenheit. Dieses positive Image trägt sich auch nach außen und lockt neue Talente für das Team an. Noch mehr Sicherheit schaffst Du, indem Du einen festen Tag im Monat (zum Beispiel der 1. oder 25.) für die Auszahlung des Entgelts festlegst und es den Mitarbeitenden damit erleichterst, mit ihrem Budget zu planen.

Für Mitarbeitende spielt es eine große Rolle, dass sie ihre Abrechnung zu jeder Zeit von jedem Gerät abrufen können – und nicht auf ausgedruckte Zettel in Ordnern angewiesen sind. E2N bietet dafür eine moderne Lösung, da Mitarbeiter und Vorgesetzter stets digital auf die Unterlagen zugreifen können. Durch das zentralisierte Ablagesystem entfällt die lange Suche nach Lohnzetteln und es verringert zugleich die Materialkosten.

Erfahre mehr über digitale Lohnbuchhaltung beim E2N Insights – Live

Mit Hilfe von SK-Office und E2N schaffst Du klare Prozesse in Deinem Unternehmen und automatisierst die Abläufe der digitalen Lohnabrechnung. Stefan und Marc von SK-Office teilen im Rahmen unseres diesjährigen E2N Insights – Live ihre Erfahrungen. Zusätzlich gibt Dir unsere Entgeltmanagement-Expertin Pinar nützliche Tipps rund um Lohnprozesse mit auf den Weg.

Ja, richtig gelesen: Unser exklusives Live-Event geht am 23. September in die zweite Runde. Dich erwarten Praxiseinblicke und Tipps rund um die Themen Recruiting, Onboarding und die Performance-Phase Deiner Mitarbeitenden. All das kostenlos und ohne Anmeldung auf unserem YouTube-Kanal. Erfahre hier 4 Gründe, warum Du dabei sein solltest:

Anastasia Flit

Team: Marketing • E2N Familienmitglied, weil: sie als Wortakrobatin und Online-Marketing-Expertin frischen Wind in den Content von E2N bringt. Mit ihrer Leidenschaft für Nachhaltigkeit zaubert sie das gesamte Büro grüner. #govegan