Es ist Montagmorgen. Markus liebt Montage – eigentlich findet Markus alle Wochentage richtig toll: Denn sein Betrieb läuft auf Hochtouren und seine Prozesse funktionieren einwandfrei. Dennoch überdenken er und sein Team sie ständig. Hinterfragen, optimieren und erschaffen dadurch ein effizientes Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.
Aber nun zu Dir. Lautet die Devise in Deinem Unternehmen: “Warum Prozesse ändern, die funktionieren?” Dann lies unbedingt weiter und erfahre, wie Deine Stimmung genauso euphorisch wird.
Was sind Prozesse?
Starten wir mit den Grundlagen: Prozesse beschreiben mehrere einzelne Vorgänge, die notwendig sind, um ein Ziel zu erreichen. Unternehmerische Prozesse verfolgen demnach stets die unternehmerischen Ziele. Nun gibt es bekanntlich viele Wege, die nach Rom führen. Woher weißt Du also, welcher der richtige ist? Ist es der schnellste? Ist es der einfachste? Weder noch. Es ist der effizienteste Weg. Denn nur, wenn Du die richtigen Dinge auch richtig tust, sparst Du Zeit und Geld und gelangst auf optimalem Weg an Dein Ziel.
Betrachten wir das anhand eines einfachen Beispiels. Du schreibst Deinen Dienstplan: Dazu benötigst Du die Verfügbarkeiten Deiner Mitarbeiter in der nächsten Dienstplanperiode. Nun gibt es zwei mögliche Prozesse, um zu Deinem Ziel – den Verfügbarkeiten – zu kommen:
- Du könntest jeden einzelnen Mitarbeiter bitten, Dir auf dem Kommunikationsweg seiner Wahl seine Verfügbarkeiten zukommen zu lassen. Diese könntest Du dann mühsam sammeln, sortieren und so aufbereiten, dass Du sie für Deine Dienstplanung optimal vorliegen hast.
- Viel einfacher – und effizienter – ist jedoch Markus’ Herangehensweise: Er fragt die Verfügbarkeiten seiner Mitarbeiter über seinen Dienstplan ab und lässt sie sich direkt dort anzeigen.
Eindeutig: Option zwei klingt nach dem besseren Weg. Aber Vorsicht! Prozesse sind lebendig. Was heute nach der perfekten Lösung klingt, kann morgen schon veraltet sein. Das bedeutet, es gibt nicht den perfekten Prozess. Du musst immer am Ball bleiben und den in dem Moment effizientesten Weg gehen.
Optimierung durch Digitalisierung
Digitalisierung unterstützt Dich dabei. Denn durch Digitalisierung kannst Du höchst flexibel auf aktuelle Ereignisse reagieren. Auch das verdeutlicht am besten ein Beispiel: Die Corona-Pandemie hat innerhalb kürzester Zeit viele Unternehmen gezwungen, Mitarbeiter in Kurzarbeit zu schicken. Für die meisten war das zuvor nie Thema, doch jetzt musste man darauf reagieren. Cloudbasierte Lösungen konnten die aufwändige Berechnung der Ausfallzeiten und die Exporte an die Lohnsoftware schnellstmöglich optimieren und automatisieren.
Unsere cloudbasierte Software für Personalmanagement, Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung und Controlling können wir sehr schnell anpassen und gehen immer mit der Zeit. Keine Funktion ist bei uns in Stein gemeißelt, sondern durchlebt stetige Optimierung – um Dir immer die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Gemeinsam erkennen und lösen wir Deine Probleme. Wir gehen die Wege oft ein bisschen anders, als Du sie vielleicht kennst. Auch wenn sich Dein Prozess digital schwer abbilden lässt: Lasse Dich darauf ein, mit uns etwas Neues zu probieren.
Du solltest wissen: Nicht jeder bestehende Prozess kann, soll und darf 1:1 digital adaptiert werden.
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”
— Thorsten Dirks, CEO Telefonica Deutschland AG
Nutze den Weg zur Digitalisierung dazu, Deine Prozesse immer weiter zu optimieren. Denk daran, dass es immer Abläufe gibt, die sich einfacher, logischer oder effizienter gestalten lassen.
Fazit: Mach Dein Leben leichter
Ein Prozess ist niemals fertig optimiert. Mach es so wie Markus: Schaffe Dir Freiraum, erleichtere Dir Dein eigenes Leben und sorge für die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter, indem Du Deine Betriebsprozesse fortlaufend verbesserst. So hast Du mehr Zeit fürs Wesentliche und sorgst gleichzeitig für Deinen Unternehmenserfolg.
Sprich uns an!
Gerne besprechen wir gemeinsam, wie wir Dich dabei unterstützen können. Oft gibt es Wege, Dinge anders anzugehen – und ein betriebsfremder Blick hilft weiter.
