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Warum der smarte Hotelier auf Digitalisierung setzt

Von 22. Juli 2020Mai 25th, 2021Erfolgswissen

Digitalisierung ist auch in der Hotellerie auf dem Vormarsch. Das wurde im Laufe der Corona-Krise und spätestens seit Veröffentlichung der aktuellen Kriterien zur Sterneklassifizierung klar. Doch warum sollte der Hotelier von morgen bei der Gästebetreuung auf digitale Tools zurückgreifen und vor allem seine internen Prozesse digitalisieren? Erfahre in diesem Beitrag, warum ohne Digitalisierung nichts mehr geht.

Hotelrezeption Klingel

Was ist neu in der Sterneklassifizierung?

Seit dem 1. Juli 2020 gelten die neuen Kriterien zur Sterneklassifizierung für Hotels. Denn während bei der Sternevergabe bisher kein Wert auf digitale Tools gelegt wurde, hat die Digitalisierung ab sofort einen festen Platz im Katalog gefunden. Dabei geht es selbstverständlich um die Vereinfachung der Prozesse für den Gast:

  • In der Kategorie “Rezeption und Services” hat sich der Selbst-Check-In/Check-Out als eigener Punkt durchgesetzt. Der gesamte Prozess wird damit sowohl effizient als auch papierlos.
  • In den Zimmern werden Radioprogramme nicht mehr als eigenes Kriterium gewertet. Die Bezeichnung “Audio-/Multimedia Unterhaltung” schließt ab sofort Radio, TV und vor allem Streaming-Dienste mit ein.
  • Auch mit einem Room-Tablet, das Gästeinformationen zur Region, Magazine und Zeitschriften digital zur Verfügung stellt, kannst Du ab sofort Punkte sammeln.

Nicht nur die Kriterien haben sich verändert. Auch die Verteilung der Punkte und die Mindestanforderungen weisen den Weg in die digitale Zukunft: WLAN gehört mittlerweile zur Grundausstattung und wurde somit zur Mindestanforderung für Hotels ab einem Stern.

Digitalisierung der eigenen Prozesse

Bestimmt stellst Du Dir jetzt die Frage: Wo fange ich denn am besten an? Bevor Du Dich auf die Digitalisierung Deiner Gästeprozesse stürzt, hier unser Tipp: Starte bei Dir. Denn wie kannst Du Dich um das Gästemanagement kümmern, wenn intern reines Chaos herrscht? Nur ein perfekt organisiertes Hotel kann es sich erlauben, sich voll und ganz auf den Gast zu konzentrieren.

Reflektiere Deine internen Abläufe und überlege wo es sinnvoll ist, mit digitalen Tools zu unterstützen. Hast Du Deine Buchungen unter Kontrolle? Ist Dein Personal bestens geplant? Hast Du Deine Kosten optimal aufbereitet im Blick? Das Potential ist enorm: Spare Zeit und bares Geld durch datenbasierte Automatisierung. Dies kannst Du dann zielgerichtet für die Digitalisierung Deiner Gästeprozesse nutzen.

Organisation und Administration

Gerade in der Hotelverwaltung wird der analoge Aufwand immer größer. Komplizierte Excel Tabellen und Zettelberge resultieren in enormem Zeitaufwand und erhöhter Fehleranfälligkeit. Digitalisierung schafft Abhilfe! Hotelsoftware-Systeme wie beispielsweise ibelsa haben es sich zur Aufgabe gemacht, sämtliche anfallende Arbeiten – wie Reservierungs-, Buchungs- und Abrechnungsprozesse – für den Hotelier zu vereinfachen und zu automatisieren.

Behalte alle Kundendaten, Anreisen, Check-Outs und Rechnungen im Blick. Bearbeite Reservierungen in wenigen Sekunden, bereite die Rechnungen per Mausklick für die Finanzbuchhaltung vor und lege individuelle Firmenraten an. So ist Deine Rezeption stets auf dem aktuellen Stand und Dein Marketing kann gezielt anhand der hinterlegten, kundenspezifischen Informationen werben.

Optimiere Deine digitalen Prozesse mit Hilfe detaillierter Analysen. Exakte Zahlen und statistische Auswertungen Deiner Belegung bieten wertvolle Richtwerte für die Planung der kommenden Saison und zeigen Dir, wo noch Verbesserungspotential besteht.

Personal

Personal ist einer der größten Kostenfaktoren. Alleine durch die Erfassung minutengenauer Arbeitszeiten kannst Du als Hotelier eine Menge Kosten sparen. Doch damit nicht genug: Hast Du Deine An- und Abreisen, die Auslastung Deiner Mitarbeiter und weitere hilfreiche Informationen direkt während der Dienstplanung im Blick, so kannst Du Dein Personal effizient einteilen und vermeidest Kosten, die durch Fehleinschätzungen entstehen. Von unserem Partner ibelsa übernehmen wir die für Deine Personaleinsatzplanung relevanten Informationen tagesaktuell. Damit bist Du auf alles bestens vorbereitet. Übrigens: Auch die optimale Personalbesetzung spielt bei der Sternevergabe eine Rolle. Dies zeigt sich beispielsweise in den Kriterien zur Rezeptionsbesetzung oder in der Frequenz der Zimmerreinigung.

Mit E2N hast Du außerdem alle Mitarbeiterinformationen digital parat. Anstatt Dich durch Unmengen an Papier zu wühlen, findest Du den richtigen Mitarbeiter über Filter oder via Suchfeld. Dort werden Dir alle relevanten Informationen angezeigt: Personalfragebogen, Vertragsdetails, Urlaubsanspruch, Überstunden, Arbeitszeiten, Abrechnungsinfos, etc. Außerdem kannst Du Dir ganz einfach Fristen setzen und Dich an das Ende der Probezeit oder einen auslaufenden Vertrag erinnern lassen.

Doch nicht nur Mitarbeiterdaten, Dienstplanung und Arbeitszeiten unterstützen Dich in Deinem Personalmanagement. Auch Abwesenheitszeiten müssen berücksichtigt werden. Jeder Arbeitnehmer besitzt Anspruch auf Urlaub. Zudem können Krankheitstage die Planung kurzfristig durcheinanderbringen. Zum Glück zeigt Dir E2N alle relevanten Faktoren auf einen Blick an. Denn nur, wenn Du all das berücksichtigst, planst Du schnell und effektiv.

„Das Schöne: Deine Mitarbeiter sind mit einer eigenen App direkt angebunden, können ihren Urlaub per Mausklick beantragen und sehen Dienstplanänderungen direkt auf ihrem Smartphone. Das stärkt unter anderem die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter. Denn laut einer Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO halten 74,6% der rund 3.000 Befragten eine Online-Verfügbarkeit der Daten und Informationen, die sie für die tägliche Arbeit benötigen, für wichtig.”

Die Königsdisziplin ist das Controlling Deines Personals. Das betrifft zum einen die Personalkosten, zum anderen den Personaleinsatz und weitere Key Performance Indicators (KPIs), die für Dein Hotel relevant sind. Was kompliziert klingt, ist in digitaler Form ganz einfach abzubilden: E2N errechnet Dir eine Vielzahl an KPIs automatisch und zeigt Dir diese an den relevanten Stellen an. So musst Du nur noch lernen, auf Deine Kennzahlen zu reagieren und sie optimieren.

Am Ende des Monats rechnest Du Deine Mitarbeiter nur noch per Mausklick ab – und startest völlig entspannt in den nächsten Monat.

Fazit: Behalte als Hotelier durch interne Prozessoptimierung den Gast im Fokus

Die Digitalisierung ist aus der heutigen Welt nicht mehr wegzudenken. Bevor Du Dich jedoch auf die Digitalisierung Deiner externen Prozesse stürzt, reflektiere zunächst Deine internen Abläufe. Denn nur perfekt organisierte Hotels haben genügend Zeit, Geld und Muße, sich vollständig auf das Wohlergehen ihres Gastes zu konzentrieren. Mit digital optimierten, internen Prozessen sammelst Du als Hotelier Punkte in der Sterneklassifizierung und behältst den Gast im Fokus.

Worauf wartest Du also noch? Vereinbare direkt einen Termin mit unserem Spezialisten für die Hotellerie:



Svenja Neuhaus

Svenja Neuhaus

Team: Marketing • E2N Familienmitglied, weil: sie als verrückte Katzenlady nicht nur menschlich, sondern durch ihre Erfahrung als Event- und Teamleitung auch fachlich eine Bereicherung für das Team ist. Als Head of Marketing bringt sie die Marke E2N auf das nächste Level.