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E2N Gastro – oder wie die Software in die Gastronomie kam

Von 13. März 2017Juni 17th, 2022E2N Community

Wie entstand eigentlich E2N Gastro und was unterscheidet uns von anderen Softwareanwendungen für Zeiterfassung oder Dienstplanung? Dieser Frage widmen wir uns im heutigen Blogartikel. Geschäftsführer und Gründer Simon Mohr hat die Entstehungsgeschichte und Firmenphilosophie für Dich zusammengefasst.

Wie entstand E2N Gastro?

Die Geschichte von E2N beginnt bereits im Jahr 2008. Nach einigen Jahren als selbstständiger IT Dienstleister im Systemhausgeschäft, war es Zeit für etwas Neues. Ein langjähriger Kunde, der in Würzburg einen Nachtclub betrieb, benötigte Unterstützung.

Zusammen mit Björn Raupach gründete ich die e2n software GbR. Damit legten wir den Grundstein für das heutige E2N Gastro. Ich werde oft gefragt: „Warum Zeiterfassung für die Gastronomie?“ Zu dieser Zeit sind wir eher zufällig auf das Thema gestoßen. Eine Anforderung an uns war es, Nachtzuschläge auszurechnen, die theoretisch hätten ausbezahlt werden können. Dazu hatten wir hunderte von Exceldokumenten zur Verfügung, die die Arbeitszeiten der letzten Jahre enthielten.

Auf diese Art werden heute noch in vielen Betrieben Arbeitszeiten erfasst. Der Mitarbeiter schreibt seine Zeiten auf einen Zettel, ein Büromitarbeiter überträgt diese fein säuberlich in eine Exceltabelle und schickt sie an die Lohnbuchhaltung. Sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Und obwohl die Daten anschließend digital vorliegen, nicht auswertbar. Jedes Dokument sah irgendwie anders aus, hatte neue Spalten oder war komplett anders formatiert.

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Mit Papier und Stift erfasst immer noch ein Großteil der Gastronomen die Zeiten der Mitarbeiter. Durch Abschaffung dieser Zettelwirtschaft kann jede Menge Zeit und Geld eingespart werden. Durch die Digitalisierung ergeben sich darüber hinaus völlig neue Möglichkeiten.

Genau an dieser Stelle setzte unsere erste Version an. Mit Hilfe einer kleinen Personalverwaltung und einem einfachen Dialog konnten jetzt Mitarbeiter angelegt und deren Zeiten direkt in die Software eingetragen werden. Auf Knopfdruck wurde dann die Abrechnung inkl. aller Zuschläge für den Lohnbuchhalter erstellt. Der ganze Prozess war bereits zu diesem Zeitpunkt schneller, einfacher und übersichtlicher.

Von der Gastro für die Gastro

Obwohl alles als kleines individuelles Tool startete, erkannten wir das Potenzial unserer Software. Und so führte eins zum anderen.
Mit Webapplikationen hatten wir bereits im Studium viel gearbeitet. Daher haben wir uns auch mit unserem eigenen Produkt technologisch im Web wohl gefühlt.
Die gesamte Software war von Beginn an auf mehrere Mandanten ausgelegt und so dauerte es nicht lange bis die nächsten Kunden ebenfalls mit E2N Gastro arbeiten wollten.

Im Laufe der nächsten Jahre haben wir E2N Gastro kontinuierlich weiterentwickelt und dabei nie aufgehört unseren Kunden aufmerksam zuzuhören. Mehr als die Hälfte der Software besteht aus Anforderungen und Wünschen unserer Kunden. Wir entwickeln sozusagen „von der Gastro für die Gastro“. Arbeitszeiterfassung über eine Hardwarestempeluhr, Planung und Controlling mit unserem Tagebuch, die Erstellung des Dienstplanes, sowie die Einbindung der Mitarbeiter sind die großen Themen, die uns bis heute tagtäglich beschäftigen.

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Was unterscheidet E2N von anderen Startups?

Natürlich musste auch unser Team wachsen. 2013 gründeten wir die E2N GmbH zusammen mit unserem Kollegen Andreas Schenk, um uns weiter auf unseren Schwerpunkt „E2N Gastro – Der Standard für die Gastronomie“ zu konzentrieren.

Mit dem Gewinn aus Auftragsentwicklungen, die wir in den ersten Jahren angenommen haben, konnten wir E2N Gastro vollständig aus eigenen Mitteln entwickeln und finanzieren. Ein Punkt, auf den wir heute sehr stolz sind.

Ich bin sehr froh, dass wir uns gegen den typischen Startup-Weg entschieden haben! Wird sind nicht mit unserer Idee von Pitch zu Pitch gerannt, um uns mit Venture Kapital auszustatten. Investoren wollen irgendwann ihr Investment zurück und am besten gewinnbringend. Dazu benötigt es Wachstum. Wachstum bedeutet Vertrieb. Vertrieb kostet Geld. Man gerät schnell in eine Spirale und muss in kurzer Zeit viele Kunden gewinnen. Oft leidet darunter der Support und damit die Kundenzufriedenheit. Ich wollte diesen Weg nie beschreiten und bin froh darüber, dass wir es nicht getan haben! Wir konnten E2N mit konstantem organischen Wachstum zu einer erfolgreichen und gewinnbringenden Firma entwickeln, bei der wir alle Entscheidungen selbst treffen können. Ohne Einflussnahme einer Bank oder eines Investors.

E2N Gastro setzt sich durch

Der Durchbruch – nicht nur für uns, sondern für die digitale Zeiterfassung und Dienstplanung – war sicherlich die Einführung des Mindestlohns 2015. Das Thema war nun in der breiten Masse angekommen. Immer mehr Gastronomen beschäftigten sich (manchmal auch notgedrungen) mit dem Thema. Die Frage wozu man denn Zeiterfassung in der Gastronomie benötigt, musste ich 2015 noch sehr häufig beantworten. Ein Jahr später war bereits interessant, welche Funktionen man bieten konnte und welches das passende Produkt sei. Es ist sehr spannend, den schnellen Wandel zu beobachten, den eine ganze Branche durchmacht.

Vom kleinen Italiener um die Ecke mit zehn Mitarbeitern bis hin zu großen Franchiseketten wie Hans im Glück, setzen mehr als 500 Gastronomen und Hoteliers auf E2N Gastro. Wir konnten uns ein großes Expertenwissen aneignen. Es gibt kaum ein Thema mit dem wir uns noch nicht beschäftigt haben. Sei es Lohnbuchhaltung, Mindestlohn, Dokumentationspflicht, Arbeitsrecht, Arbeitsschutz oder Dienstplanung.

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 Die Gastronomie im Wandel der Zeit

Aber was wird die Zukunft bringen? Ich persönlich glaube, wir stehen erst ganz am Anfang einer Veränderung. Die Gastro-Branche wurde bei der Digitalisierung jahrelang vernachlässigt. Egal ob Kassensysteme, Controlling, Zeiterfassung, Dienstplanung oder Personalentwicklung. Natürlich ist es gerade jetzt, durch die deutlich gestiegenen Anforderungen wie Allergenkennzeichnung, Mindestlohn und GdPU bei Kassen anstrengend, sich auch noch mit neuer Software zu beschäftigen.

Ich finde die Diskussion über die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten doch bemerkenswert. Manchmal könnte man den Eindruck gewinnen, vor dem MiLog hätte niemand Zeiterfassung gemacht. Ich bezweifle sehr stark, dass Aushilfen nach Bauchgefühl bezahlt wurden ohne zu wissen wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Außerdem ist es nahezu unmöglich ein Unternehmen erfolgreich zu führen,  ohne den größten Kostenfaktor kennen. Der war schon damals und bleibt bis heute – das Personal.

Der alte Spruch „Wer nix wird, wird Wirt“ hat heute keine Bedeutung mehr. Als Gastronom ist man Unternehmer und muss auch unternehmerisch agieren. Konzept und Ausführung, Organisation und Entwicklung von Personal, Einkauf und Verarbeitung von Ware, sowie zufriedene Gäste sind nur ein paar Aufgaben, die es täglich zu bewältigen gilt.

„Probleme löst der Mensch, Software erledigt nur Aufgaben“. Wenn ich nicht weiß, wie ich einen effizienten Dienstplan erstelle, dann wird mir auch keine Software helfen. Das ist ein Thema mit dem ich in den letzten Jahren häufig konfrontiert wurde. Es ist aus meiner Sicht unerlässlich auch in der Gastronomie Prozesse zu definieren und diese zu optimieren. Das bedeutet nicht, dass sich jeder der Systemgastronomie zuwenden soll, sondern dass es einfach feste Abläufe im Betrieb gibt, an denen man sich orientieren kann. Oft gibt es selbst für die einfachsten Dinge kein klares Vorgehen. „Läuft schon irgendwie“, „Früher haben wir das auch so gemacht“ sind Aussagen, denen ich nicht zustimmen kann und werde.

Stillstand ist Rückschritt. Eine Aussage, die ich schon im Studium immer wieder anhören durfte. Speziell in der Softwarebranche kann man das wunderbar beobachten. Wir müssen, ob wir wollen oder nicht, mit der Zeit gehen. Und das eben auch in der Gastronomie. Ein solches Thema ist zum Beispiel Transparenz. Ich denke da an offene Küchen, Onlinebewertungsportale, Kochshows und Restaurantkritiker im TV. Heute ist jeder Experte für Gastronomie. Es ist daher auch verständlich, wenn Mitarbeiter gerne hinter die Kulissen schauen. Mit E2N Perso haben wir hier einen klaren Fokus gelegt. Mitarbeiter werden in die betrieblichen Abläufe mit eingebunden. Sie können ihre Verfügbarkeiten abgeben, bekommen Einsicht in ihre getätigten Arbeitszeiten, können ihr Urlaubskonto kontrollieren oder werden über die Einteilung im Dienstplan benachrichtigt.

Oft werden Mitarbeiter als Inventar oder notwendiges Übel angesehen. Das sollte nicht so sein. Ich habe zum Beispiel selbst oft genug erlebt, wie ein guter Servicemitarbeiter einen Fauxpas der Küche mit Freundlichkeit ausgleichen konnte. Mitarbeiter müssen fair und transparent behandelt und bezahlt werden. Aber noch viel wichtiger als Geld, ist Wertschätzung. Eine Form von Wertschätzung ist eben Transparenz.“

Mein persönliches Fazit

Rückwirkend betrachtet ist es beeindruckend wie schnell sich der Markt drehen kann. Als wir 2008 mit Zeiterfassung anfingen hatten wir sofort einen Fokus auf Controlling. Es war mir vollkommen klar, dass der größte Mehrwert in unserem Tagebuch lag. Plötzlich war es möglich jederzeit einen Überblick über die aktuellen Personaleinsatzkosten zu haben. Heute weiß ich, dass wir der Zeit etwas voraus waren.

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Wir wurden in den ersten Jahren oft damit konfrontiert, dass man keine digitale Aufzeichnung wollte und sich kaum jemand für das Thema Controlling begeisterte bzw. etwas damit anfangen konnte. Da musste erst der Mindestlohn kommen, der den ganzen Markt aufrüttelte. Oft empfinden Gastronomen die Auszeichnungspflicht als lästig, aber immer mehr erkennen den Mehrwert der sich hier generieren lässt.

Als einer der ersten Anbieter einer Lösung speziell für die Gastronomie auf dem Markt mussten wir viel Aufklärungsarbeit leisten. Das haben wir auch gerne getan. Auf Messen, am Telefon oder persönlich. Es ist uns ein großes Anliegen, jedem Kunden zu helfen alle Mehrwerte aus E2N Gastro zuziehen.

Ein wenig naiv war unser ursprünglicher Ansatz eine cloudbasierte Lösung zu schaffen, bei der sich der Kunde selbst anmeldet, alles einrichtet und dann ganz alleine zu recht kommt. Dem ist nicht so. Wir sind in einem Markt unterwegs in dem viel Know-how benötigt wird. Täglich beantworten wir Fragen nicht zu unserer Software, sondern zu Lohnbuchhaltung, Finanzen, Arbeitsrecht und Personalführung, bei E2N Gastro natürlich im Preis inklusive.

Mit unseren externen Beratern für Steuerrecht, Lohnbuchhaltung und Arbeitsrecht haben wir uns die richtigen Spezialisten an Bord geholt um unseren Kunden immer und jederzeit den perfekten Service bieten zu können.

Ich habe in den letzten Jahren viel über Vertrieb gelernt. Vor allem, dass die meisten klassischen Ansätze nicht funktionieren. Unser Ansatz Neue Kunden durch zufriedene Kunden funktioniert perfekt. Vor allem mit der typischen Telefonakquise wollen wir keinem gestressten Gastronomen auf den Nerv gehen. Ich versuche das bereits im Vertrieb klar zu machen. E2N Gastro soll entlasten, nicht mehr Arbeit machen.

Was bringt die Zukunft?

Auch bei E2N Gastro geht es rasant weiter. Mitarbeiterkommunikation, Personalentwicklung, Controlling, Zutrittskontrolle, sowie Lohnbuchhaltung und Mobilität sind nur einige Stichworte. Es gibt noch viele spannende Projekte, die wir in den nächsten Monaten zusammen mit unseren Kunden und Interessenten angehen werden.

Bleibe auf dem Laufenden und folge uns auf unseren Social Media Profilen, um stets über alle Neuigkeiten aus der E2N Welt informiert zu bleiben. Bei Fragen sind wir jederzeit für Dich da und beraten Dich gerne unverbindlich.

Simon Mohr

CEO & Co-Founder • E2N Familienmitglied, weil: er einfach mal gegründet hat. Aus Leidenschaft zur Gastronomie und mit unerschöpflichem Ideenreichtum, ist es Simons Ziel, die Digitalisierung in jedem Unternehmen voranzutreiben.