Rund 550 Mitarbeitende in 48 Filialen verwalten – das gelingt der Bäckerei Geiping erfolgreich. Sie managen diese Zahl mit Leichtigkeit und reiten nachhaltig auf der Welle des digitalen Wandels. Wie es dazu kam und wie Business Intelligence auch Dein Controlling revolutionieren kann, verrät uns Bastian Reeke. Als Verwaltungsleiter schlägt er für die Bäckerei eine zukunftsweisende Richtung ein und überzeugt mit fundiertem Wissen rund um die Backbranche und Digitalisierung. Lass Dich jetzt von seinem Know-how beflügeln und tauche ein in die Welt der BI.
© Bäckerei Geiping
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Von der Bauchentscheidung zur Datensicherheit
Regionalität. Qualität. Verantwortung. Diese Werte stehen bei der Bäckerei Geiping im südlichen Münsterland besonders im Mittelpunkt. Neben vorzüglichen Backwaren ist das Unternehmen auch als hervorragender Arbeitgeber bekannt, mit gutem Grund. Denn wichtig ist dort, dass sich alle Angestellten wohlfühlen und von einer angenehmen Arbeitsatmosphäre profitieren. Eine klare Kommunikation ist dafür entscheidend: Jeder Mitarbeiter weiß stets über alles Bescheid, was für ihn wichtig ist. Der Umgang mit Arbeits- oder Stempelzeiten wird offen kommuniziert und diese Transparenz ist ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit.
„Wir haben verstanden, worauf wir den Fokus legen müssen: Dem Mitarbeiter strukturell ein Arbeitsklima bieten, wo er sich wohlfühlen kann – und diese Struktur versuchen wir bestmöglich aufzubauen. Eine schöne Stellenausschreibung alleine reicht nicht. Man muss auch wirklich das leben, was man verspricht.”
— Bastian Reeke, Verwaltungsleiter bei der Bäckerei Geiping
Seit eineinhalb Jahren ist er verantwortlich für Verwaltung, digitale Transformation sowie operative und strategische Aufgaben im Verkauf und der Produktion. In dieser Zeit hat er eine enorme Veränderung des Kundenverhaltens beobachtet. Bedingt durch die Pandemie und den Ukrainekrieg wechselten die Ansprüche ständig. Gerade während der Lockdowns stieg der Absatz an Törtchen und ähnlichen Köstlichkeiten, die als “alltägliche kleine Gönnung” den Moment versüßten und einen Ausgleich schafften. Aktuell hingegen ist der Konsum inflationsbedingt eher preisbewusst. Zugleich steigt das Interesse an gesunden und nachhaltigen Produkten.
© Bäckerei Geiping
Dieser Wandel war jedoch keine bloße Beobachtung, sondern ist datenorientiert belegbar. Dadurch muss die Bäckerei wenig aus dem Bauch heraus handeln, sondern kann datenbasiert Entscheidungen treffen und das Sortiment an die Gegebenheiten anpassen.
Diese Vorgehensweise zeigt sich ganzheitlich im Unternehmen. In sämtlichen Bereichen geht Geiping immer geordneter an Themen ran, denkt mehr in Strukturen und vor allem langfristig. Es wird nicht eine Sache nach der anderen angegangen, sondern im Voraus ein ganzheitlicher Plan erstellt und gezielt angesteuert. Von einer neuen Vertriebsstruktur über die Kommunikationsweise kam es somit im Jahr 2019 auch zu Neuerungen im Mitarbeitermanagement.
Die Symphonie von Geiping und E2N
Hast Du schon mal darüber nachgedacht, wie sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern lässt? Sicherlich kann ein Job-Bike oder ein Teamfrühstück dazu beitragen. Langfristig gesehen kommt es jedoch in erster Linie auf die Arbeitssituation an. Wenn Mitarbeitende alle zwei Stunden über WhatsApp eine Dienstplanänderung erhalten, kann das leicht zu Frustration führen. Und so machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer Lösung.
Im September 2019 lernte Bastian E2N auf der Südback in Stuttgart kennen und stand von da an in engem Austausch mit unserer Bäckereiexpertin Luise Seelig. Der Verwaltungsleiter hatte bestimmte Vorstellungen, die eine Software für ihn erfüllen musste und war direkt von E2N überzeugt.
„Es war von der Dienstplanung über die Zeiterfassung und App-Gestaltung genau das Produkt, das die besten Alleinstellungsmerkmale hat und zu unseren Prozessen am besten passt.”
— Bastian Reeke, Verwaltungsleiter bei der Bäckerei Geiping
Zum Onboarding stellten wir einen gemeinsamen Projektfahrplan auf und wussten somit immer, wohin Geiping wollte. Bastian erfreut sich insbesondere an der langfristigen Zusammenarbeit: Auch nach dem Start kann er immer bei E2N anrufen und bekommt jederzeit Unterstützung. Die Partnerschaftlichkeit und Verlässlichkeit lobt er ganz besonders und weiß die schlanken Prozesse zu schätzen.
Gemeinsam lassen sich individuelle Lösungen finden, bei denen das Wohl aller Mitarbeitenden im Mittelpunkt steht. Zum Beispiel beim Thema Zeiterfassung: Hier wurde für jede Abteilung einzeln entschieden, welche Möglichkeit am besten passt und dem Team entgegenkommt.
- Terminal: In der Produktion ist eine Stempeluhr mit Token am besten geeignet, da der Ablauf sehr intuitiv ist und der Arbeitsalltag somit nur ein kleines Update bekommt.
- Tablet: In den Filialen sind deutlich weniger Mitarbeitende pro Tag anwesend, wodurch sie leicht via App am Tablet stempeln können. Außerdem werden so die Vorgänge räumlich getrennt: An das Kasse finden Kassiervorgänge statt und an der App die Zeiterfassung.
- Mobil: Wer viel unterwegs ist – wie zum Beispiel die Bezirksleitung – oder im Homeoffice arbeitet, kann seine Arbeitszeiten auf seinem eigenen Smartphone erfassen. Dieses entgegengebrachte Vertrauen motiviert zusätzlich.
© Bäckerei Geiping
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Bei rund 600 Mitarbeitenden ist es natürlich eine Herausforderung, dass sich jeder Mensch so wahrgenommen fühlt, wie er es verdient. Früher ging es dabei in erster Linie um das Gehalt, während heutzutage die Work-Life-Balance immer mehr in den Vordergrund rückt. E2N schafft eine innerbetriebliche Transparenz, die genau diesen Wunsch befriedigt. Dienstplaner können flexibel reagieren und Mitarbeitenden einfacher einen freien Tag einteilen. Das Team erhält den Dienstplan längere Zeit im Voraus und profitiert von besserer Planbarkeit, was sich auch im Privatleben sichtbar macht. Gerade bei Studierenden, Mini-Jobbern oder Schülern ist das Thema Verfügbarkeiten ein großer Mehrwert: Sie können selbst vorlesungsfreie Zeiten angeben, was die Absprache und Dienstplanung sehr vereinfacht. Allesamt Faktoren, die zu einer steigenden Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
„Wir nutzen alle Bereiche von E2N und das von Beginn an. Das spricht sehr für eine gute Software, wenn ein hoher Systemausnutzungsgrad vorliegt – denn je höher der Grad, desto besser hat man die Software verstanden und kann umso besser mit ihr arbeiten.”
— Bastian Reeke, Verwaltungsleiter bei der Bäckerei Geiping
Neben dem Mitarbeitermanagement werden auch sämtliche Bereiche digitalisiert, von der Warenwirtschaft bis hin zur Kasse. Bei Geiping gibt es keinen Unternehmenszweig, der nicht mindestens digital unterstützt wird – und dieses fortschrittliche Denken spiegelt sich eindeutig im wirtschaftlichen Erfolg wider.
Ist Business Intelligence auch Dein nächster Schritt?
BI ist in aller Munde und wird manchmal als die Lösung aller Probleme bezeichnet. Doch was ist Business Intelligence und wie kann ein Unternehmen sie gewinnbringend einsetzen? Kurz gefasst geht es dabei um die Sammlung, Darstellung und Auswertung von Daten aus mehreren Quellen.
Berichte und Kennzahlen sind grundsätzlich für jedes Unternehmen relevant. In unserem Blogartikel stellten wir Dir bereits die wichtigsten KPIs für Dein Personalcontrolling vor. Bastian bekräftigt die Wichtigkeit von Kennzahlen und nennt uns drei goldene Regeln für gelungenes wirtschaftliches Handeln:
In der Welt der Kennzahlen musst Du die KPIs für Dich finden, die zu Deinem Unternehmen passen. Du brauchst keine hundert verschiedene, meist reichen schon zehn.
Beispiele: Stundenleistung, Krankenquote, Fluktuation
Setze nicht voraus, dass jeder im Unternehmen das gleiche Wissen hat und mit den Kennzahlen etwas anfangen kann – sondern kommuniziere das. Lieber einmal zu viel als zu wenig.
Beispiel: Interner Controlling-Workshop
Wirtschaftlich agieren bedeutet nicht, alles kaputt zu sparen – vor allem nicht die Mitarbeitenden. Sie sind Dein höchstes Gut und langfristige Investitionen zahlen sich am Ende aus.
Beispiel: Gesundheitsförderliche Aspekte wie Coachingangebote von Krankenkassen
Bei einem Standort können Unternehmer ihre Zahlen noch im Blick behalten. Mit steigender Größe und zunehmenden Filialen fällt das jedoch schwerer. An dieser Stelle kommt Business Intelligence ins Spiel: Während zuvor Mitarbeitende händisch Zahlen aus mehreren Standorten zusammenführen mussten, spart man mit einem BI-Tool viel Kapazität in der Erstellung von Reports. Bastian berichtet sogar, dass sie mindestens eine komplette Arbeitskraft pro Tag einsparen konnten. Das bedeutet natürlich nicht, dass die Person wegrationalisiert wird, sondern sie ihre Kompetenz nun an anderer Stelle besser einsetzen kann.
Bei Geiping werden im BI-Tool unterschiedlichste Daten eingebunden: Von E2N, der Kasse, der Warenwirtschaft, der Website und vielem mehr. Alles was anzapfbar ist, wird angezapft. So kann ein Verwaltungsleiter jederzeit mit wenigen Klicks die Wirtschaftlichkeit einer Filiale checken, aber auch beispielsweise die Produktivität aller Standorte in Summe überwachen – und entsprechend reagieren. Auf einen Blick bringt Dir Business Intelligence zahlreiche Vorteile:
- Spart Zeit, sodass sich Arbeitsstunden sinnvoller einsetzen lassen.
- Fehleranfälligkeit sinkt enorm.
- Leitende Personen haben ihre Kennzahlen besser im Blick.
- Erkennt leicht die Zusammenhänge zwischen verschiedenen KPIs.
Screenshots BI-Tool
Wichtig ist jedoch: Business Intelligence ist nicht die Universallösung aller Probleme, von denen man noch nicht einmal weiß, dass sie existieren. Man sollte das Tool nicht grundlos einführen. BI ist Teil einer langfristigen Datenstrategie. Die wichtigste Frage vor der Einführung sollte daher sein: Was möchte ich erreichen? Wer die richtigen Daten abfragt und sie sinnvoll einsetzt, spart sich eine Menge Zeit und Kosten – und wird die schnelle Datenverfügbarkeit lieben.
Du möchtest mehr über Business Intelligence erfahren?
Wenn Dich das Zahlenfieber gepackt hat und Du Deine Kennzahlen auch besser im Blick haben möchtest, können wir Dir unsere Podcast-Folge zum Thema BI wärmstens ans Herz legen. Darin spricht unser Simon gemeinsam mit Linus Trips, dem Gründer von HUBSTER.S, über Business Intelligence. Spitz die Ohren, klick direkt auf Play und stelle Deine Zahlenwelt auf den Kopf.
