Stell Dir vor, Dein Dienstplan schreibt sich wie von Zauberhand. Ein paar Klicks – und alle Mitarbeitenden sind perfekt in ihre Schichten eingeteilt. Genau das ist mit e2n möglich! Welche Technologien dahinter stecken und wie Du den e2n Assistent in e2n nutzt, das erfährst Du in diesem Artikel.
Unterschied zwischen KI und Automatisierung
Der Wunsch nach vereinfachten Prozessen im HR-Bereich ist groß. Vielleicht denkst Du dabei direkt an Künstliche Intelligenz? Die ganze Welt spricht von KI, obwohl tatsächlich oft Automatisierungen dahinterstecken:
- Automatisierung: Prozess, der nach festen Regeln und vordefinierten Abläufen stattfindet. Sie ist ideal für sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben.
- Künstliche Intelligenz: Kann aus Daten lernen, sich anpassen und Entscheidungen treffen. KI erkennt so Muster, kann Vorhersagen treffen oder neue Lösungen finden.
Das Zuweisen von Mitarbeitenden in Schichten basiert auf festen Regeln und Vorgaben. Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge und Schichtmodelle können effizient durch Automatisierung umgesetzt werden, ohne dass eine KI diese erst analysieren oder interpretieren muss. Automatisierte Systeme halten sich strikt an diese Regeln. Doch auch die KI kann Dich bei der Planung unterstützen, indem sie mit Deinen Daten trainiert wird. Ihre Vorhersagen sind individuell auf Dich abgestimmt.
Gemeinsam haben beide, dass sie Dir viel Aufwand abnehmen – wobei Du trotzdem immer einen prüfenden Blick auf das Ergebnis werfen solltest. Am Ende kennst Du Deinen Betrieb und Dein Team am besten und kannst eigene Anpassungen treffen, falls nötig.
Welchen Vorteil hat die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung für Manager*innen?
Mit umsatzgestützter Personaleinsatzplanung setzt Du Dein Team genau dann ein, wenn es gebraucht wird – flexibel und vorausschauend. So optimierst Du Deine Personaleinsatzkosten und sparst gleichzeitig Zeit. Indem Du Deine Zahlen in Echtzeit im Blick behältst, kannst Du sofort auf Umsatzschwankungen reagieren und Über- oder Unterbesetzungen vermeiden. Das sorgt für eine effizientere Planung, eine bessere Planbarkeit und steigert gleichzeitig die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden. Denn ein gut geplanter Einsatz bedeutet weniger Stress und eine gerechtere Verteilung der Arbeitszeiten.
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Anleitung: Dienstplan automatisieren in 3 Schritten
Die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung besteht aus drei Teilen. In jedem Abschnitt kannst Du den Prozess durch Automatisierungen mit e2n vereinfachen. Hier erfährst Du, wie:
Schritt 1:
Umsatzplanung
Plane zuerst Deinen Umsatz auf Basis vergangener Werte, die Dir in e2n angezeigt werden. Berücksichtige zusätzlich wichtige Faktoren wie Termine oder das Wetter. Teile Deinen monatlichen Umsatz auf einzelne Tage auf, um den Personalbedarf besser zu steuern und Deinen Dienstplan effizient zu gestalten. So kannst Du vorausschauend planen und flexibel auf Veränderungen reagieren. Diese Umsatzplanung dient als Grundlage für die anschließende Schichtplanung.
Automatisierung:
Die KI-gestützte Umsatzprognose ermöglicht eine exaktere Planung: Statt nach Bauchgefühl planst Du damit nämlich datenbasiert. Für die Vorhersage werden neben historischen Umsatzdaten aus e2n weitere Faktoren einbezogen, z.B.:
- Wetterdaten
- Transaktionen aus der Kasse
- Warenwirtschaft
- Eventkalender
- Saisonale Schwankungen
Für die Umsatzvorhersage ist unser langjähriges Partnerunternehmen sell&pick verantwortlich. Die prognostizierten Umsätze werden von ihnen an e2n übermittelt. Wenn sich Bedingungen ändern, wird die Vorhersage regelmäßig aktualisiert. Wie weit im Voraus die Umsatzvorhersage erfolgt und bis wann die Änderungen berücksichtig werden sollen, stimmen wir individuell mit Dir ab. Eine genaue Umsatzvorhersage ist die ideale Grundlage, um Deine Personalkosten langfristig zu optimieren.
Schritt 2:
Schichtplanung
Basierend auf Deiner Umsatzplanung erstellst Du das Schichtgerüst. Sobald eine Schicht angelegt ist, zeigt Dir die Software direkt, wie sie sich auf die Tagesproduktivität in Bezug auf Deinen Plan-Umsatz auswirkt. Mit individuell anpassbaren Tagesvorlagen für unterschiedliche Umsatzziele kannst Du noch effizienter arbeiten.
Automatisierung:
Eine intelligente Automatisierung kann helfen, die Ressourcennutzung zu verbessern und Fehler zu minimieren. Hier kommt die dynamische Schichtplanung ins Spiel: Sie liefert regelmäßig Schichtvorschläge für die Dienstplanung. Das automatische Schichtplanungsmodell arbeitet mit diesen Daten:
- Deine Zielproduktivität
- Historische Daten (Umsätze aus Kassensystemen, Schichten und Arbeitszeiten aus e2n aus der Vergangenheit)
- KI-gestützte Umsatzprognosen sowie aktuelle Umsatzdaten aus der Kassenschnittstelle
- Rahmenbedingungen der Standorte, wie Mindest- und Maximalbesetzung, Öffnungszeiten oder Liefertage
- Veranstaltungskalender
- Ferien & Feiertage
Wenn sich äußere Faktoren änderten, werden die Schichten dynamisch auf die neuen Anforderungen angepasst und als Vorlage in e2n übermittelt. Dort kann die Vorlage ausgewählt und eingefügt werden. Ist bereits ein Schichtplan (mit oder ohne Mitarbeitenden) hinterlegt, werden die betroffenen Schichten angepasst.
Eine Schichtplanung, die auf dem Umsatz und auf standortspezifischen Bedingungen basiert, ermöglicht eine optimierte Dienstplanung und bessere Steuerung der Personalkosten.
Du möchtest Deine Schichtplanung automatisieren? Lass uns in einem unverbindlichen Beratungstermin über Deine Prozesse sprechen. Wir analysieren Deine Bestandsdaten und gewinnen daraus Erkenntnisse. Dabei stellen wir fest: Gibt es in Deinem Unternehmen Optimierungsbedarf? An welchen Stellen hängt es manchmal? Daraus erstellen wir Handlungsempfehlungen für Dich. Vielleicht ist der dynamische Schichtplan die perfekte Lösung, vielleicht sind aber andere Maßnahmen sinnvoller. Du bekommst nichts angedreht, was Du nicht brauchst – und gehst in jedem Fall mit Mehrwert aus dem Termin raus.
Der Beratungstermin und die daraus entstehenden Handlungsempfehlungen sind kostenfrei. Falls Du bestimmte Maßnahmen danach umsetzen möchtest, kannst Du ein kostenpflichtiges Projekt bei uns buchen.
Schritt 3:
Personalplanung
Wenn das Schichtgerüst steht, muss es nur noch mit den passenden Mitarbeitenden befüllt werden. e2n zeigt Dir dabei die Auslastung der Angestellten und Du siehst auf einen Blick, welche Person in welche Schicht eingeteilt werden kann. Über die Benachrichtigungsfunktion informierst Du Deine Mitarbeitenden in ihrer e2n perso App darüber, wann sie arbeiten sollen.
Automatisierung:
Mit dem e2n Assistent in e2n kannst Du Deine Angestellten mit nur einem Klick in die Schichten einteilen. Du bestimmst selbst, welche Kriterien dabei im Vordergrund stehen – z. B. die Auslastung des Teams oder individuelle Schichtwünsche.
- Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Schichtwünsche werden automatisch berücksichtigt
- Der Assistent richtet sich nach Deinen individuellen Präferenzen
- Auslastungskapazitäten und gesetzliche Vorgaben werden ganz von selbst beachtet
Natürlich kannst Du Mitarbeitende weiterhin händisch ins Schichtgerüst einteilen. Wenn Du jedoch auf individuelle Wünsche eingehen möchtest, Rechtsverletzungen vermeiden willst, usw. – dann würde die perfekte Zuteilung sehr lange dauern, weil es so viele Möglichkeiten gibt, welche Person Du wo einteilst. Die Automatisierung spart Dir eine Menge Zeit und Du kannst sicher sein: e2n erstellt anhand Deiner Kriterien den besten Personaleinsatzplan.
Mit einem gut durchdachten Schichtgerüst bist Du nur einen Klick von Deinem fertigen Dienstplan entfernt. So kannst Du langfristig Personalkosten besser steuern und die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden steigern.
Du möchtest den e2n Assistenten auch nutzen? Gerne schalten wir ihn Dir frei! Füll einfach das Formular aus. Es kann bis zu 7 Tage dauern, bis die Funktion für Dich freigeschaltet ist. Wir melden uns bei Dir, wenn die Funktion für Dich aktiviert wurde.
Dienstplanung mit Plan
Eine gut durchdachte Dienstplanung ist der Schlüssel zu geringeren Betriebskosten und höherer Effizienz. Wenn Du Deine Kennzahlen verstehst und ein sinnvolles Schichtgerüst erstellst, ist der perfekte Dienstplan nur einen Katzensprung entfernt. So lassen sich Personalengpässe vermeiden, Überstunden reduzieren und die Produktivität gezielt steigern.
Erfahre im Blogartikel, wie Du in e2n einen umsatzgestützten Personalplan schreibst. Frische jetzt Dein Wissen auf!
