- Formeln für Berechnungen
- Sinnvoll bei wenigen Mitarbeitenden
- Software als bessere Alternative
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Du möchtest Arbeitszeiten, Überstunden, Soll- oder Ist-Zeiten berechnen? Für kleine Betriebe lohnt sich Microsoft Excel allemal, da Du dort mit einfachen Formeln vieles schnell berechnen kannst. Bei steigender Mitarbeiterzahl und unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen ändert sich das jedoch: Die Berechnungen werden länger, die Fehleranfälligkeit und der Zeitaufwand höher.
Eine Softwarelösung schafft dabei Abhilfe und erleichtert Deinen Arbeitsalltag. Alle relevanten Informationen liegen Dir in Echtzeit vor und Du hast den perfekten Überblick über jegliche Daten. Erfahre auf dieser Seite Tipps zur Berechnung mit Excel sowie mögliche Alternativen mit Tools wie e2n. Bei Fragen kannst Du uns gerne kontaktieren und wir zeigen Dir den individuellen Mehrwert.
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Inhaltsverzeichnis
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Wie erstellt man eine Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung?
Das Erstellen einer Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung erfordert einige Schritte:
- Tabelle erstellen: Öffne Excel und erstelle eine neue Tabelle. In der ersten Zeile kannst Du Überschriften wie „Datum“, „Uhrzeit Beginn“, „Uhrzeit Ende“, „Pausenzeit“ und „Gesamtstunden“ erstellen.
- Daten eingeben: In den entsprechenden Spalten trägst Du die entsprechenden Informationen ein.
- Berechnungen durchführen: In der Spalte „Gesamtstunden“ kannst Du eine Formel verwenden, um die Arbeitsstunden pro Tag zu berechnen. Zum Beispiel: =([Uhrzeit Ende]-[Uhrzeit Beginn])-([Pausenzeit]/60).
- Gesamtsumme ermitteln: Am Ende der Tabelle kannst Du die Gesamtsumme der Arbeitsstunden für den gesamten Zeitraum berechnen.
- Speichern: Speichere die Datei unter einem geeigneten Namen und aktualisiere sie täglich oder wöchentlich, um die Arbeitszeiten genau zu erfassen.
Die Erstellung selbst ist recht schnell erledigt – das regelmäßige Pflegen der Tabelle erfordert jedoch viel Aufwand. Schließich müsstest Du die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden händisch übertragen, was Zeit kostet und fehleranfällig ist.
Deutlich einfacher ist die Arbeitszeiterfassung mit einer Softwarelösung wie e2n. Hier stempeln die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst (via Terminal oder App), woraufhin die Zeiten automatisch ins System übertragen werden. Das bedeutet für Dich: Du musst überhaupt nichts machen! Bei Bedarf kannst Du die Zeiten prüfen und auch manuell anpassen, jedoch erledigt e2n die Arbeitszeiterfassung komplett für Dich. So einfach geht’s.
Wie berechnet man die Soll-Arbeitszeit mit Excel?
Hier findest Du eine grundlegende Methode zur Berechnung:
- Definiere Dein Arbeitszeitmodell: Kläre zunächst, welches Arbeitszeitmodell Du verwendest, zum Beispiel Vollzeit (8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche) oder Teilzeit (mit variablen Stunden pro Tag oder Woche).
- Erstelle eine Tabelle: Lege eine Excel-Tabelle an und erstelle Spalten für das Datum, die Uhrzeit des Arbeitsbeginns, die Uhrzeit des Arbeitsendes und die Pausenzeit.
- Berechne die tägliche Soll-Arbeitszeit: Wenn Du ein standardisiertes Arbeitszeitmodell verwendest, kannst Du eine einfache Formel verwenden, um die Soll-Arbeitszeit pro Tag zu berechnen. Zum Beispiel, wenn Du 8 Stunden pro Tag arbeitest: =8 – ([Pausenzeit]/60)
Die Formel subtrahiert die Pausenzeit in Stunden von der Soll-Arbeitszeit. - Berechne die wöchentliche Soll-Arbeitszeit: Um die Soll-Arbeitszeit pro Woche zu erhalten, addiere die täglichen Soll-Arbeitsstunden für die jeweiligen Tage in der Woche.
- Ermittle die Gesamtsumme: Am Ende der Tabelle kannst Du die Gesamtsumme der Soll-Arbeitsstunden für den gesamten Zeitraum anzeigen.
Bei komplexen Arbeitszeitmodellen mit Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten, wird die Excel-Tabelle schnell kompliziert und die Formeln immer länger. Auch das ist in mit einer Software deutlich einfacher gelöst – dort kannst Du alle benötigten Werte einfach ablesen und hast alle Informationen vorliegen. Das spart Dir eine Menge Zeit und erleichtert Deinen Arbeitsalltag.
Wie berechnet man die Ist-Arbeitszeit mit Excel?
Um die Ist-Arbeitszeit in Excel zu berechnen, musst Du die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden kennen. Du kannst folgendermaßen vorgehen:
- Erstellen einer Tabelle: Lege eine Excel-Tabelle an und erstelle Spalten für das Datum, die Uhrzeit des Arbeitsbeginns, die Uhrzeit des Arbeitsendes und die Pausenzeit.
- Erfassen der Arbeitszeiten: Trage in den entsprechenden Zeilen das Datum sowie die tatsächlichen Uhrzeiten des Arbeitsbeginns und -endes für jeden Arbeitstag ein. Erfasse auch die Pausenzeit, falls vorhanden.
- Berechnung der Arbeitsstunden pro Tag: In einer neuen Spalte, zum Beispiel „Arbeitsstunden pro Tag“, kannst Du eine Formel verwenden, um die Arbeitsstunden pro Tag zu berechnen. Verwende die Differenz zwischen der Uhrzeit des Arbeitsendes und des Arbeitsbeginns und ziehe die Pausenzeit ab: =([Uhrzeit Ende]-[Uhrzeit Beginn])-([Pausenzeit]/60).
- Berechnung der Gesamt-Arbeitsstunden: In einer weiteren Zelle am Ende der Tabelle kannst Du die Summe der Arbeitsstunden für den gesamten Zeitraum berechnen, indem Du die Werte in der „Arbeitsstunden pro Tag“-Spalte addierst.
- Gesamtsumme anzeigen: Zeige die Gesamt-Ist-Arbeitszeit für den ausgewählten Zeitraum an.
Auch diese Berechnungen sind bei einer kleinen Betriebsgröße noch gut machbar. Hast Du mehr als zehn Mitarbeitende und/oder kompliziertere Arbeitsmodelle, wirst Du eine Menge Aufwand für die Berechnung benötigen. Durch die digitale Zeiterfassung mit e2n sparst Du Dir all diese Rechnungen und siehst die Ist-Arbeitszeit auf einen Blick.
Wie kann man in Excel Überstunden berechnen?
Bei einfachen Arbeitszeitmodellen kannst Du wie folgt vorgehen:
- Daten erfassen: Erstelle eine Excel-Tabelle und trage die Arbeitszeiten ein, einschließlich Datum, Uhrzeit des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes für jeden Arbeitstag sowie eventuelle Pausenzeiten.
- Soll-Arbeitszeit definieren: Definiere die Soll-Arbeitszeit pro Tag oder Woche, je nach Deinem Arbeitszeitmodell (zum Beispiel 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche).
- Tägliche Ist-Arbeitszeit berechnen: Berechne die tatsächliche Arbeitszeit pro Tag, indem Du die Differenz zwischen der Uhrzeit des Arbeitsendes und des Arbeitsbeginns ermittelst und die Pausenzeiten abziehst.
- Tägliche Überstunden berechnen: Um die täglichen Überstunden zu berechnen, ziehe die Soll-Arbeitszeit von der Ist-Arbeitszeit ab. =([Ist-Arbeitszeit]-[Soll-Arbeitszeit]).
- Wöchentliche Überstunden berechnen: Um die wöchentlichen Überstunden zu ermitteln, summiere die täglichen Überstunden für die gesamte Woche.
- Gesamtüberstunden anzeigen: Am Ende der Tabelle kannst Du die Gesamtüberstunden für den ausgewählten Zeitraum anzeigen.
Wenn Du Feiertage, Schichtarbeit und weitere Faktoren berücksichtigen musst, werden die Formeln immer komplexer. Gerade Berechnungen mit Bedingungen erfordern ein sehr gutes Verständnis für Excel und sind auch dann noch sehr zeitaufwendig. Du wirst es ahnen: e2n berechnet Dir Überstunden automatisch und auf die Minute genau. Lehn Dich zurück und betrachte alle Daten ganz entspannt.
Welche App für Arbeitszeiterfassung?
Größere Unternehmen profitieren in vollem Umfang von Softwarelösungen wie e2n. Bei uns kannst Du für die Zeiterfassung zwischen drei Möglichkeiten wählen: Dem Terminal (mit Token oder Fingerprint), der e2n terminal App für das betriebliche Tablet oder der e2n perso App für mobile Zeiterfassung am Smartphone. Natürlich lassen sich auch mehrere Optionen für ein Unternehmen auswählen, um auf die jeweiligen Bedürfnisse in Abteilungen einzugehen.
Arbeitszeiten, Plus- und Minusstunden sowie viele weitere Informationen sind dort auf einen Blick ersichtlich. Zusätzlich erhältst Du nützliche Auswertungen, bist rechtlich abgesichert und erhöhst die Transparenz für Dein Team. Win-win für alle Beteiligten!
Arbeitszeiterfassung mit Excel oder mit einer Software?
In kleinen Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitenden, die alle simple Arbeitszeitmodelle haben, ist Excel ein völlig ausreichendes Tool zur Erfassung von Arbeitszeiten. Je größer der Betrieb und je individueller die Anforderungen, desto mehr Zeit wird Dich das Programm kosten und Fehler werden unausweichlich.
Gehe dafür direkt den richtigen Schritt und nutze Softwarelösungen, die Dir die Arbeit abnehmen. Was anfangs nach einer Investition für die Implementierung und monatliche Nutzung der Software klingt, rentiert sich durch die Zeitersparnis in kürzester Zeit. Du kannst Dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und bist auf der sicheren Seite, dass alle Berechnungen korrekt ablaufen. Gerne geben wir Dir einen unverbindlichen Einblick in e2n und beantworten Deine Fragen zum Tool.
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