- Wie läuft die Zeiterfassung in der Gastronomie?
- Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
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Zeiterfassung in der Gastronomie: Das Rezept für mehr Effizienz
- Wie läuft die Zeiterfassung in der Gastronomie?
- Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
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Wer in der Gastronomie arbeitet, weiß es nur zu gut: Der Alltag im Restaurant ist oft mehr als turbulent – und stellt deswegen ganz besondere Anforderungen an die interne Organisation. Gerade in der Gastronomie braucht es also ein Arbeitszeitkonzept, das die Arbeitszeiten im Betrieb zuverlässig aufzeichnet.
Doch welche Systeme zur Zeiterfassung eignen sich für den modernen Gastronomiebetrieb besonders gut? Eins steht fest: Stift, Papier und Excel gehören nicht dazu. Mit der richtigen HR-Software zeichnest Du Arbeitszeiten hingegen zuverlässig digital auf – erfahre jetzt mehr.
Inhaltsverzeichnis
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Zeiterfassung in der Gastronomie: Welche Besonderheiten gibt es?
Gastrokinder können ein Lied davon singen: Mal gibt es spontane Schichtwechsel. Mal braucht es im Service kurzfristig ein paar Mitarbeitende mehr als eigentlich geplant. Und plötzlich ist schon wieder Hochsaison und es steht sowieso alles auf dem Kopf.
Wer in der Gastro arbeitet, kennt:
- Unregelmäßige Schichten und Wochenenddienste
- Spontane Einsätze bei Personalengpässen
- Saisonarbeit mit hohem Personalumsatz
- Unterschiedliche Pausenregelungen (je nach Einsatzdauer)
Trotzdem sollten die Arbeitszeiten Deiner Angestellten immer zuverlässig aufgezeichnet werden – schließlich ist Arbeitszeiterfassung gesetzliche Pflicht.
Tipp: Im Moment muss man die Arbeitszeiten im Unternehmen noch nicht verpflichtend elektronisch aufzeichnen. Ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes aus 2023 deutet jedoch an, dass die elektronische Arbeitszeiterfassung über kurz oder lang zur gesetzlichen Pflicht werden wird. Wer sich auf die Zukunft vorbereiten will, nutzt also schon heute ein modernes System zur digitalen Zeiterfassung.
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Gastronomie und Zeiterfassung: Was sagt das Gesetz?
Die gesetzliche Grundlage für die Erfassung der Arbeitszeiten gibt uns wie immer das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Das heißt: Alle gesetzlichen Bestimmungen, die auch ein smartes System zur Zeiterfassung abdecken sollte, finden sich in diesem Gesetz.
Die wichtigsten Regelungen, die uns das Arbeitszeitgesetz vorgibt, sind:
- Maximale Arbeitszeit:
Das Arbeitszeitgesetz gibt uns einen Richtwert von 8 Stunden Arbeitszeit pro Tag vor. Genauere Infos findest Du auf unserer Seite zur maximalen Arbeitszeit. - Pausenregelung:
Die Pause ist im Arbeitszeitgesetz fest verankert. Es gilt: Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich. Wird mehr als 9 Stunden gearbeitet, muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gemacht werden. - Ruhezeiten:
Laut dem Arbeitszeitgesetz muss Beschäftigten zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zur Verfügung stehen.
Beachte: Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an sich findet sich nicht im Arbeitszeitgesetz. Diese geht nämlich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes aus dem Jahr 2019 zurück, laut dem Arbeitgeber in allen EU-Mitgliedstaaten ein verlässliches System zur Zeiterfassung einführen müssen.
Welche Systeme zur Zeiterfassung gibt es?
Auch in der Gastronomiebranche gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Angestellten aufzuzeichnen: Von der klassischen Zeiterfassung mit Stift und Papier über Excel-Listen bis hin zur modernen Zeiterfassungsapp ist theoretisch alles möglich. Die entscheidende Frage dabei ist: Welche Systeme sind speziell für die Gastronomie sinnvoll?
Manuelle Zeiterfassung
In einer Zeit vor Digitalisierung und modernen Zeiterfassungstools war die manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel das Mittel der Wahl, wenn es um Arbeitszeiterfassung ging. Heutzutage kannst Du auf Stift und Stundenzettel aber guten Gewissens verzichten – denn die digitale Zeiterfassung hat die analoge mittlerweile zu Recht abgelöst.
Da die Arbeitszeiten nicht händisch eingetragen werden müssen, schaffst Du Dir mit digitalen Arbeitszeitnachweisen absolute Klarheit. Zudem bleiben alle Daten immer sicher in der Cloud gespeichert – so kann z. B. auch die Lohnbuchhaltung stets auf eine zuverlässige Datenquelle zurückgreifen. Gerade im lebhaften Gastroalltag ist es von Vorteil, wenn man Stift und Papier hinter sich lässt.
Zeiterfassung mit Excel
Einst war der Stundenzettel, dann kam Excel: Die berüchtigten Excel-Tabellen werden auch heute in vielen Betrieben für verschiedene verwalterische Prozesse verwendet – die Arbeitszeiterfassung ist nur einer davon. Doch ist das Tabellentool beim Thema Zeiterfassung auch in der heutigen Zeit noch die passende Wahl? Wir machen es kurz: Unsere alten Excel-Tabellen können sich zusammen mit den Stundenzetteln in den Ruhestand verabschieden.
Die Gründe sind vielerlei: Arbeitsaufwand, Datensicherheit, Übersichtlichkeit und mehr – in all diesen Aspekten sind moderne Zeiterfassungssysteme dem klassischen Tabellenprogramm um Meilen voraus. Als HR-Expert*innen mit umfassender Erfahrung in Gastronomie und Hotellerie wissen wir: In unserer modernen Arbeitswelt führen alle Wege zum digitalen Zeiterfassungstool.
Moderne Zeiterfassungssysteme: App & Terminal
Bei der modernen digitalen Zeiterfassung gibt es 2 grundlegende Konzepte: mobil und stationär. Die mobile Zeiterfassung erfolgt dabei per App übers Smartphone. Die stationäre Zeiterfassung läuft über fest vor Ort installierte Terminals oder über ein Tablet mit installierter Terminal App. Dabei befindet sich das Tablet meist an einem festen Ort im Betrieb.
Dank moderner Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten Deiner Angestellten zuverlässig und auf die Minute genau erfasst. Ob per App oder Terminal: Mitarbeitende stempeln sich ganz einfach selbstständig ein und aus und ihre Arbeits- und Pausenzeiten werden lückenlos aufgezeichnet.
Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
Mit den Vorteilen der digitalen Arbeitszeiterfassung gegenüber der analogen Zeiterfassung mit Papier und Stift könnte man ein halbes Buch füllen – und durch die Nutzung moderner Zeiterfassungssysteme wird die Liste noch länger.
Alles in allem sind die wichtigsten Vorteile:
- Zeitersparnis & Effizienz:
Arbeitszeiten werden durch Knopfdruck in digitaler Form erfasst. Im Gegensatz zur manuellen, analogen Erfassung sparst Du so eine Menge Zeit. Zusätzlich wird der Verwaltungsaufwand reduziert – was für noch mehr Effizienz sorgt. - Genauigkeit & Transparenz:
Dank digitaler Arbeitszeiterfassung werden die Arbeitszeiten in der Gastronomie fehlerfrei und genau aufgezeichnet und können transparent von Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in eingesehen werden. - Flexibilität:
Dank mobiler Zeiterfassung können z. B. Mitarbeitende in der Verwaltung ihre Arbeitszeiten auch aus dem Homeoffice aufzeichnen. Gleichzeitig können sich Angestellte vor Ort regulär übers Terminal ein- und ausstempeln. - Gesetzeskonformität:
Digitale Zeiterfassungssysteme unterstützen Dich dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, indem sie Dich darauf hinweisen, wenn z. B. die maximale Arbeitszeit überschritten wird.
Goodbye, Stundenzettel!
Tauch ein in die Gastronomie der Zukunft mit moderner Zeiterfassung.
HR-Software zur Zeiterfassung
Du bist auf der Suche nach einer einfachen und intuitiven Zeiterfassungssoftware für Dein Restaurant? Mit unserer HR-Lösung e2n bist Du für den Gastroalltag gewappnet.
Zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung kannst Du mit e2n:
- Dienstpläne einsehen & verwalten:
Mit der e2n me App können Deine Angestellten jederzeit sehen, wie sie für die kommenden Tage und Wochen eingeteilt sind. - Dokumente digital organisieren:
Mit der digitalen Personalakte habt ihr im Betrieb alle wichtigen Dokumente stets in digitaler Form griffbereit. - Betriebskennzahlen im Blick behalten:
Dank Controlling mit smarter Datenanalyse behältst Du alle wichtigen Kennzahlen im Auge. - & noch mehr…
Wie möchtest Du Deine Arbeitszeiten aufzeichnen?
Terminal
Das Terminal zur Zeiterfassung wird an einem festgelegten Punkt in Deinem Betrieb installiert. Per LAN-Verbindung läuft die Aufzeichnung dann vor Ort durch Token oder Fingerprint.
Tablet
Mit der kostenlosen e2n terminal App stempeln Mitarbeitende ihre Zeiten per PIN oder QR-Code auf einem Tablet in Deinem Restaurant – so kann auf ein festes Terminal verzichtet werden.
Mobil
Besonders für Mitarbeitende, die oft unterwegs oder im Homeoffice sind, bietet sich die mobile Zeiterfassung an – mit der e2n me App stempeln Deine Angestellten ihre Arbeitszeiten von überall.
Smarte Software für einen gelungenen Alltag in der Gastro
Im modernen Gastronomiealltag ist es wichtig, durch alle Abteilungen hinweg durchweg effizient arbeiten zu können – e2n macht das möglich. Zuverlässig erfasste Arbeitszeiten bilden die Grundlage für viele andere HR-Abläufe, die für einen fließenden Alltag in der Gastro nötig sind – z. B. die Dienstplanerstellung oder Lohnabrechnung.
Umso wichtiger ist es also, dass Du auch in Deinem Betrieb ein modernes Zeiterfassungssystem einsetzt: Mit e2n bekommst Du eine HR-Lösung an die Hand, die Dich bei Deinen organisatorischen Angelegenheiten so unterstützt, dass Du den Fokus wieder auf das Wesentliche legen kannst: das Zufriedenstellen Deiner Kundschaft.
Du willst mehr über e2n wissen? Vereinbare jetzt ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch – oder probiere unsere Software gleich 7 Tage lang kostenlos. Unsere HR-Expert*innen unterstützen Dich gerne.
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