Deine Angestellten haben zu viel Monat am Ende des Geldes übrig? Dabei ist pünktliche Bezahlung ein Punkt, der enorm zur Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation beiträgt! So schaffst Du Zufriedenheit im Team und erleichterst gleichzeitig Dir selbst die Arbeit. Erfahre in diesem Blogartikel, wie die Lohnabrechnung damit zusammenhängt und welche Vorteile sich für Dich daraus ergeben.
Warum ist es wichtig, Mitarbeitende rechtzeitig zu bezahlen?
Bei der Zahlung von Löhnen und Gehältern gilt es grundsätzlich, arbeitsvertraglich festgelegte Vereinbarungen einzuhalten. Doch wer seine Angestellten pünktlich bezahlt, profitiert gleich in vielerlei Hinsicht:
- Mitarbeiterzufriedenheit: Pünktliche Gehaltszahlungen sind entscheidend für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Es trägt dazu bei, Vertrauen und Loyalität zu stärken. Wenn Mitarbeitende ihr Gehalt rechtzeitig erhalten, fühlen sie sich wertgeschätzt und respektiert, was wiederum ihre Motivation und Arbeitsmoral steigert.
- Finanzielle Stabilität: Viele Mitarbeitende sind auf ihr Gehalt angewiesen, um ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen wie Miete, Rechnungen und Lebenshaltungskosten. Pünktliche Zahlungen gewährleisten ihre finanzielle Stabilität.
- Rechtliche Verpflichtungen: Gesetzliche Vorschriften und das Arbeitsrecht verpflichten Arbeitgeber dazu, die Gehälter ihrer Mitarbeitenden zu festgelegten Zeitpunkten zu zahlen. Die Nichteinhaltung dieser Bestimmungen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.
- Unternehmensimage und Reputation: Ein Unternehmen, das bekannt ist für zuverlässige oder pünktliche Gehaltszahlungen, profitiert von einem guten Ruf. So kann das Unternehmen leichter talentierte Mitarbeitende anwerben und halten.
Insgesamt ist die pünktliche Bezahlung der Mitarbeitenden eine ethische Verpflichtung sowie ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven und erfolgreichen Unternehmensführung. Du wirst die positiven Folgen davon selbst schnell bemerken!
Welche Regelungen gelten?
Vom Gesetzgeber gibt es einige Vorschriften und Fristen, welche den Zeitpunkt der Abrechnung beeinflussen. Hier kommen Begrifflichkeiten wie die Übermittlung der Beitragsnachweise und die Abgabe der Lohnsteuer ins Spiel. Wir erklären Dir, was es damit genau auf sich hat:
Die Beitragsnachweise müssen an die Sozialversicherungsträger immer um den 25. des Monats abgegeben werden. Der fünftletzte Bankarbeitstag ist hier der Stichtag für die Einreichung bei der Krankenkasse. Am drittletzten Bankarbeitstag muss der Beitrag abgeführt worden sein. Für Deine Mitarbeitenden, die ein Gehalt bekommen, ist dies kein Thema – denn Du kennst das feste Gehalt und die Sozialversicherungsbeiträge können dementsprechend ohne Weiteres ermittelt werden.
Was machst Du nun, wenn Du Stundenlöhner beschäftigst und Dir unsicher bist, wie häufig dieser Mitarbeiter noch arbeitet? Denn somit kennst Du seinen endgültigen Lohn für diesen Monat noch nicht, anhand dessen der abzuführende Beitrag ermittelt wird. Musst Du wirklich zu diesem Stichtag die Stundenlöhner abrechnen? Wir können Dich beruhigen: Ein klares Nein!
Für diesen Fall gibt es das sogenannte Schätzverfahren. Gängige Lohnprogramme können das Schätzverfahren teilweise sogar automatisch anwenden. In diesem Fall wird der Sozialversicherungsbeitrag des Vormonats im Beitragsnachweis übermittelt, die Sozialversicherungsträger akzeptieren dies auch. Im Folgemonat, sofern zu viel oder zu wenig Beiträge gezahlt wurden, wird eine Korrektur der Beiträge automatisiert vom Lohnprogramm vorgenommen und eine mögliche Differenz direkt ausgeglichen.
Allzulange Zeit darfst Du Dir mit den Lohnabrechnungen jedoch auch nicht lassen:
Die Abgabefrist beim Finanzamt für die Lohnsteuer ist der 10. des Folgemonats.
Lohnabrechnung: Wann ist nun der perfekte Zeitpunkt?
So spät wie möglich, um zusätzliche Arbeit zu ersparen! Rechnest Du beispielsweise schon zur Mitte des Monats ab, weißt Du einiges eventuell noch gar nicht:
- Scheidet ein Mitarbeiter unerwartet aus dem Unternehmen aus?
- Ergeben sich noch Abwesenheiten (zum Beispiel Urlaub, Krankheit, eventuell sogar Krankengeldbezug)?
- Werden die vertraglich vereinbarten Stunden überhaupt erreicht?
- Kommt es zu Mehrarbeit oder Arbeitsausfall?
Bei einer vorzeitigen Lohnabrechnung sind all diese Angaben im Nachhinein zu pflegen und bedeuten Mehrarbeit.
Unsere Empfehlung: Damit Deine Gehaltsempfänger und auch die Stundenlöhner gleichermaßen ihren Lohn pünktlich erhalten empfehlen wir, am 25. des Monats einen Vorschuss an die Mitarbeitenden auszuzahlen. Dies kann entweder manuell oder durch eine erzeugte Vorschussdatei des Lohnprogrammes erfolgen.
Im Vorschuss sind bereits die geleisteten Stunden und gegebenenfalls Zuschläge bis zum Stichtag enthalten. Anschließend kann der Lohn an den Mitarbeiter ausgezahlt werden. Sobald der Monat dann komplett abgelaufen ist, können im Folgemonat die restlichen geleisteten Stunden sowie etwaige Zuschläge direkt abgerechnet und nun auch die Lohnabrechnung erstellt werden.
Um die Mehrarbeit mit Vorschüssen und Korrekturzahlungen zu umgehen werden gerne zwei Möglichkeiten genutzt:
- Die Stundenlöhner werden erst im Folgemonat abgerechnet und bezahlt.
- Der Abrechnungszeitraum wird verschoben und Zahlungen beispielsweise vom 21. bis 20. des Folgemonats betrachtet.
Das zieht jedoch einige Nachteile mit sich: Die Mitarbeitenden erhalten erst Anfang des Folgemonats ihre Auszahlung. Außerdem hättest Du eine Verschiebung der Personalkosten in der BWA, welche das Controlling verkompliziert. Die Personalkosten in der Lohn- sowie Finanzbuchhaltung wären ebenfalls verschoben. Zudem wird die Lohnsteuer immer kalendarisch betrachtet.
Aus diesen Gründen solltest Du den Abrechnungszeitraum nicht verschieben. Mit dem Schätzverfahren wählst Du den besten Weg!
Noch Fragen?
Unsere Lohnexperten Johannes und Nikolai aus dem Customer Success Team stehen Dir gerne hilfsbereit zur Seite und beantworten all Deine Fragen rund um dieses Thema: Denn beide sind echte Lohnspezialisten und haben erfolgreich eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter abgeschlossen. Gerne kannst Du Dich telefonisch oder per E-Mail kostenlos bei uns melden.
Johannes Burkhard
burkhard@e2n.de
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Johannes gehört seit 2020 zum Customer Success Team. Mit seiner ruhigen und sachlichen Art verhilft er den Kunden zu bestmöglichem Erfolg mit e2n. Dabei kann er auf eine langjährige Erfahrung im Kundendialog zurückgreifen und hat immer die passende Antwort für jede Frage parat.
Nikolai Kriebs
kriebs@e2n.de
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Nikolai ist seit 2020 Teil des Customer Success Teams. Dort unterstützt er Kunden mit individuellen Schulungen und kümmert sich um jegliche Anfragen. Sein Ziel ist es, mit seiner ruhigen und gelassenen Art alle Kunden glücklich zu stimmen und mit e2n zum Erfolg zu verhelfen.
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Johannes Burkhard und Nikolai Kriebs
Schon seit 2020 gehören die zwei zum Customer Success Team von e2n und haben beide eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter abgeschlossen. Gerne teilen sie ihr Wissen mit Kunden – sowohl im persönlichen Kontakt als auch im Blog. Der Austausch auf Augenhöhe steht für sie stets im Mittelpunkt.
