Du bist in Deutschland steuerpflichtig? Du erzielst Einnahmen? Dann musst Du eine Verfahrensdokumentation erstellen. Was genau das ist und was Du dabei beachten musst, erzähle ich Dir heute.
Mein Name ist Julian Dielenhein, ich bin CEO und Gründer der Gastrodina GmbH. Seit 2015 befasse ich mich mit der Thematik Verfahrensdokumentation und kenne die Besonderheiten im Gastgewerbe. Erfahre alles rund um GoBD, die Vorteile einer gründlichen Dokumentation und erhalte zum Schluss einen Extratipp für noch mehr Fachwissen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist die Bedienungsanleitung des Unternehmens für die kaufmännischen Prozesse: Sie beschreibt, wie die Buchhaltung in Deinem Unternehmen entsteht und stellt individuelle Geschäftsprozesse dar. Das Finanzamt kann dadurch für die Besteuerung relevante Vorgänge leichter verstehen.
Durch eine nachvollziehbare Dokumentation erfüllst Du die gesetzlichen Verpflichtungen – denn seit Anfang 2015 müssen alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften eine Verfahrensdokumentation erstellen. Ausnahmen für bestimmte Branchen oder kleine Unternehmen gibt es keine. Das heißt, dass Du eindeutig zur Aufzeichnung verpflichtet bist. Ansonsten kann das Finanzamt die Buchhaltung verwerfen und hohe Hinzuschätzungen vornehmen.
Welchen Nutzen hat die Verfahrensdoku?
Mit der Verfahrensdokumentation bist Du in erster Linie bei einer Steuerprüfung abgesichert. Dabei erleichtert eine ordentliche Dokumentation die Prüfung: Denn so können Deine Prozesse, die mit dem betrieblichen Rechnungswesen zusammenhängen, leichter und schneller nachvollzogen werden.
Zusätzlich gibt es deutliche Vorteile für das eigene Unternehmen:
- Neueinstellung von Mitarbeitenden: Vereinfachte Einarbeitung durch standardisierte Prozesse
- Ausfall von wichtigen Personen: Wissen im Kopf ist schriftlich dokumentiert
- Transparenz: Alle, die zugreifen sollen, können das Wissen abgreifen
- Verkauf des Unternehmens: Prozessbeschreibungen sind vorhanden
- Verringerung des Risikos für Hinzuschätzungen durch das Finanzamt
Zusätzlich kannst Du dank der Verfahrensdokumentation herausfinden, wo in Deinem Unternehmen Potenziale zur Optimierung liegen oder wie Du Ressourcen sinnvoller nutzen kannst. Hier unterstützen wir Dich gerne.
Vor & nach
der Verfahrens-
dokumentation
Vor der Verfahrensdokumentation
Nach der Verfahrensdokumentation
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Eine Verfahrensdokumentation besteht aus mindestens 4 Teilen, wobei die Grenzen fließend sind. Wichtig ist, dass alle Informationen vorhanden sind. Wo genau sie stehen, ist eher zweitrangig. Es gibt nicht die EINE Verfahrensdokumentation: Denn jedes Unternehmen hat andere Schwerpunkte und Besonderheiten, die zu beschreiben sind. Immer wichtiger wird das Thema Schnittstellen zwischen den Systemen. Insgesamt müssen alle Daten und Vorgänge im Unternehmen nachvollziehbar sein.
1. Allgemeine Beschreibung – Unternehmen
Eckdaten des Unternehmens, eingesetzte Hard- und Software, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, organisatorische Abläufe, Organigramme
2. Anwenderdokumentation – Unterlagen vom Hersteller
Handbücher, Bedienungsanleitungen, Protokolle zu Grundeinstellungen, (Verfahrens-) Dokumentation der eingesetzten Software
3. Technische Systemdokumentation – Unterlagen vom Hersteller
Darstellung der Hard- und Softwarekomponenten, Aufbau der Datenbanken und programmierte Verarbeitungsregeln, Schnittstellen zu anderen Systemen
4. Betriebsdokumentation – Unternehmen
Zuständigkeiten innerhalb des Betriebs / Mitarbeitende, Internes Kontrollsystem (IKS), Zugriffsberechtigungen, Datensicherungskonzept / IT Sicherheit, Archivierungsregeln und Ablaufbeschreibungen
Außerdem kannst Du weitere Themen in der Verfahrensdokumentation ergänzen, um Prozesse nachvollziehbarer zu machen – z. B. Verträge, Anleitungen zum Kassieren oder Vorlagen.
GoBD – was steckt dahinter?
Grundlage für die Verfahrensdokumentation sind die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Besonders relevant ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD für bargeldintensive Betriebe – also Betriebe, die Einnahmen über eine Kasse generieren. Denn diese stehen im Fokus der Finanzverwaltung. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich in den letzten Jahren sehr verändert. Eine Kasse muss täglich geführt werden, immer stimmen und die Prozesse müssen transparent sowie nachvollziehbar sein. Auf die unangekündigte Kassennachschau solltest Du Dich vorbereiten, wenn Du bargeldintensiv bist.
Bei der Kassenführung geht es um mehr als nur die Hard- und Software im Unternehmen. Es kommt auch immer auf die organisatorischen Dinge und die Prozesse im Unternehmen an. Deswegen solltest Du Dich unter anderem mit folgenden Themen befassen:
- Umgang mit Trinkgeld
- Wechselgeld
- Stornos
- Schwund- und Bruchlisten
Aktuell ist die Verfahrensdokumentation in Unternehmen noch nicht so präsent, wie sie aus unserer Sicht sein sollte. Dass eine Doku wichtig und relevant ist, ist heutzutage ganz klar. Dies ist in dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zur GoBD auch deutlich beschrieben:
Rz. 150 BMF-Schreiben: „Für die (Betriebs-)Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.“
Die Finanzverwaltung hat jedoch mindestens 4 Jahre Vorsprung gegenüber dem Unternehmen. Das siehst Du an einem kurzen Rechenbeispiel:
Erstellung der Verfahrensdokumentation im Jahr 2024
Da die Dokumentation komplex und detailliert ist, kann man diese seriöserweise nicht rückwirkend erstellen. Das heißt, erst für 2025 liegt für das komplette Wirtschaftsjahr (= Kalenderjahr) eine vollständige Dokumentation vor. Eine Betriebsprüfung umfasst in der Regel 3 Jahre, in unserem Beispiel also die Jahre 2025 bis 2027. Das Jahr 2027 wird somit in 2029 geprüft.
Das bedeutet: Wer dieses Jahr seine Verfahrensdokumentation erstellt, muss hoffen, dass die Betriebsprüfung erst in 2029 kommt. Nur so würde für den kompletten Prüfungszeitraum eine Verfahrensdokumentation vorliegen.
Jetzt kann man natürlich sagen, dass nichts so heiß gegessen wird, wie es gekocht wird – und vielleicht kann man mit etwas Verhandlungsgeschick auch das ein oder andere wegdiskutieren. Aber möchtest Du dieses Risiko wirklich eingehen? Deine Verhandlungsposition verbessert sich enorm, wenn die Dokumentation ordnungsgemäß und vollständig vorliegt. Du wirst sehen, es lohnt sich!
Von der Theorie in die Praxis
Die Verfahrensdokumentation ist ein spannendes Thema mit viel Potenzial. Wenn Du aus der notwendigen Pflicht eine Kür machst und Dich und Dein Unternehmen somit gut aufstellst, wirst Du schnell die Vorteile für das Unternehmen erkennen und nutzen. Erfahre im Workshop im Rahmen der e2n academy mehr über Kassennachschau und Verfahrensdokumentation.
Bist Du in Deinem Unternehmen für die kaufmännischen Themen verantwortlich? Möchtest Du im Falle einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung die Argumente auf Deiner Seite haben? Erfahre hier alles zum Workshop und melde Dich an:
Julian ist CEO und Gründer der Gastrodina GmbH. Er liebt Herausforderungen und die Hospitality Branche – und bringt durch seine Vergangenheit in der Steuerkanzlei das nötige Know-how mit. So kann er die Gastronomie bei seinen Herzensthemen Kassenführung und nachvollziehbare Prozesse unterstützen.
