- Vorteile der digitalen Schichtplanung
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Schichtplanung online managen: so geht’s
- Vorteile der digitalen Schichtplanung
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Wenn es um effiziente Arbeitsabläufe im Betrieb geht, ist ein funktionierender Schichtplan das A und O. Ob im Restaurant, in der Bäckerei oder auch im Einzelhandel – überall wird eine möglichst effiziente Schichtplanung gebraucht. Und Effizienz schafft man in unserer heutigen Arbeitswelt vor allem durch eins: Digitalisierung.
Du erstellst Deinen Schichtplan für die Woche noch mit Excel oder gar Stift und Papier? Dann besteht in Sachen Digitalisierung auf jeden Fall Aufholbedarf! In diesem Beitrag erfährst Du deshalb alles zur Schichtplanung – und wie Du diese dank digitaler Hilfsmittel auf ein neues Level bringst.
Inhaltsverzeichnis
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Was ist Schichtplanung?
Dank Schichtplanung werden Deine Mitarbeitenden und deren Arbeitszeiten verlässlich in eure Betriebsabläufe eingeplant. Das grundlegende Ziel dabei: Es sollen immer die richtigen Mitarbeitenden zur passenden Zeit im entsprechenden Arbeitsbereich sein. Wichtig ist vor allem auch, dass die passende Anzahl an Mitarbeitenden an den jeweiligen Arbeitsplätzen anwesend ist – denn Schichten sollten nicht unterbesetzt oder überbesetzt sein.
Eine funktionierende Schichtplanung besteht im Wesentlichen aus den folgenden Elementen:
- Bedarfsdeckung:
Der Bedarf an Mitarbeitenden pro Schicht wird sinnvoll gedeckt – am besten kennzahlengestützt. - Arbeitszeitgestaltung:
Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Schichtplan werden nach den gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen gestaltet (z. B. maximale Arbeitszeit oder Pausen). - Flexibilität:
Die Schichten werden unter Berücksichtigung der Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden sinnvoll geplant. - Digitalisierung:
Für eine möglichst effiziente Dienstplanung werden die Mitarbeitenden auch mit Hilfe der richtigen digitalen Hilfsmittel in ihre Schichten eingeteilt – Stift und Papier sind Geschichte!
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Was sollte man bei der Schichtplanung beachten?
Eine verlässliche Dienstplanung soll Dir in erster Linie dabei helfen, Deine Unternehmensziele zu erreichen und im Unternehmen erfolgreicher zu wirtschaften – dafür solltest Du jedoch einige grundlegende Punkte beachten.
Wichtig bei der Schichtplanung ist:
- Rechtliche Rahmenbedingungen:
Gesetzliche Regelungen (etwa aus dem Arbeitszeitgesetz) sollten stets eingehalten und bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. - Betriebliche Anforderungen:
Die Schichtplanung muss den besonderen Anforderungen im Betrieb (z. B. saisonale Schwankungen) gerecht werden. - Mitarbeitendenzufriedenheit:
Für ein positives Betriebsklima sollte die Work-Life-Balance und persönliche Präferenzen der Angestellten ebenfalls bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. - Flexibilität:
Kurzfristige Änderungen sollten schnell und einfach umgesetzt werden können (z. B. Vertretung bei unvorhergesehener Krankheit).
Wie kann ich einen Schichtplan erstellen?
Nun geht es darum, auf welche Art und Weise Du Deine Schichtpläne am besten erstellst. Grundsätzlich unterscheidet man dabei zwischen der digitalen Erstellung und dem klassischen, analogen Vorgehen mit Stift und Papier. In unserer modernen Berufswelt gilt jedoch die folgende Grundregel: Je digitaler, desto besser!
Die Schichtplanung mit Zettel und Stift sollte inzwischen also der Vergangenheit angehören. Auch bei der Erstellung mit gängigen Tabellentools wie Excel stößt man heutzutage an Grenzen. Ideal ist stattdessen die Verwendung moderner Software, die speziell auf die Anforderungen unserer heutigen Arbeitswelt zugeschnitten ist.
Schichtplan mit Excel erstellen
Excel ist auch heute in vielen Unternehmen noch das Tool der Wahl, wenn es um die Erstellung von Schichtplänen und anderen Dokumenten zur internen Organisation geht. Mittlerweile gibt es bessere Alternativen zum klassischen Tabellentool von Microsoft. Wer Excel trotzdem weiterverwenden will, sollte dabei auf das richtige Vorgehen achten.
Ein grundlegendes Layout für einen wöchentlichen Schichtplan in Excel könnte folgendermaßen aussehen:
| Mitarbeiter*in | Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag |
|---|---|---|---|---|---|
| Leo Lembke | Früh | Spät | Früh | Nacht | Früh |
| Laura Ivanova | Spät | Früh | Spät | Früh | Nacht |
| Silke Meyer | Nacht | Nacht | Früh | Spät | Spät |
| Antonio Garcia | Nacht | Nacht | Nacht | Nacht | Nacht |
Tipps & Tricks:
- Farbkodierung:
Weise verschiedenen Schichten oder Abwesenheiten Farben zu – so wird der Plan übersichtlicher (z. B. Früh = Grün, Spät = Blau, Nacht = Grau, Urlaub = Gelb).
- Dropdown-Menüs:
Verwende Dropdown-Menüs mit Auswahllisten für bestimmte Zellen, damit Werte stets korrekt eingegeben werden (z. B. Auswahlliste mit „Früh“, „Spät“ und „Nacht“).
- Formeln für automatisierte Berechnungen:
Nutze Formeln, um einzelne Werte automatisiert berechnen zu lassen (z. B. Formel zur Berechnung der Arbeitsstunden).
Schichtplan erstellen mit moderner Software
Mit der richtigen Softwarelösung wird die Dienstplanung im Betrieb zum Kinderspiel. Noch besser: Mit Hilfe smarter Datenauswertung kannst Du Deine Dienstpläne anhand von Betriebskennzahlen erstellen und so bares Geld sparen. Das Schlagwort: umsatzgestützte Personalplanung.
Sobald Du den Personaleinsatz anhand Deines Umsatzes verteilst, wirkt sich das positiv auf Deine Personalkosten aus – und Du hast Kosten und Umsatz besser im Blick. So schreibst Du Deine Schichtpläne schneller und gleichzeitig kosteneffizienter.
Mit Schichtplanung Kosten sparen? Dank umsatzgestützter Personaleinsatzplanung kannst Du im Betrieb bares Geld sparen – erfahre jetzt, wie.
Die Vorteile eines Online-Dienstplans
Immer mehr organisatorische Abläufe im Unternehmen laufen heutzutage digital ab. Auch der Schichtplan erreicht die Angestellten immer häufiger in digitaler Form statt auf Papier – und das hat eine ganze Menge Vorteile.
Wichtige Vorteile eines Online-Dienstplans sind etwa:
- Bessere Abrufbarkeit:
Ist der Schichtplan online verfügbar, können ihn die Mitarbeitenden jederzeit abrufen und sich bei Bedarf nochmal vergewissern, wann sie zur Arbeit erscheinen müssen.
- Mehr Flexibilität:
Persönliche Präferenzen und Änderungsvorschläge lassen sich leichter und schneller kommunizieren und umsetzen – so besteht für alle Beteiligten mehr Flexibilität bei der Dienstplanung.
- Zufriedenere Mitarbeitende:
Die verbesserte Abrufbarkeit und Flexibilität bei der Dienstplanung tragen zur Zufriedenheit der Beschäftigten und einem besseren Betriebsklima bei – digitale Dienstpläne sind bei Mitarbeitenden beliebt
- Geringerer Verwaltungsaufwand:
Online-Dienstpläne lassen sich in vielen Fällen mit anderen Systemen (z. B. Zeiterfassung oder Lohnabrechnung) integrieren, was den Verwaltungsaufwand senkt.
Schichtplaner in e2n
Du bist auf der Suche nach der passenden Lösung für die digitale Schichtplanung in Deinem Betrieb? Bei e2n bist Du an der richtigen Adresse. Mit e2n bekommst Du das volle Programm in Sachen moderner, digitaler Dienstplanung – und noch mehr.
e2n bietet Dir bei der Dienstplanung die folgenden Vorteile:
- Jederzeit per App abrufbar:
Über unsere App können Deine Mitarbeitenden ihren aktuellen Dienstplan online jederzeit abrufen.
- Integration mit anderen Systemen:
Daten aus anderen Systemen wie z. B. der Arbeitszeiterfassung fließen in die Dienstplanung mit ein und werden automatisch berücksichtigt.
- Voraussschauende Planung:
Durch die Integration mit anderen Systemen kannst Du Deine Dienstpläne vorausschauender planen, indem Du Faktoren wie z. B. Umsatz, Personalkosten oder Verfügbarkeiten bei der Planung miteinbeziehst.
- Einfachheit & Zeitersparnis:
Die Schichtplanung in e2n ist intuitiv, einfach und schnell – so sparst Du Zeit, Ressourcen und kannst Dich im Betrieb auf das Wesentliche konzentrieren.
Schichtplanung im Wandel der Digitalisierung
Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert. Dazu gehört auch die Art und Weise, wie wir unsere Schichten im Betrieb planen. Im Idealfall hast Du Stift, Zettel, Excel & Co. bereits hinter Dir gelassen. Falls nicht: e2n hilft Dir beim Umstieg.
Mit e2n bringst Du die Dienstplanung in Deinem Betrieb auf ein neues, digitales Level – und so sollte das auch sein. Denn die Realität zeigt: Eine wirklich gute Dienstplanung ist so vielschichtig, dass man auf digitale Hilfsmittel kaum verzichten kann.
Du möchtest mehr über e2n und die Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen erfahren? Wir informieren Dich gerne! In einer kostenlosen Online-Präsentation beantworten wir Dir all Deine Fragen und erläutern Dir Deine individuellen Vorteile mit e2n.
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