- Welchen Zweck erfüllen Personalfragebögen?
- Welche Fragen sind erlaubt und welche nicht?
- Welche Vorteile bieten digitale Fragebögen?
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Personalfragebögen: Zweck, Inhalt & weitere Infos
- Welchen Zweck erfüllen Personalfragebögen?
- Welche Fragen sind erlaubt und welche nicht?
- Welche Vorteile bieten digitale Fragebögen?
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Personalfragebögen richten sich im Unternehmen vor allem an zwei Gruppen: Bewerber und neue Mitarbeitende. Entsprechend kommen diese oft etwa im Einstellungsprozess zum Einsatz. Hierbei sammeln sie in Form einer Zusammenstellung ausgewählter Fragen relevante Informationen über neue oder potenzielle Mitarbeitende.
Zum Zweck der Informationsbeschaffung werden Personalfragebögen heutzutage in nahezu jedem größeren Unternehmen verwendet. Und das aus gutem Grund: Personalfragebögen reduzieren den Aufwand für die Personalabteilung, stellen sicher, dass alle relevanten Daten vorhanden sind und schaffen Vergleichbarkeit. Im diesem Beitrag verraten wir Dir alles Wichtige zum Thema!
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Inhaltsverzeichnis
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Was sind Personalfragebögen?
Personalfragebögen sind Dokumente, mit denen relevante Informationen über (potenzielle) Mitarbeitende erfragt werden. Hierfür enthalten diese oft Fragen über Qualifikationen, Fähigkeiten oder persönliche Eigenschaften der entsprechenden Personen.
Als wichtiges Tool des Personalmanagements können Personalfragebögen den Auswahlprozess beim Anwerben neuer Mitarbeitender unterstützen. Darüber hinaus dienen sie etwa der Erfassung von Mitarbeiterbedürfnissen oder auch der Planung von Entwicklungsmaßnahmen im Unternehmen.
Personalfragebögen gibt es in klassischer Papierform oder digital – etwa über eine Webseite oder entsprechende Software. Um mit dem digitalen Zeitgeist mitzuhalten, empfehlen wir Dir stets, unternehmensinterne Prozesse zu digitalisieren!
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Wann muss ich einen Personalfragebogen ausfüllen?
Personalfragebögen kommen oft im Bewerbungs- oder Einstellungsprozess zum Einsatz. Grundsätzlich können sie jedoch in allen Phasen des Beschäftigungsverhältnisses vorkommen:
- In der Bewerbungsphase:
Um nähere Informationen über Bewerber zu erfahren, kommen im Bewerbungsprozess oft Fragebögen zum Einsatz. Diese können dabei helfen, unter den Bewerbern eine Vorauswahl zu treffen. - Während des Einstellungsprozesses:
Während des Einstellungsprozesses können Fragebögen dabei helfen, die Qualifikationen und Fähigkeiten von neuen Mitarbeitenden besser einzuschätzen. - Während laufender Beschäftigung:
Auch während der laufenden Beschäftigung kommen in einigen Unternehmen regelmäßig Personalfragebögen zum Einsatz. Hierbei werden diese zum Beispiel verwendet, die Zufriedenheit der Beschäftigten am Arbeitsplatz zu erfragen.
Checkliste für Personalfragebögen: Muster
Wichtig ist, dass mit dem Personalfragebogen alle nötigen Informationen gesammelt werden. Eine entsprechende Checkliste kann hierbei ein hilfreiches Tool sein.
Hier ein Muster einer solchen Checkliste für den Einstellungsprozess:
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- Persönliche Angaben: Vor- und Nachname, Kontaktinformationen, Anschrift
- Berufliche Laufbahn: Abgeschlossene Ausbildung/Studium, Berufserfahrung
- Kompetenzen und Fähigkeiten: Sprachkenntnisse, technische Fähigkeiten, Soft Skills
- Angaben zur Verfügbarkeit: Eintrittsdatum, erwartete Arbeitszeit
- Angaben für die Lohnbuchhaltung: Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, SteuerID
Beachte: Welche Fragen im Personalfragebogen nötig oder sinnvoll sind, ist immer abhängig von den jeweiligen Rahmenbedingungen im Unternehmen. Daher sollte man den Inhalt des Personalfragebogens auch immer an die speziellen Gegebenheiten im Unternehmen anpassen.
Welche Fragen sind zulässig?
Zulässig sind im Personalfragebogen grundsätzlich alle Fragen, die in Bezug auf das jeweilige Vorhaben im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Gleichzeitig müssen die Fragen jedoch auch die Persönlichkeitsrechte der Befragten unangetastet lassen. Unternehmen dürfen daher nicht alles fragen, was sie womöglich gerne über potenzielle Mitarbeitende wissen möchten.
Zu den im Personalfragebogen zulässigen Fragen gehören in der Regel Fragen nach grundlegenden Angaben zur Person (Name, Kontaktinformationen, etc.) oder Fragen, die für die jeweilige Stelle relevant sind (etwa abgeschlossene Ausbildung und Berufserfahrung). Weiterhin gehören auch Angaben zur Personalverwaltung (zum Beispiel Angaben für die Lohnbuchhaltung) zu den gängigen Angaben, die in Personalfragebögen abgefragt werden.
Welche Fragen sind unzulässig?
Um auch aus rechtlicher Sicht auf der sicheren Seite zu sein, solltest Du wissen, welche Fragen im Personalfragebogen nicht erlaubt sind – der Gesetzgeber macht hier konkrete Vorgaben. Diese ergeben sich vor allem aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nicht erlaubt sind grundsätzlich Fragen, die in die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer eingreifen.
Hier einige Fragen, die in Personalfragebögen unzulässig sind:
- Gesundheitszustand:
Gesundheit ist generell Privatsache. Fragen nach dem Gesundheitszustand sind daher meist nicht zulässig. Mögliche Ausnahmen sind etwa Fragen bezüglich ansteckender Krankheiten, da es hier auch um die Fürsorgepflicht für andere Angestellte geht. - Schwangerschaft:
Die Frage nach einer eventuell vorliegenden Schwangerschaft von Mitarbeitenden ist nicht erlaubt. Generell genießen Schwangere auf der Arbeit einen besonderen Schutz in Form des Mutterschutzes. - Fragen bezüglich Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit:
Derartige Fragen sind unzulässig, da sie bestimmte Partei- oder Gewerkschaftsmitglieder benachteiligen könnten.
Beachte: Welche Fragen letztendlich zulässig sind, hängt zum Teil von den individuellen Umständen ab. In einigen Fällen können für Fragen, die normalerweise nicht zulässig sind, Ausnahmeregelungen greifen. Wir empfehlen daher, jede im Personalfragebogen vorkommende Frage individuell und umfassend auf ihre Rechtmäßigkeit zu prüfen.
Wie ist der Betriebsrat bei geplanten Personalfragebögen zu beteiligen?
Der Betriebsrat hat bei der Gestaltung von Personalfragebögen ein umfassendes Mitbestimmungsrecht. So sieht es das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vor. Hierbei hat dieser unter anderem das Recht, über geplante Maßnahmen informiert zu werden und darf bei der Einführung oder Änderung von Personalfragebögen mitwirken.
Mit seinem Mitbestimmungsrecht sorgt der Betriebsrat in erster Linie dafür, dass die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer geschützt werden. Etwa wird überprüft, dass nur Fragen gestellt werden, die für den jeweiligen Zweck (etwa die Einstellung neuer Mitarbeitender) erforderlich sind oder dass keine nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz unzulässigen Fragen vorkommen.
Weicht man als Arbeitgeber von der Mitbestimmung des Betriebsrates oder den vereinbarten Beurteilungsgrundsätzen ab, kann der Betriebsrat Unterlassungsanspruch beim Arbeitsgericht geltend machen.
Personalfragebögen und Datenschutz
Auch beim Personalfragebogen gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur im Rahmen der gesetzlichen Gegebenheiten verarbeitet werden – hierbei bezieht man sich auf die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Wichtige Datenschutzbestimmungen, die für Personalfragebögen gelten, sind:
- Datensparsamkeit:
Es dürfen nur Informationen erfasst werden, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. - Transparenz:
Die betroffenen Personen müssen darüber informiert werden, zu welchem Zweck die jeweiligen Daten erfasst werden. - Sicherheit:
Es müssen angemessene Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten und sie vor Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. - Betroffenenrechte:
Die Befragten haben für die erhobenen Daten das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.
Personalfragebögen online ausfüllen
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden oder Bewerbern den Personalfragebogen mittlerweile in digitaler Form bereit. So können diese den Fragebogen etwa auch gemütlich von zu Hause aus ausfüllen. Oft stellen die Unternehmen den zu befragenden Personen hierfür einen Link bereit, der sie zu einer entsprechenden Webseite mit dem Personalfragebogen führt oder es wird eine spezielle Software verwendet, in der man Personalfragebögen individuell erstellen kann.
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Personalfragebögen als digitale Vorlage: Vorteile
Im Vergleich zum analogen Vorgänger erleichtert der digitale Personalfragebogen den Prozess der Informationsbeschaffung erheblich.
Vorteile, die Du mit der digitalen Variante gewinnst, sind etwa:
- Zeitersparnis:
Digitale Fragebögen können schnell und einfach online ausgefüllt werden. Somit wird der Prozess insgesamt beschleunigt. - Steigerung der Effizienz:
Durch die automatische Datenverarbeitung wird für eine schnelle und genaue Erfassung von Informationen gesorgt – der Verwaltungsaufwand sinkt und die Effizienz steigt. - Mehr Flexibilität:
Digitale Personalfragebögen können einfach angepasst und aktualisiert werden. Hierzu gehören sowohl die Angaben der Befragten als auch der Inhalt des Fragebogens an sich. - Verbesserter Datenschutz:
Durch den Einsatz von Passwortschutz und modernen Verschlüsselungstechnologien werden personenbezogene Daten besser geschützt als bei Papierfragebögen.
Personalfragebögen und unsere moderne Arbeitswelt
Personalfragebögen sind im Personalmanagement ein wichtiges Werkzeug, um relevante Informationen über Bewerber und bestehende Mitarbeitende zu sammeln. Heutzutage spielt hierbei gerade der Aspekt des Datenschutzes eine wichtige Rolle – und mit den richtigen digitalen Hilfsmitteln kannst Du auch in Deinem Unternehmen für die nötige Sicherheit sorgen.
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