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Personalbedarfsplanung: So gelingt es in einer digitalen Arbeitswelt
- Wie geht effektive Personalbedarfsplanung?
- Welche Anforderungen stellt die moderne Berufswelt?
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Die Personalbedarfsplanung ist für Unternehmen ein entscheidender Prozess in der langfristigen Unternehmensentwicklung. Das Ziel: Den Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften so decken, dass die operativen und strategischen Zielsetzungen im Unternehmen erreicht werden – auch in einer sich stetig wandelnden Marktumgebung. Die Digitalisierung spielt hierbei eine immer größere Rolle.
Denn neben einem vorausschauenden Blick in die Zukunft braucht man für eine effektive Personalbedarfsplanung vor allem eines: Flexibilität! Viele Unternehmen haben bereits den Wert digitaler Unterstützung bei der Planung unternehmensinterner Abläufe erkannt – und hierzu gehört auch die Personalbedarfsplanung. Wir verraten Dir alles Wichtige zum Thema.
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Inhaltsverzeichnis
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Was ist Personalbedarfsplanung? – einfach erklärt
Die Personalbedarfsplanung soll den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitenden im Unternehmen wirksam analysieren und planen. Hierbei muss man eine Reihe verschiedener Faktoren berücksichtigen – etwa bestehende Markttrends, aber auch die internen Unternehmensziele.
Unterschieden wird häufig zwischen kurz-, mittel- und langfristiger Personalbedarfsplanung. Denn die Anforderungen und Rahmenbedingungen für das Personalmanagement können sich je nach Zeitrahmen und Geschäftsstrategie erheblich unterscheiden. Immer im Fokus: Die Fähigkeit, flexibel auf die sich ändernden Bedingungen reagieren zu können und anpassungsfähig zu bleiben.
Unsere moderne Berufswelt stellt uns mitunter vor besondere Herausforderungen: Die stetig voranschreitende Digitalisierung, neue Technologien und ein effektives Talentmanagement unter Berücksichtigung der Erwartungen zukünftiger Arbeitnehmer müssen alle in einer effizienten Personalbedarfsplanung vereint werden – und mit den richtigen digitalen Hilfsmitteln gelingt es auch in Deinem Unternehmen!
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Welche Arten der Personalbedarfsplanung gibt es?
Der Personalbedarf in Deinem Unternehmen setzt sich aus zwei Aspekten zusammen: Zum einen solltest Du wissen, wie viele Arbeitskräfte benötigt werden, um die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Hierfür wird der quantitative Personalbedarf ermittelt. Zum anderen ist es wichtig zu wissen, über welche Qualifikationen und Kenntnisse die entsprechenden Arbeitskräfte verfügen sollten. Dies nennt man auch den qualitativen Personalbedarf. Grundsätzlich gibt es also eine qualitative und quantitative Personalplanung.
Zur Ermittlung der unterschiedlichen Arten des Personalbedarfs müssen verschiedene oft für jede Branche und jedes Unternehmen individuelle Aspekte berücksichtigt werden – denn jedes Unternehmen verfügt über einen individuellen Talentpool und geht auf seine eigene Art und Weise mit der aktuellen Situation am Markt um.
Was ist eine qualitative Personalbedarfsplanung?
Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung liegt der Fokus auf der Menge der Arbeitskräfte, die in Zukunft benötigt werden. Konkret wird also berechnet, wie viele qualifizierte Arbeitskräfte kurz-, mittel-, oder langfristig gebraucht werden, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Bei der Berechnung des quantitativen Personalbedarfs kann sich sowohl ein positiver als auch ein negativer Wert ergeben:
- Positiver quantitativer Personalbedarf:
Ein positiver Wert für den quantitativen Personalbedarf bedeutet, dass zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen – der Personalbestand muss sich erhöhen. - Negativer quantitativer Personalbedarf:
Ein negativer Wert für den quantitativen Personalbedarf bedeutet, dass mehr Arbeitskräfte vorhanden sind als zur Erreichung der Unternehmensziele benötigt werden – der Personalbestand sollte sich verringern.
Was ist eine quantitative Personalbedarfsplanung?
Für den qualitativen Personalbedarf wird der Fokus auf die Fähigkeiten der benötigten Arbeitskräfte gelegt. Das Ziel der qualitativen Personalbedarfsplanung ist es also festzulegen, welche Qualifikationen und Kompetenzen benötigt werden, um die Ziele im Unternehmen zu erreichen.
Zur Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs bietet es sich an, sich an ein paar grundlegenden Leitfragen zu orientieren:
- Welche Tätigkeiten und Aufgaben müssen erfüllt werden?
- Welche Kompetenzen sind dafür erforderlich?
- Kann das vorhandene Personal die Anforderungen erfüllen?
- Wie kann ich bestehendes Personal fördern?
- In welchen Bereichen brauche ich neues Personal?
Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es?
Abhängig von der Art des Personalbedarfs, der ermittelt werden soll, gibt es verschiedene Methoden der Personalbedarfsplanung. Wie man den Personalbedarf am besten plant, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Oft variieren diese je nach Branche und Unternehmen.
Wie Du den Personalbedarf in Deinem Unternehmen am besten planst, ist daher abhängig von den besonderen Gegebenheiten und Umständen in Deinem Unternehmen.
Tipp: Um für eine möglichst effektive Personalbedarfsplanung zu sorgen, empfehlen wir, entsprechend erfahrenes Fachpersonal zu beauftragen, das die genauen Rahmenbedingungen und Verhältnisse in Deinem Unternehmen gut kennt.
Schätzmethode
Bei Schätzverfahren zur Personalbedarfsplanung wird meist auf Erfahrungswerte von unternehmensinternen Experten und Führungskräften zurückgegriffen. Der Personalbedarf wird von diesen dann unter Anwendung verschiedener Methoden geschätzt. Solche Schätzmethoden zur Ermittlung des Personalbedarfs finden häufig in kleinen und mittelständischen Unternehmen Anwendung und reichen hier in vielen Fällen aus, um den Personalbedarf effektiv analysieren und planen zu können.
Das entsprechende Schätzverfahren kann je nach Bedarf in umfangreicher oder einfacherer Form erfolgen. Etwa fragt die Personalabteilung in größeren Unternehmen oft bei den Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen den Personalbedarf ab, sodass auf dieser Basis dann der Personalbedarfsplan erstellt wird.
Kennzahlenmethode
Für eine genauere Ermittlung des Personalbedarfs im Unternehmen bietet sich eine Form der Kennzahlenmethode an. Diese basiert auf der Verwendung von quantitativen Kennzahlen, um den zukünftigen Personalbedarf zu berechnen. Die Kennzahlenmethode zur Personalbedarfsplanung findet häufig Anwendung in größeren Unternehmen, in denen der Personalbedarf umfassend und durch die verschiedenen Abteilungen hinweg genau bestimmt werden soll.
Der grundlegende Ablauf der Kennzahlenmethode gestaltet sich folgendermaßen:
-
- Relevante Kennzaheln identifizieren:
Zuerst musst Du die relevanten Kennzahlen identifizieren, die in Deinem Unternehmen einen Einfluss auf den Personalbedarf haben. Dies könnten etwa Arbeitslastanalysen, Produktionspläne oder auch Umsatzprognosen sein. - Daten erheben und analysieren:
Anschließend werden die entsprechenden Daten gesammelt und analysiert. Bei der Datenerhebung ist es besonders wichtig, gründlich vorzugehen, um den Personalbedarf auf einer zuverlässigen Datengrundlage aufbauen zu können. - Bedarf prognostizieren:
Basierend auf den erhobenen Daten wird der zukünftige Bedarf an Arbeitskräften prognostiziert. Dies kann etwa durch mathematische Modelle, Trendanalysen oder passende statistische Verfahren erfolgen.
- Relevante Kennzaheln identifizieren:
Wichtig: Das genaue Vorgehen bei der Kennzahlenmethode ist immer individuell abhängig von den speziellen Gegebenheiten jedes Unternehmens. Daher empfehlen wir auch, den Ablauf stets an die Rahmenbedingungen des eigenen Unternehmens anzupassen.
Stellenplanmethode
Bei der Stellenplanmethode ermittelst Du den quantitativen Personalbedarf, indem Du die Summe der Stellen im Stellenplan dem tatsächlichen Personalbestand gegenüberstellst – hieraus ergibt sich dann gegebenenfalls eine Differenz, die den anfallenden Personalbedarf bildet.
Ähnlich wie die Kennzahlenmethode basiert die Stellenplanmethode zur Ermittlung des Personalbedarfs also auf genauen Berechnungen.
Hier ein vereinfachtes Beispiel für das Vorgehen bei der Stellenplanmethode:
| Marketing | Personalwesen | Vertrieb | |
|---|---|---|---|
| Personalbestand laut Stellenplan (Soll) | 21 | 33 | 28 |
| Personalbestand (Ist) | 18 | 32 | 25 |
| Personalbedarf | +3 | +1 | +3 |
Beachte: Das aufgeführte Beispiel ist eine Vereinfachung des Vorgangs bei der Stellenplanmethode. In der Praxis müssen in der Regel noch zusätzliche Aspekte (etwa das zur Verfügung stehende Recruiting-Budget) berücksichtigt werden.
Welche Hilfsmittel vereinfachen die Personalbedarfsplanung?
Mittlerweile stehen Dir eine Vielzahl an Hilfsmitteln zur Verfügung, die Dir den Prozess der Personalplanung einfacher machen und Dich dabei unterstützen können, ein für Dein Unternehmen sinnvolles Vorgehen zu entwickeln.
In vielen Unternehmen sind etwa Excel-Listen fürs Managen von zahlenbasierten Vorgängen allgegenwärtig. Einige setzen bereits auch auf spezielle Softwarelösungen, die die Personalplanung oder das Mitarbeitermanagement im Unternehmen insgesamt steuern.
Welche Lösung für Dich die optimale ist, hängt dabei sowohl von den individuellen Gegebenheiten Deines Unternehmens als auch von Deinen persönlichen Präferenzen ab.
Wusstest Du? Unsere smarte Softwarelösung fürs Mitarbeitermanagement unterstützt Dich und Dein Unternehmen umfassend bei der Personalplanung!
Personalbedarfsplanung mit Excel
Excel war lange das Hilfsmittel der Wahl, wenn es darum ging, organisatorische Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen. Auch heute werden die berüchtigten Excel-Listen in vielen Unternehmen noch verwendet. Grundsätzlich können diese hierbei als Grundlage genutzt werden, um die oben genannten Methoden zur Personalbedarfsplanung (etwa Stellenplanmethode oder Kennzahlenmethode) in einer visuell übersichtlicheren Form umzusetzen.
Um Dir das Vorgehen weiter zu erleichtern, gibt es online auch vorgefertigte Excel-Vorlagen speziell für verschiedene organisatorische Prozesse im Unternehmen – hierunter auch die Personalbedarfsplanung. Solche Vorlagen können nach Wunsch auch an die Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst werden.
Beachte: Obwohl Excel in Sachen Personalplanung lange eines der populärsten Hilfsmittel war, gibt es hierfür heute weitaus intuitivere Tools. Für ein möglichst effizientes Vorgehen empfehlen wir Dir stets eine speziell für den Zweck des Personalmanagements entwickelte Software.
Personalbedarfsplanung in der App
In unserer immer smarteren Arbeitswelt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Apps und Softwarelösungen, die speziell für das Organisieren verschiedener Prozesse in modernen Unternehmen entwickelt werden – hierunter auch Apps für die Personalplanung.
Anders als dies generell bei Excel-Listen der Fall ist, können solche Apps besonders dabei helfen, diese Prozesse auf weitere Plattformen auszuweiten – etwa Smartphones oder Tablets. Somit kannst Du auch die Flexibilität von mobilen Endgeräten bei der Unternehmensplanung für Dich nutzen.
Neben Lösungen für einzelne Vorgänge (etwa Apps speziell für die Personalbedarfsplanung) gibt es auch umfassende Komplettlösungen fürs Mitarbeitermanagement insgesamt. Diese haben es zum Ziel, die organisatorischen Vorgänge im Unternehmen so umfangreich zu digitalisieren, dass Du Dich wieder vollumfänglich auf das Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Effiziente Personalbedarfsplanung in einer digitalisierten Berufswelt
Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, muss man vor allem anpassungsfähig sein. Konkret sollte man möglichst flexibel auf Veränderungen am Markt und speziell der eigenen Branche reagieren können. Wir sind der Überzeugung: Mit digitalen Hilfsmitteln sind Unternehmen bestens auf die Arbeitswelt von morgen vorbereitet! In einer zunehmend digitalisierten Berufswelt ist ein effektives Vorgehen bei der Deckung des Personalbedarfs besonders wichtig – und durch die Nutzung moderner Hilfsmittel zur Analyse und Planung kannst Du ein erfolgreiches Personalmanagement auch in Deinem Unternehmen erfolgreich umsetzen.
Mit der modernen Softwarelösung von e2n bringst Du das Mitarbeitermanagement in Deinem Unternehmen auf ein neues Level: Personalmanagement, Zeiterfassung, Dienstplanung und Controlling werden vereint in einer umfassenden Software. Unser Ziel ist es, das Mitarbeitermanagement in Deinem Unternehmen so weit zu vereinfachen, dass Du den Fokus wieder auf das eigentliche Geschäft legen kannst. Wenn Du mehr wissen willst: In einer Online-Präsentation beantworten wir Dir gerne all Deine Fragen und erläutern Dir Deine Vorteile mit e2n – kostenlos und unverbindlich.
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