Du hast mehr als 50 Beschäftigte in Deinem Unternehmen? Dann solltest Du jetzt die Ohren spitzen: Denn spätestens ab dem 17. Dezember 2023 gilt ein neues Gesetz, was Dich betrifft. Dabei handelt es sich um das Hinweisgeberschutzgesetz. Es dient dem besseren Schutz von Whistleblowern – also Personen, die im Unternehmen auf Missstände hinweisen. Dieses Gesetz kannst Du nutzen, um das Wohlfühlklima in Deinem Betrieb zu steigern! In diesem Artikel erfährst Du, wie Dir das gelingt, welche Schritte Du nun genau einleiten musst und wie wir das bei e2n gelöst haben.
Hinweisgeberschutzgesetz: Was ist das?
Am 2. Juli 2023 trat in Deutschland das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Hintergrund war eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2019, die alle Mitgliedsstaaten zur Umsetzung verpflichtete. Doch was steckt dahinter?
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden müssen einen internen Meldeweg für Hinweisgebende einführen. Dabei sollen persönliche, mündliche und schriftliche Meldungen zugelassen werden. Außerdem soll eine verantwortliche Person festgelegt sein, die diese Meldungen bearbeitet und Maßnahmen in die Wege leitet. Dabei gilt:
- Anonyme Hinweise müssen bearbeitet werden (jedoch müssen Betriebe nicht zwingend anonyme Einsendungen ermöglichen)
- Die Vertraulichkeit des Whistleblowers sowie der genannten Personen muss gewahrt werden.
- Nicht autorisierte Mitarbeitende dürfen keine Einsicht auf die Hinweise haben.
Das Gesetz gilt grundsätzlich ab dem genannten Tag, jedoch haben Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Whistleblower können übrigens neben aktuellen Beschäftigten auch ehemalige Mitarbeitende, Bewerber oder Leiharbeitnehmer sein. Auch Selbstständige, Freiberufler und Lieferanten sowie Anteilseigner können Meldungen abgeben.
Wer gegen das Gesetz verstößt und kein entsprechendes System einführt, kann mit bis zu 50.000 Euro belangt werden. Dabei gibt es allerhand Gründe, die zusätzlich für das Einführen eines Hinweisgebersystems sprechen.
Meldung eingegangen – und nun?
Sobald eine Information über das Hinweismeldesystem eingereicht wurde, hat das Unternehmen 7 Tage Zeit, den Eingang zu bestätigen. Danach folgt ein Zeitraum von 3 Monaten, in denen der Whistleblower über die geplanten oder bereits erfolgten Maßnahmen informiert werden muss. Mögliche Folgemaßnahmen können sein:
- Interne Nachforschungen einleiten
- Maßnahmen treffen, um den Fall zu lösen
- Verfahren einstellen, falls Beweise fehlen
- Fall weiterleiten an andere Behörde
In jedem Fall muss die Hinweismeldung vertraulich dokumentiert werden – je nachdem über welchen Kanal sie eingegangen ist. In der Regel müssen die Dokumentationen 3 Jahre nach Ende des Verfahrens gelöscht werden.
Vorteile für Deine Unternehmenskultur
Natürlich steht ein Wohlfühlklima im Betrieb an oberster Stelle, bei dem man auf Kollegen zugeht und über Meinungsverschiedenheiten diskutieren kann. Im direkten Gespräch lassen sich Situationen meist schneller klären und Lösungen finden. In diesem Zusammenhang können wir Dir die Schulungen unserer e2n academy sehr ans Herz legen: Dort lernst Du von Trainerin Franziska, wie Du erfolgreich Mitarbeitergespräche führst sowie alles rund ums Feedbackgeben – um eine positive Atmosphäre im Team zu schaffen.
Zusätzlich ist eine digitale interne Meldestelle für eine offene Kommunikation von Vorteil. Themen können beispielsweise Umweltschutz, Datenschutz und Informationssicherheit, aber auch inakzeptables Verhalten oder Interessenskonflikte sein. Gerade hier werden die Vorteile schnell klar:
- Meldungen lassen sich vertraulich einreichen: So sinkt die Hemmschwelle und Probleme werden eher angesprochen. Denn gerade, wenn es zum Beispiel um Mobbing geht, kostet eine persönliche Klärung den Betroffenen viel Überwindung.
- Wenn sich die Mitarbeitenden im Betrieb wohlfühlen, steigt nachgewiesenermaßen ihre Motivation und Produktivität.
- Wenn intern die Bereitschaft für Meldungen steigt, sinken dementsprechend externe Hinweise durch Whistleblower.
Das interne Hinweisgebersystem dient somit ergänzend zum persönlichen Gespräch und schafft einen zusätzlichen Kommunikationsweg, der für eine harmonische Unternehmenskultur sorgt. Schließlich sollte es ja auch in Deinem Interesse liegen, dass sich alle Mitarbeitenden wohlfühlen und generell keine Missstände vorliegen. Schaffe daher Anreize zur Nutzung des internen Meldesystems, indem er möglichst anwendungsfreundlich ist.
Wir bei e2n ermöglichen übrigens auch anonymes Einreichen im internen Hinweismeldesystem. Das ist zwar gesetzlich nicht notwendig, schützt jedoch den Whistleblower.
Unsere Erfahrung
In den Bereichen rund ums Mitarbeitermanagement profitierst Du ganz klar von unserer Expertise. Bei anderen Themen können wir Lösungen aus unserem Partnernetzwerk vorschlagen. Dabei empfehlen wir nur, was wir selbst auch für gut befinden und im besten Fall sogar selbst nutzen. Wie in diesem Fall: Denn die neue Regelung zum Hinweisgeberschutzgesetz gilt auch für uns.
Wir nutzen hierfür die einfache und sichere cloudbasierte Lösung „PRO-DSGVO Whistle“ der Inproma GmbH. Die Daten werden gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf deutschen Servern gespeichert und anschließend gelöscht. Mit der Software kannst Du außerdem auch andere „Meldesysteme“ mit digitalisieren. Wir bei e2n haben beispielsweise unser Verbandsbuch (ja, Arbeitsschutz wird auch bei e2n GROSS geschrieben) digitalisiert. Zusätzlich kommen über den gleichen Kommunikationsweg alle Anfragen zum Thema Datenschutz ordnungsgemäß an einer Stelle zusammen. Hier findest Du weitere Informationen zum Anbieter:
