Adieu, gelber Schein – und willkommen, Digitalisierung! Von der elektronischen Krankschreibung hast Du in den letzten Monaten sicher einiges gehört: Während eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bisher mit viel Papier und Verwaltung zusammenhing, wurde nun alles vereinfacht. Aber wusstest Du schon, dass Du den Prozess auch in e2n abbilden kannst? Erfahre in diesem Artikel alles zur eAU und wie Du Krankmeldungen im Handumdrehen in e2n verwaltest.
Von der AU zur eAU: Das hat sich geändert
Wenn sich Angestellte krank fühlten, zog das bisher einen längeren Prozess nach sich: Die Person meldete sich in der Früh auf der Arbeit krank und ging daraufhin zum Arzt. Dort erhielt sie ein Papierformular in drei Ausführungen: Eins für die Krankenkasse, eins für die Arbeitsstelle und eins für die eigenen Unterlagen. Die ersten zwei musste die Mitarbeiter*in entsprechend weiterleiten.
Prozess vor der eAU
Klare Sache: Oft dauerte es mehrere Tage oder Wochen, bis alles ordnungsgemäß erledigt war. Bei rund 77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr ist das außerdem eine ganze Menge an Papier und Verwaltungsbürokratie. Eine digitale Lösung musste her – und so wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung geboren.
Bei der eAU handelt es sich um ein elektronisches Formular. Der Ablauf funktioniert nun wie folgt:
- Die Mitarbeiter*in informiert die Arbeitgeber*in, dass sie nicht zur Arbeit erscheinen kann.
- Danach sucht sie eine ärztliche Praxis auf und wird krankgeschrieben.
- Die Praxis sendet die Krankmeldung elektronisch an die Krankenkasse.
- Von dort aus kann die Arbeitgeber*in die Krankmeldung abrufen.
Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, die AU-Daten bei den Krankenkassen selbst abzurufen und müssen von den Arbeitnehmenden keine Papiermeldung erhalten.
Prozess mit der eAU
Vor- und Nachteile im Arbeitsalltag
Die eAU stellt im HR-Bereich eine große Chance dar, um Verwaltungsakten zu entlasten und Angestellten viel Zeit zu sparen. Zwar müssen vorhandene Prozesse zuerst neu betrachtet werden, die daraus entstehende Optimierung bringt jedoch Vorteile für alle Seiten:
- Arbeitnehmende müssen sich nicht mehr um die Zustellung des gelben Scheins kümmern.
- Der Verwaltungsaufwand sinkt und es spart eine Menge Zeit im HR.
- Die vollständige Dokumentation der Krankheitstage ist gesichert.
- Dadurch kann Krankengeld korrekt und pünktlich ausgezahlt werden.
Die eAU funktioniert nur in der gesetzlichen Krankenversicherung bei angeschlossenen Ärzt*innen. Alles in einem spart die eAU zwar viel Papier, der Prozess an sich wird für die Arbeitgebenden aber nicht unbedingt beschleunigt – da es mehrere Tage dauern kann, bis die eAU erfolgreich abgerufen wird.
Warum machen wir den eAU-Abruf bei e2n?
Bisher hattest Du zwei Möglichkeiten, um an die eAU zu gelangen: Entweder Du hast Dich bei sv.net angemeldet und die eAUs händisch abgerufen. Oder Dein Lohnbüro hat die Aufgabe übernommen, was dementsprechend mit mehr Zeit und teilweise zusätzlichen Kosten verbunden war.
Wir bei e2n haben es uns zur Aufgabe gemacht, Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Daher war eine logische Schlussfolgerung, unseren Kund*innen den eAU-Abruf in der Software zu ermöglichen. Über e2n kannst Du sie direkt über die digitale Personalakte abrufen und bequem verwalten. Dadurch benötigst Du kein zusätzliches Tool und hast direkt die perfekte Übersicht über alle offenen eAU-Fälle.
Jetzt stellt sich die Frage: Welche Schritte musst Du als Arbeitgeber*in gehen, um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abzurufen? e2n bietet Dir eine simple Lösung.
Wie funktioniert die eAU für Arbeitgebende mit e2n?
Zunächst mussten wir ein ausführlichen Zertifizierungsprozess durchlaufen. Jetzt funktioniert der Ablauf wie folgt:
Wie gewohnt informiert die Arbeitnehmer*in das Management über die Krankheit, z. B. telefonisch. Daraufhin lässt sich sie sich beim Arzt krankschreiben. Wie beschrieben übermittelt die Praxis die Meldung an die Krankenkasse. Danach ruft die Mitarbeiter*in in ihrer e2n perso App den Menüpunkt “Krankmeldung” auf. Dort bestätigt sie den Besuch der ärztlichen Sprechstunde und gibt die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung an.
„In e2n siehst Du als Manager*in übersichtlich in einer Liste, wer aus dem Team krank ist. Übertrage die Abwesenheiten in den Kalender, was Dir die weitere Dienstplanung erleichtert. Das alles sogar standortübergreifend. Das verschafft Dir den perfekten Überblick. Krankmeldungen aus e2n perso werden einfach per Klick bestätigt, woraufhin eine Abfrage erfolgt. Das war’s schon! „
Nina Oppel, Project Manager & e2n academy Trainer
Du möchtest Genaueres über die Verwaltung von Krankmeldungen erfahren? In unserem Handbuch findest Du weitere Informationen.
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