Dokumente digitalisieren: So solltest Du vorgehen
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- Vorgehensweisen
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Die Digitalisierung macht vor nichts Halt – auch nicht vor unserer Arbeitswelt. Und was gibt es in unserer Arbeitswelt haufenweise? Richtig: Dokumente. Gute Gründe für die Digitalisierung von Dokumenten gibt es genug. Wichtig dabei ist vor allem die Art und Weise, wie man den Digitalisierungsprozess im Unternehmen plant und umsetzt.
Sind alle Dokumente digitalisiert, geht es an die richtige Verwaltung der Daten – denn diese dürfen selbstverständlich nie in die Hände Dritter gelangen. Vom einfachen Scannen und eigenen Verwalten der Dokumente bis hin zur smarten Cloud-Lösung: In diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du zum Thema wissen musst.
Inhaltsverzeichnis
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Warum sollte man Dokumente digitalisieren?
Wir leben mitten im digitalen Zeitalter. Argumente für die Digitalisierung von Dokumenten gibt es also genügend – gerade für Unternehmen, die die Vorteile von digitalen Prozessen für sich nutzen wollen.
Wichtige Vorteile von digitalisierten Dokumenten im Unternehmen sind:
- Ortsunabhängigkeit:
Digitalisierte Dokumente können jederzeit und von überall aus abgerufen werden. - Sicherheit:
Durch digitale Backups und Datenverschlüsselung sorgst Du dafür, dass Deine Dokumente sicherer sind. - Automatisierung:
Digitale Dokumente können in die individuellen Arbeitsabläufe Deines Unternehmens integriert werden. So werden interne Prozesse (z. B. das Einreichen von Krankmeldungen) automatisiert und laufen effizienter. - Kleinerer Papierverbrauch:
Digitale Dokumente müssen nicht gedruckt werden und sparen so wertvolle Ressourcen.
Welche Dokumente sollte man digitalisieren?
Grundsätzlich sollten alle relevanten Dokumente im Unternehmen digitalisiert werden. Denn so sorgst Du dafür, dass organisatorische Prozesse automatisiert werden können und schaffst einen einheitlichen Workflow.
Beachte: Einige Dokumente müssen auch heute aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten in Papierform vorliegen. Das gilt gerade dann, wenn die digitale Aufbewahrung den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht.
Zu den Dokumenten, die auch in Papierform vorliegen müssen, gehören:
- Urkunden:
Grundbucheinträge oder notariell beglaubigte Verträge haben eine besondere Beweiskraft, die durch die digitale Kopie nicht ersetzt werden kann. - Originale:
Bei einigen Dokumenten ist das Original etwa für die Beweisführung wichtig, z. B. bestimmte Dokumente mit Unterschriften. - Steuerunterlagen:
Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege müssen unter bestimmten Voraussetzungen in Papierform aufbewahrt werden.
Kennst Du die digitale Personalakte? Mit der digitalen Personalakte von e2n hat Dein Unternehmen alle Dokumente griffbereit – immer und überall.
Wie kann man Dokumente digitalisieren?
Damit Dein Unternehmen voll in einen digitalen Workflow eintauchen kann, ist vor allem eins wichtig: Das richtige Vorgehen bei der Digitalisierung Deiner Dokumente. Dabei gibt es unterschiedliche Optionen, die sich speziell für Dein Unternehmen mehr oder weniger eignen könnten.
Im Wesentlichen gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, Akten zu digitalisieren:
- Die eigenhändige Digitalisierung und Verwaltung Deiner Dokumente
- Das Nutzen einer modernen, cloud-basierten Softwarelösung
Beachte: Welche Lösung für welches Unternehmen die beste ist, sollte immer individuell abgeklärt werden. Denn je nach Unternehmensstruktur und -größe hat jedes Unternehmen einen anderen Anspruch an eine funktionierende Digitalisierungsstrategie.
Grundsätzlich kann man jedoch sagen: Mit einer modernen, digitalen Softwarelösung bist Du in Sachen Digitalisierung auf der sicheren Seite – und so bestens vorbereitet auf die Berufswelt von Morgen.
Wusstest Du?
Der Grad der Digitalisierung verschiedener Branchen wird mit Hilfe des Digitalisierungsindex gemessen. 2023 war laut Digitalisierungsindex die IT-Branche in Deutschland Spitzenreiter, was Digitalisierung angeht. Schlusslicht war hingegen das Baugewerbe.
Der Grad der Digitalisierung verschiedener Branchen wird mit Hilfe des Digitalisierungsindex gemessen. 2023 war laut Digitalisierungsindex die IT-Branche in Deutschland Spitzenreiter, was Digitalisierung angeht. Schlusslicht war hingegen das Baugewerbe.
Eigenhändige Digitalisierung und Verwaltung
Wenn Du die Digitalisierung von Akten und Dokumenten im Unternehmen eigens angehen willst, solltest Du dabei einige wichtige Punkte beachten. Denn der Digitalisierungsprozess sollte (wie auch die Verwaltung) gut geplant und organisiert sein.
Wichtig sind:
- Auswahl der Technologie:
Dokumente, die nur in Papierform vorhanden sind, müssen extra digitalisiert werden. Am einfachsten geht das im aller Regel durch Einscannen und Speichern als PDF-Datei. - Sicherheit und Datenschutz:
Bei der Aufbewahrung und Verschlüsselung der Daten müssen rechtliche Anforderungen wie die DSGVO und andere Datenschutzgesetzte eingehalten werden. - Automatisierung und Effizienz:
Durch automatisierte Prozesse laufen die Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente und Daten in Deinem Unternehmen schneller und einfacher ab – deswegen solltest Du auf möglichst automatisierte Abläufe setzen. - Langfristige Aufbewahrung:
Zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften sollten Dokumente für einen rechtlich angemessenen Zeitraum digital aufbewahrt werden.
Tipp: Damit Deine Daten im Unternehmen langfristig erhalten bleiben, sollten regelmäßige Backups erstellt werden – so stellst Du sicher, dass es nicht zu Datenverlust kommt.
Moderne Software und Cloud-Lösungen
Moderne Softwarelösungen nehmen Dir einen Großteil der Arbeit bei der Verwaltung der Dokumente im Unternehmen ab. Beispielsweise kannst Du Personalfragebögen digital erstellen und Deinen Mitarbeitenden jederzeit über die Cloud zur Verfügung stellen. Durch den einheitlichen Workflow und die automatisierten Prozesse können sich Deine Mitarbeitenden dabei wieder mehr auf das Wesentliche konzentrieren: Das Erreichen der Unternehmensziele.
Beachte: Bereits vorhandene Dokumente, die noch nicht digitalisiert wurden, müssen in jedem Fall manuell digitalisiert werden. In Normalfall werden sie ganz einfach eingescannt und können dann z. B. als PDF weiterverwendet werden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Du eine Softwarelösung verwendest oder Deine Dokumente selbst verwaltest.
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Digitalisierte Dokumente per App
Wer in Sachen Digitalisierung noch einen Schritt weiter gehen möchte, stellt Dokumente im Unternehmen auch per App zur Verfügung: Mit der e2n perso App haben Deine Mitarbeitenden stets Zugriff auf für sie relevante Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Arbeitszeitnachweise.
Zusätzlich können Deine Mitarbeitenden mit der e2n perso App:
- Arbeitszeiten erfassen
- Dienstpläne einsehen
- Urlaubsanträge einreichen
- Krankmeldungen übermitteln
- & noch mehr
Schon gewusst? Mit e2n kannst Du aus 3 verschiedenen Methoden der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen wählen.
Plane Deine Digitalisierungsstrategie
Unsere Welt wird immer digitaler. Aus Gründen des Ressourcenschutzes, der Effizienz und der Einfachheit kommen wir im Alltag immer weniger mit Papier in Berührung. Digitalisierte Dokumente und Arbeitsabläufe können uns vor allem das Berufsleben erheblich erleichtern – sofern man das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpft!
Mit e2n kannst Du sichergehen, dass Dein Unternehmen im Bereich der Digitalisierung für die Arbeitswelt von morgen fit ist: Die smarte HR-Lösung schafft für Deinen Betrieb die nötigen digitalen Arbeitsabläufe und hilft Dir dabei, Dein Unternehmen effizienter zu managen.
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