- Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
- Ist die digitale Zeiterfassung Pflicht?
- Welches System zur Zeiterfassung ist das beste?
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Digitale Zeiterfassung: Darum solltest Du umsteigen
- Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
- Ist die digitale Zeiterfassung Pflicht?
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In vielen Unternehmen ist es heute selbstverständlich, dass die Arbeitszeiten elektronisch aufgezeichnet werden. Mit gutem Grund: Die digitale Zeiterfassung bringt eine ganze Menge Vorteile für das gesamte Unternehmen. Gerade die interne Organisation läuft einfacher & schneller, sobald die Arbeitszeiten in digitaler Form vorliegen.
Doch welche Systeme zur elektronischen Zeiterfassung gibt es und welche ist für meinen Betrieb das passende? Und wie steigt man am besten auf digitale Zeiterfassung um? In diesem Beitrag erfährst Du alles, was es zur elektronischen Zeiterfassung zu wissen gibt – nützliche Tipps & Infos inklusive!
Inhaltsverzeichnis
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Was bedeutet elektronische Zeiterfassung?
Dank elektronischer Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten im Unternehmen zuverlässig digital aufgezeichnet und verwaltet. Moderne Zeiterfassungssysteme erfassen dabei auch Pausen, Überstunden oder andere Metriken, die für die Verwaltung im Unternehmen relevant sind.
Mit Hilfe der elektronischen Zeiterfassung können moderne Arbeitszeitkonzepte wie z. B. Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit im Unternehmen effektiv umgesetzt werden. Auch können Zuschläge (etwa Sonntagszuschläge oder Feiertagszuschläge) anhand der elektronisch aufgezeichneten Arbeitszeiten schnell und genau berechnet werden.
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Ist die digitale Zeiterfassung Pflicht?
Eine grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Unternehmen besteht seit dem 13. September 2022 – damals hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem entsprechenden Grundsatzurteil so entschieden. Was bisher nicht gesetzlich festgelegt wurde, ist die Art der Arbeitszeiterfassung. Eine konkrete Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung besteht im Moment also nicht. Aus gesetzlicher Sicht spielt es zum jetzigen Zeitpunkt demnach keine Rolle, ob die Arbeitszeiten im Unternehmen elektronisch oder noch mit Stift und Papier festgehalten werden.
Tipp: Auch wenn die elektronische Zeiterfassung im Moment noch keine gesetzliche Pflicht ist, deutet ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetztes aus dem Jahr 2023 an, dass sie früher oder später zur gesetzlichen Pflicht werden wird – wer vorweggehen will, nutzt also schon heute ein modernes, digitales Zeiterfassungssystem.
Tschüss, Stundenzettel! Du bist noch auf der Suche nach dem richtigen System zur digitalen Zeiterfassung? e2n hat die passende Lösung für Dich.
Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?
Über die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung gegenüber der analogen Zeiterfassung mit Stift und Papier könnte man fast ein ganzes Buch schreiben – und durch die Nutzung moderner Zeiterfassungssysteme wird die Liste an Vorteilen sogar noch länger.
Zusammengefasst sind die wichtigsten Vorteile:
- Zeitersparnis & Effizienz:
Die automatisierte Erfassung in digitaler Form spart im Vergleich zur manuellen, analogen Erfassung eine Menge Zeit. Obendrein wird auch der Verwaltungsaufwand reduziert, was für mehr Effizienz sorgt. - Transparenz & Genauigkeit:
Dank digitaler Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten im Unternehmen fehlerfrei und genau berechnet und können von Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in transparent eingesehen werden. - Flexibilität:
Mit modernen Zeiterfassungssystemen können Mitarbeitende ihre Zeiten auch im Homeoffice oder beim mobilen Arbeiten erfassen – so können sie in den verschiedensten Situationen weiter zum Unternehmenserfolg beitragen. - Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben:
Digitale Zeiterfassungssysteme helfen Dir dabei, gesetzliche Regelungen einzuhalten, indem sie Dich automatisch darauf hinweisen, wenn z. B. die maximale Arbeitszeit nicht eingehalten wird.
Ist gesetzlich alles OK? e2n hilft Dir dabei, alle gesetzlichen Vorgaben in Sachen Zeiterfassung und HR einzuhalten – damit Du auf der sicheren Seite bist.
Welche digitalen Zeiterfassungssysteme gibt es?
Zur digitalen Zeiterfassung stehen dir verschiedene Technologien und Systeme zur Verfügung:
- Software/Apps zur Zeiterfassung:
Speziell entwickelte Apps sind die modernste Lösung, die es in Sachen Arbeitszeiterfassung gibt. Mit Apps wie der e2n me App können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten flexibel von überall aus aufzeichnen. - Digitale Terminals:
Das Terminal ist die moderne Version der klassischen „Stechuhr“. Mit Hilfe eines oder mehrerer Terminals können Angestellte sich vor Ort an festgelegten Punkten ein- und ausstempeln. - Tabellenkalkulationsprogramme (Excel):
Mit Tabellentools wie Excel können Arbeitszeiten ebenfalls digital aufgezeichnet werden. Da das Tool jedoch nicht speziell auf diesen Zweck ausgelegt ist, ist die Zeiterfassung damit im Vergleich umständlich und fehleranfällig.
Welches System zur Zeiterfassung ist das passende für mich?
Die Wahl des richtigen Zeiterfassungssystems für Deinen Betrieb hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dabei solltest Du Dich in erster Linie fragen, welche Anforderungen Du speziell an die Zeiterfassung in Deinem Unternehmen hast.
Wichtige Kriterien sind:
- Branche & Unternehmensstruktur:
Verschiedene Branchen haben oft auch unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung. Eine Bäckerei mit einer Handvoll Mitarbeitenden hat z. B. andere Ansprüche als ein größeres Unternehmen, deren Angestellte auch im Homeoffice arbeiten. - Integration mit anderen Systemen:
Eine modernes Zeiterfassungssystem sollte sich problemlos an andere HR-Systeme wie z. B. die Lohnbuchhaltung anbinden lassen – so wird die Effizienz in Sachen HR noch weiter gesteigert. - Nutzungsfreundlichkeit:
Ein gutes System zur Zeiterfassung ist einfach und intuitiv in der Bedienung, damit es von allen Beteiligten effizient genutzt werden kann. Der Fokus sollte im Unternehmen schließlich immer auf dem Kerngeschäft liegen. - Rechtliche Anforderungen:
In der heutigen Zeit ist es besonders wichtig, dass die internen Unternehmensabläufe mit geltendem Recht vereinbar sind. Die passende HR-Software unterstützt Dich dabei, indem sie Dich auf mögliche Unstimmigkeiten mit gesetzlichen Vorgaben aufmerksam macht.
Mit moderner Zeiterfassung zu mehr Erfolg im Unternehmen
Die Erfassung der Arbeitszeiten ist einer der wichtigsten organisatorischen Abläufe im modernen Unternehmen – und das aus gutem Grund. Denn korrekt erfasste Arbeitszeiten sind die Grundlage für eine ganze Reihe anderer HR-Abläufe, die für einen flüssigen Unternehmensalltag nötig sind – etwa die Lohnabrechnung oder Dienstplanerstellung.
Umso wichtiger ist es deswegen, dass Du auch in Deinem Betrieb ein modernes System zur Arbeitszeiterfassung nutzt: Mit e2n bekommst Du eine HR-Lösung, die Dich bei Deinen organisatorischen Betriebsabläufen so unterstützt, dass Du Dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren kannst: das Erreichen Deiner Unternehmensziele.
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