Überraschend, außergewöhnlich, ereignisreich – mit welchen Begriffen Du das Jahr 2020 auch beschreiben möchtest: Es hat uns einiges gelehrt. Wir haben zusammengehalten, an einigen Stellen erfolgreich improvisiert und die wichtigen Dinge im Leben zu schätzen gelernt. Doch um das vergangene Jahr soll es hier nicht gehen, denn wir wollen nach vorne blicken: Jetzt ist es wichtig, den Übergang ins neue Jahr bestens vorzubereiten. Wir helfen Dir dabei! Vollziehe einen gelungenen Jahreswechsel in E2N und starte erfolgreich ins Jahr 2021.
Guter Vorsatz: Plane Urlaub vorausschauend
Was musst Du nun bedenken, wenn es um den Jahreswechsel geht? Zunächst lohnt es sich, einen Blick auf den Resturlaub sowie die Überstunden Deiner Mitarbeiter zu werfen. Wurden genügend Urlaubstage über das Jahr genommen? Konntest Du den Urlaub Deiner Mitarbeiter gezielt steuern
Beginnen wir von vorne und betrachten das Thema Urlaub einmal aus der Vogelperspektive. Jeder Mitarbeiter hat einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub. Dieser Urlaub dient dem Arbeitsschutz, nämlich der Erholung Deiner Mitarbeiter. Bei einer 5 Tage Woche sind mindestens 20 Tage im Jahr festgelegt. Warum aber gewähren einige Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mehr Urlaub als nötig? Die Antwort ist recht simpel: Je mehr Urlaub Du Deinen Mitarbeitern ermöglichst, desto entspannter sind sie. Entspannung, genauso aber arbeitsbedingter Stress, wirken sich auf die Gesundheit Deiner Mitarbeiter aus. Gesunde und entspannte Mitarbeiter sind zufriedene Mitarbeiter und zufriedene Mitarbeiter wirken sich direkt positiv auf Deinen Unternehmenserfolg aus. Auf dieser Erkenntnis basieren unsere folgenden Tipps zur Urlaubsplanung.
- Sicher kennst Du das von Dir selbst: Bis man sich daran gewöhnt hat, abzuschalten, ist der Urlaub schon wieder vorüber. Ermuntere Deine Mitarbeiter daher dazu, ihren Urlaub ruhig mal länger am Stück zu nehmen – denn nur so zeigt die erwünschte Entspannung auch ihre Wirkung.
- Ähnlich ist es mit dem Resturlaub: Zu viel angesparter Urlaub heißt im Umkehrschluss zu wenig Auszeiten während des vergangenen Jahres.
- Wie gehst Du aber damit um, wenn doch einmal Resturlaub übrig bleibt? Unser Tipp: Ermögliche eine Übernahme ins Folgejahr oder zahle den entsprechenden Betrag aus. Urlaubsverfall führt schnell zu Unzufriedenheit. Beachte jedoch, dass die Auszahlung von Urlaub in der Regel nur dann möglich ist, wenn nach einer Kündigung der Abbau des Resturlaubs zeitlich nicht mehr möglich ist.
- Plane vorausschauend: In einer idealen Welt werden pro Monat ein Zwölftel der Urlaubstage Deiner Mitarbeiter verbraucht. Natürlich ist dies nicht immer möglich und außerdem abhängig vom Saisongeschäft. Trotzdem ist eine vorausschauende Urlaubsplanung sowohl für Dich als auch für Deine Mitarbeiter sinnvoll. Wir empfehlen, dass Deine Mitarbeiter mindestens die Hälfte ihrer Urlaubstage bereits zu Beginn des Jahres verplanen. Das schafft Planungssicherheit für beide Seiten. Solltest Du in Deinem Betrieb bestimmte Zeiten haben, an denen kein Urlaub genommen werden soll, blockiere diese direkt. Extra-Tipp für Deine Mitarbeiter: Über die E2N Perso App können sie ihre Urlaubsanträge bequem von zu Hause oder unterwegs an Dich schicken und werden per Push-Nachricht informiert, sobald dieser genehmigt wurde. Vorteil für Dich: Dies spiegelt sich direkt in Deinem Kalender und im Dienstplan.
- Nutze Deine Urlaubsquote als Kennzahl. Wenn erst gegen Ende des Jahres bemerkt wird, dass noch Urlaub genommen werden muss, wirkt sich dies direkt negativ auf Deinen Unternehmenserfolg aus. Da genau dieser Zeitraum – im Normalfall – zu den umsatzstärksten Monaten gehört, ist es selten möglich, die freien Tage zu nehmen. Der Urlaub wird also entweder ausbezahlt oder ins nächste Jahr übertragen. Genauso verhält es sich übrigens mit den Überstunden.
Planst Du also die Urlaubstage Deiner Mitarbeiter bewusst, können beide Parteien nur gewinnen. Gerade in Zeiten wie diesen rückt die Wertschätzung der eigenen Mitarbeiter noch mehr in den Fokus. Mit einem kleinen Urlaubstag als Bonus für den Einsatz oder das Vertrauen im Corona-Jahr zaubert jeder seinen Mitarbeitern ein breites Lächeln ins Gesicht.
„Ich empfehle in all meinen Workshops und Schulungen, dass die Urlaubsplanung viel vorausschauender stattfindet. Man kennt es aus anderen Branchen: Dort müssen Urlaubsanträge für das kommende Jahr bereits im Herbst abgegeben werden. So lässt sich wesentlich vorausschauender planen, im Betrieb und auch für den Mitarbeiter.”
— Simon Mohr, CEO & Co-Founder von E2N
Um das Ganze nun in E2N umzusetzen, kannst Du Dir vorstellen, Du hättest ein kleines Helferlein an Deiner Seite, das Dich geschmeidig ins neue Jahr bringt und Dich bei allen notwendigen Einstellungen im System unterstützt. Denn unser Assistent für den Jahreswechsel erleichtert Dir sowohl bei der Übernahme als auch bei der Auszahlung von Resturlaub und Überstunden sehr viel manuelle Arbeit!
Resturlaub übernehmen
Ab dem 1. Januar eines Jahres kannst Du mit dem Assistenten für alle aktiven Mitarbeiter, die ein Urlaubskonto haben, den Resturlaub aus dem vergangenen Jahr übernehmen. Du siehst bei jedem Mitarbeiter den Resturlaub aus dem Vorjahr und wie viel Jahresurlaub ihm im aktuellen Jahr zusteht sowie die sich daraus errechnete Summe.
Beispiel: Amelie verbleiben im Jahr 2020 zwei Tage Resturlaub. Im Jahr 2021 stehen ihr 28 Tage Jahresurlaub zu. Daraus ergibt sich für 2021 ein Anspruch auf 30 Urlaubstage.
Dank des Assistenten musst Du diesen Anspruch nicht für jeden Arbeitnehmer händisch ausrechnen: E2N errechnet Dir alle notwendigen Angaben automatisch! Die ganze Arbeit ist mit einem Klick erledigt.
Übrigens: In vielen Betrieben verfällt der Resturlaub nach einer gewissen Zeit, meist zum 31. März. Auch hier steht Dir E2N helfend zur Seite: Mit der Funktion Urlausverfall kannst Du den übertragenen Resturlaub des Vorjahres automatisch verfallen lassen. Denk daran, Deine Mitarbeiter im Voraus darauf hinzuweisen, bis wann sie ihre Tage verplant haben müssen.
Überstunden übertragen
Analog zum Urlaub funktioniert auch der Übertrag der Überstunden Deines Personals. Ein Klick – und die Überstunden sind ins neue Jahr übernommen. So einfach geht’s! In unserem Handbuchartikel zum Jahreswechsel findest Du zusätzliche Erklärungen zu beiden Funktionen.
Bestens vorbereitet auf die Mindestlohnerhöhung
Die Gerechtigkeit steht beim Mindestlohn im Vordergrund: Er schützt Arbeitnehmer und sichert das Existenzminimum – denn wer viel arbeitet, soll davon auch leben können. Unter das Mindestlohngesetz fallen prinzipiell alle volljährigen Arbeitnehmer, es gibt jedoch ein paar Ausnahmen wie Auszubildende oder Pflichtpraktikanten.
Seit der Einführung des Mindestlohns in 2015 (damals 8,50 Euro) wurde der Wert stetig angehoben, um den Mindestschutz für Arbeitnehmer weiterhin zu gewährleisten – und so auch in den kommenden zwei Jahren:
- zum 1. Januar 2021 auf 9,50 Euro
- zum 1. Juli 2021 auf 9,60 Euro
- zum 1. Januar 2022 auf 9,82 Euro
- zum 1. Juli 2022 auf 10,45 Euro
Der Anstieg in vier Schritten dient dazu, die mit der Erhöhung verbundene Lohnkostensteigerung für Unternehmen zu verteilen. Der Betrag ist jeweils brutto je Zeitstunde zu betrachten. Und hier kommt wieder E2N ins Spiel: Wie passt Du die Mindestlohnerhöhung in der Software am einfachsten an?
Einstellung in der Software
Zum 01.01.2021 steht bereits die erste Erhöhung an. Anstatt nun bei jedem Mitarbeiter den Stundenlohn händisch zu korrigieren, haben wir auch hier einen kleinen Helfer für Dich: Der Mindestlohn Assistent.
Ab dem 01.01.2021 werden Dir dort alle Arbeitnehmer angezeigt, die nun unter dem neuen Mindestlohn liegen. Daraufhin trägst Du in das entsprechende Feld entweder den neuen Mindestlohn ein oder einen höheren Wert (um beispielsweise direkt der nächsten Anpassung im Juli entgegenzukommen). Der Assistent hebt nun automatisch den Stundenlohn aller Mitarbeiter, die unter dem neuen Mindestlohn liegen, auf den neuen Betrag an. Bei Arbeitnehmern, die sowieso über dem Mindestlohn verdienen, ändert sich natürlich nichts.
Wichtig ist, dass Du die Anpassung des Wertes noch vor der ersten Lohnabrechnung triffst, damit alles richtig abgerechnet wird. Weitere hilfreiche Tipps findest Du in unserem Handbuchartikel zum Mindestlohn.
Nun weißt Du, wie Du mit der Mindestlohnerhöhung zum Jahreswechsel umgehst. Wir möchten Dir aber auch erklären, wie Du Dir die Erhöhung zunutze machen kannst und welche Vorteile sich für Dich ergeben.
Warum Dir die Mindestlohnerhöhung zu mehr Produktivität verhilft
Von 9,35 Euro auf 10,45 Euro brutto pro Stunde – wow, was für ein Anstieg! Was erstmal nach einer Investition klingt, verbirgt echte Chancen: Denn die Mindestlohnerhöhung kann sich direkt positiv auf Deine Produktivität auswirken.
Du kennst das sicher: Mit einer positiven Stimmung, Lob und Anerkennung erledigst Du Deine Arbeiten mit viel mehr Freude. So geht es auch Deinen Mitarbeitern. Eine kleine – wenn auch gesetzlich vorgegebene – Lohnerhöhung fühlt sich an wie eine erhöhte Wertschätzung und steigert die Zufriedenheit.
Zufriedene Mitarbeiter tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei: Sie sind engagierter, erzielen bessere Leistungen und sind eher dazu bereit, auch einmal Mehrarbeit zu übernehmen. Außerdem überträgt sich die positive Stimmung auf Deine Kunden und Gäste: Ein fröhlicher Kellner steckt mit seinem Lachen an, man fühlt sich wohl und tendiert leichter dazu, doch noch ein zusätzliches Gläschen Wein zu bestellen. So steigt Dein Umsatz, obwohl sich an den Arbeitsstunden Deines Personals nichts geändert hat – und damit steigerst Du Deine Produktivität.
An welchen weiteren Stellschrauben Du drehen kannst, um für mehr Mitarbeiterzufriedenheit in Deinem Betrieb zu sorgen, erfährst Du in unserem Blogartikel:
Auswertungen zum Jahreswechsel
Das Jahresende ist ein hervorragender Zeitpunkt, um das Vorjahr Revue passieren zu lassen und einen genaueren Blick auf Deine Daten zu werfen. Die perfekte Grundlage dafür bieten Dir die Auswertungen in E2N.
Lasse Dir hier für das vergangene Jahr alle möglichen Informationen zu Deinen Mitarbeitern anzeigen: Zum Beispiel, wer wie oft wegen Krankheit gefehlt hat oder wie viele Minus-/Plusstunden sich angesammelt haben. Mit all diesen Daten kannst Du Rückschlüsse fürs Jahr ziehen und in die Planung der nächsten Monate starten – auch in Hinsicht der Höhe Deiner Rückstellungen, die Du bilden solltest. Da das Thema Quarantäne und Kurzarbeit sicherlich auch in 2021 eine Rolle spielen wird, kannst Du Dich mit den Auswertungen besser vorbereiten und planen.
Unsere Auswertungen bieten Dir außerdem die Möglichkeit, auf Basis Deiner Zahlen Boni zu verteilen. So kannst Du zum Beispiel Mitarbeiter belohnen, die die meisten Wochenenden gearbeitet haben, die im Dienstplan für Dich immer “verfügbar” waren oder die die wenigsten Krankheitstage aufweisen.
Fakt ist: Nur wenn Du Deine Zahlen kennst und nutzt, wappnest Du Dich für die Zukunft und bist bestens vorbereitet.
Nimm Dir Zeit für Datenpflege und Ordnung
Die einen fangen an, Sport zu treiben. Andere wollen beginnen, sich vegan zu ernähren oder mit dem Rauchen aufzuhören. Doch wir haben neben einer vorausschauenden Urlaubsplanung noch einen weiteren Vorschlag für Dich: Widme Dich Deiner Datenpflege! Nutze die Zeit, die der diesjährige Jahreswechsel mit sich bringt und räume auch innerhalb der Software ein bisschen auf:
- Sind alle Daten korrekt gepflegt? Hast Du während der letzten Monate etwas schleifen lassen, was Du nun aufholen kannst? Insbesondere in der Mitarbeiterverwaltung finden sich häufig Fehler, wie falsch eingetragene Abwesenheiten oder veraltete Informationen.
- Nutzt Du bereits das volle Potenzial der Software? Entdecke neue Möglichkeiten in E2N und widme Dich beispielsweise Deinem Controlling: Denn die Zahlen liegen bereit und warten nur darauf, von Dir sinnvoll genutzt zu werden.
- Daraus ableitend kannst Du Prozesse optimieren und beispielsweise anhand Deines Controllings Deine Dienstplanung überdenken und effizienter gestalten. So sparst Du eine Menge Zeit und Geld!
Gerne unterstützen wir Dich dabei: Vereinbare kostenlose Schulungstermine mit uns! Wir schauen uns gemeinsam Deine aktuelle Situation an und arbeiten aus, welche weiteren Schritte für Dich sinnvoll sind und wie Du in Zukunft noch erfolgreicher wirtschaftest. Nutze den Jahreswechsel zu Deinem Vorteil und starte perfekt vorbereitet ins Jahr 2021!
