Plötzlich Post von der Rentenversicherung? Dann steht vermutlich eine Betriebsprüfung an. Wenn Du weißt, worauf es ankommt, kannst Du gelassen bleiben. In diesem Artikel erfährst Du, was eine Betriebsprüfung überhaupt ist, wie der Ablauf aussieht und wie Du Dich gut vorbereitest. So bist Du bei der nächsten Prüfung einen Schritt voraus.
Am Ende wartet noch ein spannender Podcast-Tipp mit echtem Insiderwissen!
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Kontrolle der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Dabei wird geprüft, ob ein Unternehmen die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt:
- Werden die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung korrekt abgeführt?
- Werden die Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern eingehalten?
Die rechtliche Grundlage bildet § 28p des Vierten Sozialgesetzbuchs (SGB IV). Hier ist festgelegt, dass Arbeitgebende regelmäßig – in der Regel alle vier Jahre – geprüft werden müssen.
So können Unstimmigkeiten früh erkannt, Beitragsausfälle verhindert und die Finanzierung der Sozialversicherung gesichert werden. Außerdem schafft die Betriebsprüfung gleiche Wettbewerbsbedingungen. Sie stellt sicher, dass sich alle Marktteilnehmenden an die gleichen Regeln halten.
Wer wird geprüft und wie oft?
Die Deutsche Rentenversicherung prüft jedes Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder Anzahl der Mitarbeitenden. Sobald ein Unternehmen sozialversicherungspflichtiges Personal beschäftigt, muss es geprüft werden.
Geprüft wird in der Regel alle vier Jahre. Dabei wird der Zeitraum der letzten vier abgeschlossenen Kalenderjahre kontrolliert. Manchmal wird aber auch vorzeitig geprüft, z. B. in diesen Fällen:
- auf Wunsch der Arbeitgeber*in
- bei Betriebsschließungen oder im Falle einer Insolvenz
- Auffälligkeiten bei früheren Prüfungen
- Hinweisen von anderen Stellen (z. B. Finanzamt, Krankenkassen)
Die Betriebsprüfung auf eigenem Wunsch kann für Arbeitgebende sinnvoll sein, die z. B. neue Vergütungsmodelle oder eine betriebliche Altersvorsorge eingeführt haben.
Ablauf der Betriebsprüfung
Gute Nachrichten: Die Betriebsprüfung wird mindestens 14 Tage im Voraus schriftlich angekündigt. Du bekommst ein Schreiben von der Deutschen Rentenversicherung, wann die Prüfung stattfindet und welche Unterlagen Du bereithalten sollst.
In der Regel betrifft das die Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung), Umlagen (Mutterschaft, Insolvenz, Unfall, Künstlersozialabgabe) und Beschäftigungsverhältnisse.
Vorbereitung:
Bereite alle relevanten Dokumente vor. Dazu gehören Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise über Arbeitszeiten, Sozialversicherungsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung sowie Prüfprotokolle früherer Prüfungen.
Prüfung vor Ort:
Die Prüfer*in kommt dorthin, wo die relevanten Unterlagen sind – also meistens direkt in Deinen Betrieb. Du kannst den Ort auch zu Deiner Steuerberater*in oder ins Lohnbüro verlegen lassen. Die Betriebsprüfung kann wenige Tage bis hin zu mehreren Wochen dauern.
Durchsicht & Nachfragen:
Die Prüfer*in kontrolliert die Daten systematisch. Dabei kann es Rückfragen geben – etwa zu ungewöhnlichen Beschäftigungsverhältnissen, Minijobs oder Zuschlägen. Auch mögliche Differenzen zwischen Arbeitszeitaufzeichnungen und Lohnabrechnung werden geprüft.
Abschlussgespräch:
Nach der Prüfung findet ein Abschlussgespräch statt. Du bekommst eine Prüfmitteilung mit dem Ergebnis. Falls es Beanstandungen gibt, können Nachzahlungen oder Korrekturen fällig werden. Bei schwerwiegenden Verstößen drohen zusätzlich Bußgelder.
Um alle notwendigen Unterlagen direkt zur Hand zu haben, ist ein digitales Tool wie e2n besonders hilfreich. In der Software sind Arbeitszeiten, Zuschläge und Personalstruktur leicht nachvollziehbar. Das erleichtert Dir die Vorbereitung und freut auch die Prüfer*in.
Digitale Betriebsprüfung (euBP)
Mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) können prüfungsrelevante Daten direkt digital an die Deutsche Rentenversicherung geschickt werden. So können Unternehmen ihre Entgeltabrechnungsdaten elektronisch bereitstellen.
Seit dem 1. Januar 2023 ist diese digitale Datenübertragung für Entgeltabrechnungsdaten verpflichtend. Auch die Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht.
Ziel der euBP ist es, den Prüfprozess für alle Beteiligten zu vereinfachen. Prüfende der Rentenversicherung können die eingereichten Daten maschinell verarbeiten und dadurch schneller auswerten. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Unternehmen – vor allem, wenn die Lohn- und Zeitdaten bereits sauber digital vorliegen.
Folgen der Betriebsprüfung
Am Ende der Prüfung bekommst Du einen Bescheid von der Deutschen Rentenversicherung. In diesem Bescheid steht, ob und wie viel Geld nachgezahlt werden muss. Das passiert, wenn aus Sicht der DRV nicht alle Sozialabgaben korrekt gezahlt wurden.
Die eigentliche Nachforderung wird aber nicht von der DRV eingezogen, sondern von der zuständigen Krankenkasse. Wenn Du die Summe in Raten zahlen möchtest, musst Du das also mit der Krankenkasse klären.
Manchmal werden zusätzlich Säumniszuschläge gefordert. Diese fallen an, wenn Beiträge nicht rechtzeitig gezahlt wurden. Der Zuschlag liegt bei 12 % pro Jahr. Säumniszuschläge können z. B. dann entstehen, wenn:
- ähnliche Tätigkeiten im Unternehmen unterschiedlich behandelt werden (z. B. Subunternehmende und Arbeitnehmende)
- eine Scheinselbstständigkeit vorliegt (z. B. LKW-Fahrer*in ohne eigenen LKW)
- Lohnbestandteile falsch abgerechnet wurden (z. B. Zuschläge für Sonn- und Feiertage)
- Prüfberichte vom Finanzamt nicht richtig ausgewertet wurden
- Schwarzarbeit vermutet wird
Säumniszuschläge setzt die DRV übrigens nur dann fest, wenn sie vorsätzliches Verhalten vermutet.
Deine Rechte
Du darfst Dich bei der Betriebsprüfung von einer Steuerberater*in oder Rechtsanwält*in begleiten lassen. Du musst also nicht allein mit der Prüfer*in sprechen.
Wenn Du eine begründete Vermutung hast, dass die Prüfer*in voreingenommen ist und nicht objektiv handelt, darfst Du sie ablehnen.
Nach der Prüfung hast Du das Recht, den Prüfbericht einzusehen. Normalerweise muss Dir die Rentenversicherung das Ergebnis der Prüfung spätestens zwei Monate nach Ende der Prüfung mitteilen. Und wenn Du mit dem Bescheid nicht einverstanden bist, kannst Du Widerspruch einlegen.
Bereit für die nächste Betriebsprüfung?
Gut vorbereitet ist halb gewonnen. Achte darauf, dass alle Lohnunterlagen vollständig und digital vorliegen – idealerweise zentral in einem System erfasst. Führe außerdem regelmäßig interne Überprüfungen durch und stimme Dich eng mit Deiner Steuerberater*in ab. So kannst Du viele typische Fehler vermeiden.
Noch mehr Insights?
In unserer neuen Podcastfolge sprechen wir mit Verena Bromma, Betriebsprüferin bei der Deutschen Rentenversicherung Nordbayern. Sie gibt spannende Einblicke in ihre tägliche Arbeit und erklärt, worauf es bei Prüfungen wirklich ankommt. Es geht um Phantomlohn, Pensionsrückstellungen und Künstlersozialabgaben.
Hinweis: Wir kontrollieren unsere Inhalte sorgfältig. Hiermit bieten wir jedoch keine Rechtsberatung und ersetzen nicht die Beratung durch eine Rechtsanwält*in oder eine Fachbehörde.
