Arbeitszeitnachweise:
Pflicht, Aufbewahrung, Prüfung

Was ist ein Arbeitszeitnachweis?

Ein Arbeitszeitnachweis dient dazu, die erfasste Arbeitszeit eines Mitarbeiters während eines bestimmten Zeitraums zu dokumentieren. Dadurch wird sichergestellt, dass beispielsweise Arbeitszeitregelungen eingehalten und Überstunden aufgezeichnet werden. Es handelt sich also um einen Beleg der geleisteten Arbeitsstunden, der dabei hilft, gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeit einzuhalten und im Streitfall für Klarheit zu sorgen. Außerdem unterstützen die Nachweise bei einer effizienten Personalplanung und -steuerung sowie bei Projektplanungen. Zusätzlich lässt sich die Produktivität analysieren und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken. Gerade digitale Systeme erleichtern die Nachweisführung enorm, da sie einfach zu handhaben sind und Nutzer von einer genauen Protokollierung profitieren.

Wer muss Arbeitszeitnachweise führen?

Arbeitszeitnachweise müssen die Personen führen, die generell zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Alle Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren – nur die Art der Erfassung ist nicht festgelegt.

Die Pflicht kann dabei auf die Angestellten übertragen werden. Somit muss sich jeder Mitarbeiter selbst um die Erfassung kümmern oder die Aufgabe wird beispielsweise an den Abteilungsleiter übertragen. Bei mobiler Arbeit wie Homeoffice ist daher ebenfalls erlaubt, dass Angestellte ihre Zeiten unabhängig von der Arbeitsstätte erfassen – beispielsweise in einer Browseranwendung oder App wie e2n perso. Dennoch bleibt der Arbeitgeber dafür verantwortlich, die ordnungsgemäße Erfassung zu prüfen und sollte sie in Stichproben kontrollieren.

Wer muss keine Arbeitszeitnachweise führen?

Nach aktuellem Stand müssen Unternehmen, die weniger als 10 Mitarbeitende beschäftigen, nicht zwingend elektronische Arbeitszeitnachweise führen. Sie dürfen also in analoger Form auf Papier erfolgen. Zusätzlich gibt es eine Handvoll Personengruppen, die gänzlich von der Pflicht ausgenommen sind:

Wir empfehlen Dir genau zu prüfen, ob eine Person wirklich eine leitende Position hat, da nicht jede Führungskraft in diesen Bereich fällt. Hinterfrage daher im Detail, um stets auf der sicheren Seite zu sein.

Wie lange muss man Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

In Deutschland müssen Arbeitszeitnachweise gemäß § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) aufbewahrt werden. Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber die Arbeitszeitnachweise ihrer Mitarbeitenden für diesen Zeitraum archivieren müssen. Diese Frist beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Es ist wichtig, die Nachweise ordnungsgemäß aufzubewahren, da sie im Falle von Kontrollen durch die Arbeitsaufsicht oder bei Streitigkeiten über Arbeitszeiten als Beweismittel dienen können. Mit e2n bist Du auf der sicheren Seite: Wir kümmern uns um die Datensicherung und Du kannst Dich ganz entspannt zurücklehnen.

Wer prüft Arbeitszeitnachweise?

Arbeitszeitnachweise werden in Deutschland von verschiedenen Stellen geprüft. Die wichtigsten Beteiligten sind:

Die Prüfung von Arbeitszeitnachweisen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer ihre gesetzlichen Rechte hinsichtlich Arbeitszeit und Überstunden erhalten und um die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu gewährleisten.

Wie sehen Arbeitszeitnachweise aus?

Der exakte Inhalt variiert je nach Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen. Im klassischen Sinne handelt es sich dabei um ein Blatt Papier, das den Namen des Mitarbeiters, das Datum, Arbeitsbeginn- und -ende sowie Pausen abbildet und unterschrieben wird.

In digitaler Form ist das gleich viel übersichtlicher: Sobald ein Mitarbeiter in e2n stempelt, wird seine Arbeitszeit erfasst. Diese kann in e2n perso beziehungsweise über den Manager Zugang eingesehen werden und liefert somit ebenfalls einen gültigen Arbeitszeitnachweis. Auf Wunsch lässt sich der Nachweis aus e2n auch ausdrucken und verfügt dann über ein Feld für die Unterschrift von Arbeitnehmer- und geber. Der digitale Nachweis ist jedoch völlig ausreichend und dient als vollwertiger Beleg für die geleistete Arbeitszeit.