Arbeitsplan – Die smarte
- Effiziente Planung von Schichten
- Transparenz für Dich und Deine Mitarbeitenden
- Umsatzgestützte Personaleinsatzplanung
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Während in Produktionsbetrieben der Begriff Arbeitsplan verwendet wird, bezeichnet man diesen in Dienstleistungsbetrieben meist als Dienstplan. Ein durchdachter Dienstplan optimiert die betrieblichen Abläufe, sorgt für einen effizienten Personaleinsatz und fördert den Unternehmenserfolg. Auf dieser Seite erfährst Du alles Wichtige zum Thema Arbeitsplanung – von den Aufgaben eines Arbeitsplans bis zur Erstellung und typischem Aufbau.
e2n optimiert die Personaleinsatzplanung und erleichtert den Arbeitsalltag für alle Beteiligten. Die intuitive Schichtverwaltung ermöglicht den Mitarbeitenden eine einfache Eingabe ihrer Verfügbarkeit und dem Arbeitgeber eine schnelle Zuweisung von Schichten. Die intelligente, vorausschauende Planung berücksichtigt Umsatz, Kosten und weitere relevante Faktoren. Transparenz steht dabei immer im Mittelpunkt.
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Inhaltsverzeichnis
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Welche Aufgaben hat ein Arbeitsplan?
Der Arbeitsplan ist in Dienstleistungsbetrieben ein wesentliches personalwirtschaftliches Mittel zur zeitlichen und räumlichen Einteilung von Mitarbeitenden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Arbeitszeiten effizient zu planen, um den quantitativen und qualitativen Personalbedarf abzudecken und damit einen ordnungsgemäßen Betriebsablauf sicherzustellen. Er unterstützt den Arbeitgeber bei der Schichtplanung, berücksichtigt Mitarbeiterpräferenzen und regelt Vertretungsregelungen für unvorhergesehene Ausfälle.
Durch einen gut organisierten Dienstplan behält das Unternehmen den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden und stellt die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicher. Darüber hinaus dient der Dienstplan als wichtiges Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten. Die rechtzeitige Kommunikation des Plans an die Mitarbeitenden fördert die Planungssicherheit und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Wie erstellt man einen Arbeitsplan?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsplan zu erstellen:
- Manuell auf Papier: Diese Methode ist jedoch sehr zeitaufwendig und bietet nur eine begrenzte Flexibilität bei Änderungen.
- Excel: Zwar gibt es einige Automatisierungsmöglichkeiten, allerdings ist die Übersichtlichkeit eingeschränkt und Änderungen lassen sich nur schwer nachvollziehen.
- Digitale Software: Spezialisierte Personalplanungssoftwares wie e2n bieten umfassende Funktionen für die effiziente Erstellung, Verwaltung und Kommunikation von Dienstplänen.
So einfach funktioniert die Dienstplanung mit e2n:
Zuerst werden die Verfügbarkeiten aller Beschäftigten erfasst. Mitarbeitende können über den persönlichen e2n perso Zugang die gewünschten Arbeitszeiten eingeben und Abwesenheiten beantragen.
Anschließend wird ein Schichtplan erstellt, der sich am geplanten Umsatz orientiert und Aspekte wie Tag, Umsatz, Wetter und Termine berücksichtigt. Mit e2n hat man alle relevanten Informationen immer im Blick.
Dann geht es an die Einteilung der Mitarbeitenden. Entweder teilst Du bestimmte Personen nach eigenem Wunsch ein oder sie bewerben sich über die perso App für Schichten.
Sobald die Planung abgeschlossen ist, wird der Dienstplan freigegeben und die Mitarbeitenden können ihre Schichten einsehen. Mit einem Klick werden sie über ihre Schichten per E-Mail und/oder Push-Nachricht informiert.
Wie ist ein Arbeitsplan aufgebaut?
Ein tabellarischer Arbeitsplan strukturiert die Informationen über die Arbeitszeiten und Schichten des Personals. In den Spalten werden die Daten sowie die Soll- und Ist-Zeiten eingetragen. In den Zeilen sind die Mitarbeitenden aufgelistet und in den entsprechenden Zellen sind die jeweiligen Schichten mit Schichtbeginn und -ende vermerkt. In e2n werden die Mitarbeitenden auch einem Arbeitsbereich zugeordnet. Zusätzliche Informationen wie Pausen oder Abwesenheiten können ebenfalls eingegeben werden. Durch den Einsatz automatisierter Software werden Abweichungen markiert und gesetzliche Verstöße, wie die Überschreitung der Höchstarbeitszeit, angezeigt. Dadurch wird die Dienstplanerstellung vereinfacht und optimiert.
Arbeitsplan Beispiel
Ein Arbeitsplan für einen Gastronomiebetrieb könnte wie folgt aussehen:
- Datum: Der Dienstplan umfasst eine Woche, beginnend am 1. August 2023. Wir empfehlen, den Plan immer direkt für einen ganzen Monat zu schreiben, nur die Ansicht ist wochenweise.
- Bereiche: In einem Gastronomiebetrieb gibt es verschiedene Bereiche, die unterschiedliche Anforderungen an das Personal stellen, zum Beispiel Küche, Service, Bar. Diese müssen im Plan berücksichtigt werden, um einen funktionierenden Betrieb sicherzustellen.
- Schichten: Für jeden Bereich werden Schichten definiert – zum Beispiel Früh-, Mittel- und Spätschicht. Diese Schichten entsprechen den spezifischen Bedürfnissen jedes Bereichs.
- Mitarbeiter: Jede Schicht in jedem Bereich wird Mitarbeitenden zugeteilt, um die Abdeckung zu gewährleisten. Dabei werden die Arbeitsverträge der Mitarbeitenden, ihre Qualifikationen und Erfahrungen berücksichtigt.
Wenn Du konkrete Fragen dazu hast oder Interesse daran hast, einen digitalen Arbeitsplan für Deinen Betrieb zu erstellen – dann kontaktiere uns unverbindlich und teste unsere Software kostenlos 7 Tage lang.
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