Arbeitszeiterfassung – Pflicht, Gesetz & Modelle

Ist die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Laut dem Stechuhr-Urteil des Bundesarbeitsgerichts am 13. September 2022 ist die Lage eindeutig: Alle Arbeitgeber in Deutschland sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Die exakten Rahmenbedingungen waren zu dem Zeitpunkt jedoch noch nicht geklärt, sodass weiterhin auch auf Papier dokumentiert wurde.

Der 19. April 2023 brachte Klarheit mit sich: Der Gesetzesentwurf des Arbeitsministeriums sieht vor, dass Unternehmen verpflichtend elektronisch die tägliche Arbeitszeit dokumentieren müssen. Somit sollen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit mittels Software, Terminal oder einer App erfasst werden. Dieser Gesetzesentwurf muss jedoch zunächst durch das Kabinett und daraufhin durch das parlamentarische Verfahren, um offiziell zu gelten.

Für wen gilt die Pflicht der Arbeitszeiterfassung?

Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer aufzeichnen. Lediglich die Form der Aufzeichnung kann sich unterscheiden.

Es gibt jedoch die Möglichkeit, die Pflicht auf die Angestellten zu delegieren. Das bedeutet, dass sich die Arbeitnehmer selbst um die Aufzeichnung kümmern müssen oder Dritte (wie Abteilungsleiter oder Schichtführer) diese Aufgabe übernehmen. Gerade bei mobiler Arbeit wie Homeoffice oder Außendienst ist das ein essenzieller Punkt, da die Arbeitszeiterfassung dort unabhängig vom Betriebsort erfolgen muss. Eine App oder Browseranwendung erleichtert diesen Prozess enorm. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber trotz Delegation für die ordnungsgemäße Erfassung verantwortlich ist und diese stichprobenartig kontrollieren sollte.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden müssen voraussichtlich keine elektronische Arbeitszeiterfassung vornehmen, eine Dokumentation auf Papier reicht aus. Einige wenige Personengruppen sind komplett von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen:

Prüfe jedoch genau, bei welchen Personen es sich um leitende Angestellte handelt – denn nicht jede Führungskraft fällt unter diesen Begriff. Unter Umständen sollte dies im Einzelfall hinterfragt werden.

Welches Gesetz gibt es zur Arbeitszeiterfassung?

Gemäß § 3 Abs. 1 ArbSchG müssen Arbeitgeber alle erforderlichen Maßnahmen treffen, um die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Dafür müssen sie ein geeignetes Umfeld und erforderliche Mittel bereitstellen. Am 13. September 2022 entschied das BAG, dass dies auch die Pflicht der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems beinhaltet. Dieses System soll Beginn sowie Ende – und damit die komplette Arbeitszeit inklusive Überstunden erfassen. Somit wird ermöglicht, dass Ruhezeiten sowie Höchstarbeitszeiten eingehalten werden, was zum Gesundheitsschutz beiträgt.

§ 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet derzeit alle Arbeitgeber dazu, die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die komplette Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen zu erfassen.

Wann kommt das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

Am 13. September 2022 wurde beschlossen, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab sofort gilt. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Bei der Thematik der elektronischen Zeiterfassungspflicht handelt es sich bisher nur um einen Gesetzentwurf. Wann genau das neue Gesetz kommt, bleibt abzuwarten. Für die geplante Umstellung auf die elektronische Zeiterfassung wird es definitiv eine Frist geben, die von der Unternehmensgröße abhängt:

Was hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September beschlossen?

Bisher bestand in Deutschland nur die Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden und Sonntagsarbeit. Nur in bestimmten Wirtschaftszweigen wie in Gaststätten oder im Baugewerbe mussten Arbeitszeiten vollständig erfasst werden. Aufzeichnungspflichtig waren außerdem geringfügig sowie kurzfristig Beschäftigte.

Am 13. September 2022 wurde die Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Unternehmen beschlossen. Nur die konkreten Rahmenbedingungen mussten noch geklärt werden – wie zum Beispiel, ob die Erfassung elektronisch stattfinden muss oder auch analoge Methoden erlaubt sind. Das bedeutet, der Gesetzgeber musste nachziehen und klar definieren, auf welche Art Arbeitgeber die Zeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren sollen. Wer keine Arbeitszeiten erfasst, verstößt gegen das Arbeitsschutzgesetz und riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro.

Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung?

Der Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung bringt sowohl die Rechte der Arbeitnehmer als auch die unternehmerischen Bedürfnisse in Einklang. Dabei muss bei der Umsetzung von Arbeitszeiterfassungssystemen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union berücksichtigt werden.

Arbeitnehmer haben das Recht auf Auskunft über ihre erfassten Arbeitszeiten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten. Auch müssen die Daten in einer Form bereitgestellt werden, die Mitarbeitende einfach verstehen und überprüfen können. Eine mögliche Lösung zur Wahrung der Privatsphäre könnte die Verwendung von anonymisierten oder pseudonymisierten Daten sein, um die Identifizierung von Einzelpersonen zu erschweren.

Insgesamt ist der Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung besonders wichtig, um die Privatsphäre der Arbeitnehmer zu schützen und gleichzeitig die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Wir empfehlen Dir sicherzustellen, dass Dein Arbeitszeiterfassungssystem den rechtlichen Anforderungen entspricht und transparente Kommunikation sowie geeignete Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet, um einen angemessenen Schutz der Arbeitszeitdaten sicherzustellen. Mit e2n bist Du hierbei auf der sicheren Seite und bist beim Thema Datenschutz bestens beraten. Wenn Du Fragen hast, kannst Du uns jederzeit kontaktieren und wir helfen Dir gerne weiter!

Gilt die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung nur in Deutschland?

Nein. Die Entscheidung des BAG vom 13. September 2022 bezieht sich auf ein Urteil des EuGH. Dieses betraf die Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie, die alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union zur Umsetzung der Vorgaben verpflichtet. Somit sind alle Mitglieder der EU zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten verpflichtet. Wichtig zu erwähnen ist jedoch, dass jeder Mitgliedstaat selbst entscheiden kann, welche konkreten Maßnahmen ergriffen werden und wie genau die Erfassungspflicht umgesetzt wird. Zum Beispiel gelten in den Niederlanden und in Spanien besonders strenge Regeln zum Wohle der Mitarbeitenden, während es in Frankreich eher locker gehandhabt wird.

Welche Modelle gibt es für die Zeiterfassung?

Ein System für Arbeitszeiterfassung sollte die elektronische Dokumentation auf täglicher Basis ermöglichen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Erfassung muss für den Mitarbeiter intuitiv sein und Vertrauen schaffen – denn das Ziel ist die faire Bezahlung der geleisteten Arbeitsstunden und der Gesundheitsschutz. Zur Auswahl steht grundsätzlich:

Digitale Lösungen ermöglichen schnelle Abläufe und bieten eine Menge Transparenz. Zwar mögen die Anschaffungskosten zunächst höher liegen, diese werden jedoch durch die Zeitersparnis in der täglichen Arbeit schnell ausgeglichen.