- Welchen Zweck erfüllen Personalfragebögen?
- Welche Fragen sind erlaubt und welche nicht?
- Welche Vorteile bieten digitale Fragebögen?
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Personalfragebögen: Zweck, Inhalt & weitere Infos
- Welchen Zweck erfüllen Personalfragebögen?
- Welche Fragen sind erlaubt und welche nicht?
- Welche Vorteile bieten digitale Fragebögen?
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Personalfragebögen richten sich im Unternehmen vor allem an zwei Gruppen: Bewerber*innen und neue Mitarbeitende. Dementsprechend kommen sie oft im Einstellungsprozess zum Einsatz. Dabei werden in Form einer Zusammenstellung ausgewählter Fragen wichtige Informationen über neue oder potenzielle Angestellte gesammelt.
In so gut wie jedem größeren Unternehmen werden Personalfragebögen heutzutage zur Informationsbeschaffung verwendet. Und das aus gutem Grund: Personalfragebögen reduzieren den Aufwand für die Personalabteilung, stellen sicher, dass alle relevanten Daten vorhanden sind – und schaffen so Vergleichbarkeit.
Inhaltsverzeichnis
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Was sind Personalfragebögen?
Personalfragebögen sind Dokumente, mit denen relevante Informationen über (potenzielle) Mitarbeitende erfragt werden. Für diesen Zweck enthalten diese oft Fragen über Qualifikationen, Fähigkeiten oder persönliche Eigenschaften der entsprechenden Personen.
Als wichtiges Tool des Personalmanagements können Personalfragebögen den Auswahlprozess bei der Einstellung neuer Angestellter unterstützen. Darüber hinaus können mit Personalfragebögen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfragt oder Entwicklungsmaßnahmen geplant werden.
Personalfragebögen gibt es klassisch in Papierform oder digital – etwa über eine Webseite oder entsprechende Software. Um mit dem digitalen Zeitgeist mitzuhalten, empfehlen wir Dir stets, verwalterische Prozesse zu digitalisieren.
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Wann muss ich einen Personalfragebogen ausfüllen?
Personalfragebögen kommen oft im Bewerbungs- oder Einstellungsprozess zum Einsatz. Grundsätzlich können sie jedoch in allen Phasen des Beschäftiungsverhältnisses vorkommen:
- Bei Beginn eines Arbeitsverhältnisses:
Arbeitgebende brauchen persönliche Daten, um z. B. den Arbeitsvertrag zu erstellen, die Lohnabrechnung vorzubereiten oder Mitarbeitende bei den Sozialversicherungen anzumelden. - Bei Änderungen der persönlichen Daten:
Stehen bei Angestellten Änderungen verschiedener persönlicher Daten an (z. B. Bankverbindung, Adresse, Steuerklasse, etc.), können ebenfalls Personalfragebögen zum Einsatz kommen. - Bei internen Wechseln:
Wenn Mitarbeitende in eine andere Abteilung versetzt werden und zusätzliche Angaben benötigt werden, sind Personalfragebögen auch ein nützliches Hilfsmittel.
Checkliste für Personalfragebögen: Muster
Du willst sichergehen, dass mit Deinem Personalfragebögen alle wichtigen Infos gesammelt werden? Unsere Checkliste kann dir dabei helfen!
Hier ein Muster einer Checkliste für den Einstellungsprozess:
- Persönliche Angaben:
Vor- und Nachname, Kontaktinformationen, Anschrift - Berufliche Laufbahn:
Abgeschlossene Ausbildung/Studium, Berufserfahrung - Kompetenzen und Fähigkeiten:
Sprachkenntnisse, technische Fähigkeiten, Soft Skills - Angaben zur Verfügbarkeit:
Eintrittsdatum, erwartete Arbeitszeit - Angaben für die Lohnbuchhaltung:
Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, SteuerID
Beachte: Welche Fragen im Personalfragebogen nötig oder sinnvoll sind, ist immer abhängig von den individuellen Rahmenbedingungen im Unternehmen. Der genaue Inhalt des Personalfragebogens sollte deshalb immer an die speziellen Gegebenheiten im Unternehmen angepasst werden.
Welche Fragen sind zulässig?
Zulässig sind im Personalfragebogen grundsätzlich alle Fragen, die in Bezug auf das jeweilige Vorhaben im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen. Gleichzeitig müssen die Fragen jedoch auch die Persönlichkeitsrechte der Befragten unangetastet lassen. Unternehmen dürfen daher nicht alles fragen, was sie womöglich gerne über potenzielle Mitarbeitende wissen möchten.
Zu den im Personalfragebogen zulässigen Fragen gehören in der Regel Fragen nach grundlegenden Angaben zur Person (Name, Kontaktinformationen, etc.) oder Fragen, die für die jeweilige Stelle relevant sind (etwa abgeschlossene Ausbildung und Berufserfahrung). Weiterhin gehören auch Angaben zur Personalverwaltung (zum Beispiel Angaben für die Lohnbuchhaltung) zu den gängigen Angaben, die in Personalfragebögen abgefragt werden.
Welche Fragen sind unzulässig?
Um auch aus rechtlicher Sicht auf der sicheren Seite zu sein, solltest Du wissen, welche Fragen im Personalfragebogen nicht erlaubt sind – der Gesetzgeber macht hier konkrete Vorgaben. Diese ergeben sich vor allem aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Nicht erlaubt sind grundsätzlich Fragen, die in die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer eingreifen.
Fragen, die im Personalfragebogen unzulässig sind, sind etwa:
- Fragen zum Gesundheitszustand:
Gesundheit ist generell Privatsache. Fragen nach dem Gesundheitszustand sind daher meist nicht zulässig. Mögliche Ausnahmen sind etwa Fragen bezüglich ansteckender Krankheiten, da es hier auch um die Fürsorgepflicht für andere Angestellte geht. - Fragen zu einer eventuellen Schwangerschaft:
Die Frage nach einer eventuell vorliegenden Schwangerschaft von Mitarbeitenden ist nicht erlaubt. Grundsätzlich steht Schwangeren auf der Arbeit ein besonderer Schutz in Form des Mutterschutzes zu. - Fragen bezüglich Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit:
Derartige Fragen sind unzulässig, da sie bestimmte Partei- oder Gewerkschaftsmitglieder benachteiligen könnten.
Wie ist der Betriebsrat bei geplanten Personalfragebögen zu beteiligen?
Der Betriebsrat hat bei der Gestaltung von Personalfragebögen ein umfassendes Mitbestimmungsrecht – so sieht es das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vor. Dabei hat er unter anderem das Recht, über geplante Maßnahmen informiert zu werden und darf bei der Einführung oder Änderung von Personalfragebögen mitwirken.
Mit seinem Mitbestimmungsrecht sorgt der Betriebsrat in erster Linie dafür, dass die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmenden geschützt werden. Etwa wird überprüft, dass nur Fragen gestellt werden, die für den jeweiligen Zweck (etwa die Einstellung neuer Mitarbeitender) erforderlich sind oder dass keine nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz unzulässigen Fragen vorkommen.
Weicht man von der Mitbestimmung des Betriebsrates oder den vereinbarten Beurteilungsgrundsätzen ab, kann der Betriebsrat vom Unterlassungsanspruch beim Arbeitsgericht Gebrauch machen.
Personalfragebögen und Datenschutz
Auch beim Personalfragebogen gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur im Rahmen des gesetzlichen Spielrahmens verarbeitet werden – hierbei bezieht man sich auf die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Wichtige Datenschutzbestimmungen, die für Personalfragebögen gelten, sind:
- Datensparsamkeit:
Es dürfen nur Informationen erfasst werden, die für den jeweiligen Zweck notwendig sind. - Transparenz:
Die betroffenen Personen müssen darüber informiert werden, zu welchem Zweck die jeweiligen Daten erfasst werden. - Sicherheit:
Es müssen angemessene Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten und sie vor Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. - Betroffenenrechte:
Die Befragten haben für die erhobenen Daten das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.
Personalfragebögen online ausfüllen
Viele Unternehmen stellen ihren (potenziellen) Mitarbeitenden den Personalfragebogen mittlerweile in digitaler Form bereit – so können diese den Fragebogen etwa auch von zu Hause aus ausfüllen. Über einen Link kommen Mitarbeitende dann z. B. zu einer entsprechenden Webseite mit dem Personalfragebogen. Oder: Es wird eine spezielle Software verwendet, in der man Personalfragebögen individuell erstellen kann.
Personalfragebögen als digitale Vorlage: Vorteile
Im Vergleich zum klassischen Fragebogen aus Papier bringt der moderne, digitale Personalfragebogen eine Menge Vorteile mit sich.
Vorteile von digitalen Fragebögen sind etwa:
- Zeitersparnis:
Digitale Fragebögen können schnell und einfach online ausgefüllt werden – so wird der Prozess insgesamt beschleunigt. - Steigerung der Effizienz:
Durch die automatische Datenverarbeitung wird für eine schnelle und genaue Erfassung von Informationen gesorgt. Dabei sinkt der Verwaltungsaufwand und die Effizienz steigt. - Mehr Flexibilität:
Digitale Personalfragebögen können einfach angepasst und aktualisiert werden. Hierzu gehören sowohl die Angaben der Befragten als auch der eigentliche Inhalt des Fragebogens. - Verbesserter Datenschutz:
Durch den Einsatz von Passwortschutz und modernen Verschlüsselungstechnologien werden personenbezogene Daten besser geschützt als bei klassischen Fragebögen.
Personalfragebögen und unsere moderne Arbeitswelt
Personalfragebögen sind im Personalmanagement ein wichtiges Werkzeug, um relevante Informationen über Bewerber*innen und bestehende Mitarbeitende zu sammeln. Heutzutage spielt hierbei gerade der Aspekt des Datenschutzes eine wichtige Rolle – und mit den richtigen digitalen Hilfsmitteln kannst Du auch in Deinem Unternehmen für die nötige Sicherheit sorgen.
Dabei geht es um mehr als nur Datenschutz. Wir sind überzeugt: Die Digitalisierung des Personalmanagements im Unternehmen bringt nur Vorteile. Mit unserer modernen Softwarelösung bringen wir Dich in Sachen Digitalisierung auf das nächste Level – Personalmanagement, Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung und Controlling werden vereint in einer umfassenden HR-Software.
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