- Was ist eine digitale Personalakte?
- Ab wann wird die digitale Personalakte Pflicht?
- Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
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Digitale Personalakte: So gelingt der Umstieg
- Was ist eine digitale Personalakte?
- Ab wann wird die digitale Personalakte Pflicht?
- Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?
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Wer den eigenen Betrieb möglichst gut auf eine digitale Zukunft vorbereiten will, kommt auch um die digitale Personalakte nicht herum. Immer mehr Unternehmen verzichten heutzutage auf Akten in Papierform – und das aus gutem Grund. Dank digitaler Personalakte sparst Du unter anderem Papier, Stauraum und verbesserst Deinen Datenschutz.
Wichtig ist, dass der Umstieg von analog zu digital richtig umgesetzt wird – denn nur so kannst Du die Vorteile für Dich und Dein Unternehmen vollumfänglich nutzen. In diesem Beitrag erfährst Du deshalb alles Wichtige zur digitalen Personalakte – und wie der Umstieg auch in Deinem Betrieb zum Erfolg wird.
Inhaltsverzeichnis
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Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die moderne Form der klassischen, analogen Personalakte. Sie enthält alle wichtigen Daten und Informationen über einzelne Arbeitnehmer*innen, die für deren Arbeitsverhältnis wichtig sind. Im Vergleich zur klassischen Personalakte gilt also: gleicher Inhalt, anderes Erscheinungsbild.
In der digitalen Personalakte finden sich demnach Dokumente wie:
- Verträge & Vereinbarungen (z. B. Arbeitsvertrag)
- Persönliche Daten (Adresse, Bankverbindung, etc.)
- Gehaltsabrechnungen
- Arbeitszeitnachweise
- usw.
Wusstest Du?
In den Personalakten vieler Unternehmen sind zum Teil „Geistereinträge“ zu finden – also Daten von ehemaligen Angestellten, die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. So erhalten frühere Mitarbeitende z. B. automatische Geburtstagsgrüße oder sogar Gehaltsabrechnungen. Wichtig ist deshalb: Unternehmensdokumente sollten so verwaltet werden, dass Daten auch fristgerecht gelöscht werden.
In den Personalakten vieler Unternehmen sind zum Teil „Geistereinträge“ zu finden – also Daten von ehemaligen Angestellten, die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind. So erhalten frühere Mitarbeitende z. B. automatische Geburtstagsgrüße oder sogar Gehaltsabrechnungen. Wichtig ist deshalb: Unternehmensdokumente sollten so verwaltet werden, dass Daten auch fristgerecht gelöscht werden.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Zum jetzigen Zeitpunkt gibt es keine grundsätzliche Pflicht zum Führen einer digitalen Personalakte. Tatsächlich gibt es keine Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen – auch in Papierform. Eine generelle Pflicht besteht laut Bundesbeamtengesetz (BBG) nur für Beamt*innen.
Beachte: Eine grundsätzliche Pflicht zum Führen einer digitalen Personalakte gibt es nicht. Jedoch gibt es bestimmte Entgeltunterlagen, die seit dem 1. Januar 2022 digital aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z. B. Nachweise der Elternschaft, Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen oder Informationen zur Staatsangehörigkeit. Eine genau Übersicht findest Du in § 8 Abs. 2 BVV.
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Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?
Mit Hilfe der digitalen Personalakte machst Du einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung im Unternehmen – und verschaffst Dir so eine Menge Vorteile:
- Effizienz & Zeitersparnis:
Durch die Nutzung digitaler Dokumente können in der Verwaltung automatisierte Prozesse geschaffen werden – so sinkt der Verwaltungsaufwand und man spart Zeit. - Sicherheit & Datenschutz:
Dank Verschlüsselung und anderer moderner Sicherheitsmechanismen sind digitale Akten besser vor Verlust oder unerwünschtem Zugriff geschützt. - Umweltfreundlichkeit:
Digitalisierte Dokumente sparen Papier und tragen so positiv zur Umweltbilanz Deines Betriebs bei. - Platzersparnis:
Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten ersetzt das Aufbewahren physischer Akten im Büro. So wird wertvoller Stauraum gespart, der anderweitig genutzt werden kann.
Umstieg auf die elektronische Personalakte: Was ist zu beachten?
Steigst Du schon jetzt auf die digitale Personalakte um, tust Du Dir und Deinem Betrieb einen Gefallen – denn so profitierst Du frühzeitig von ihren Vorteilen und bist anderen Unternehmen einen Schritt voraus.
Damit Du für Deinen Betrieb dabei das Beste rausholen kannst, sollte der Wechsel möglichst überlegt ablaufen. Für einen gelungenen Umstieg kannst Du Dich an den folgenden Fragen orientieren:
- Welche rechtlichen Anforderungen muss ich beachten?
- Welche Softwarelösung ist für meinen Betrieb geeignet?
- Wie werden die Daten gesichert?
- Wie gestaltet man den Übergang?
- Welche Prozesse müssen angepasst werden?
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Welche rechtlichen Anforderungen muss ich berücksichtigen?
Immer, wenn im Unternehmen persönliche Daten gespeichert werden, gibt es bestimmte gesetzliche Vorgaben zu beachten – darunter etwa die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Außerdem solltest Du sicherstellen, dass alle Aufbewahrungsfristen (z. B. für Gehaltsabrechnungen) eingehalten werden und dass es keinen unbefugten Zugriff auf die Daten gibt.
Bei der Wahl des Systems zur Verwaltung der digitalen Personalakten solltest Du deshalb darauf achten, dass all diese Anforderungen erfüllt werden. Zusätzlich sollte das System fortlaufend an die aktuelle Gesetzeslage angepasst werden.
Welche Prozesse müssen angepasst werden?
Werden Dokumente im Unternehmen von heute auf morgen digital verwaltet, dann müssen auch damit verbundene Prozesse angepasst werden. In der Praxis heißt das in den meisten Fällen: Die Abläufe werden automatisiert, vereinfacht und beschleunigt.
Urlaubsanträge z. B. können nun einfach digital eingereicht werden, ohne vorher eingescannt werden zu müssen. Gehaltsabrechnungen können den Angestellten in digitaler Form übermittelt werden, ohne dass Mitarbeitende in der Verwaltung diese vorher ausdrucken müssen – so sparen Deine Angestellten Zeit und können den Fokus wieder auf das Wesentliche richten.
Tipp: Schon vor der Digitalisierung Deiner Akten solltest Du Deine Angestellten auf die neuen Abläufe vorbereiten. Dadurch können sie sich bereits vorab auf das neue System einstellen und ab dem ersten Tag alle Vorteile nutzen.
Welche Softwarelösung ist für meinen Betrieb geeignet?
Bei der Wahl der passenden HR-Software für die digitale Verwaltung Deiner Dokumente solltest Du Dich im Vorfeld ausführlich über verschiedene Systeme informieren. Dabei können Dir die folgenden Fragen helfen:
- Welche Funktionen benötige ich für meinen Betrieb?
- Wird die Software regelmäßig geupdatet?
- Kann ich die Software an bestehende Systeme anbinden?
- Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis?
- Wie verlässlich ist der Support?
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Die digitale Personalakte in e2n
In der digitalen Personalakte von e2n werden alle relevanten Daten Deiner Mitarbeitenden digital erfasst und zentral verwaltet. Personalfragebögen werden von den Angestellten digital ausgefüllt. Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Überstunden und mehr sind zu jeder Zeit einsehbar. Der große Vorteil: Ein Großteil der Daten landet ganz automatisch in der entsprechenden Personalakte.
Denn mit e2n können Deine Angestellten:
- Arbeitszeiten erfassen
- Urlaubsanträge einreichen
- Krankmeldungen übermitteln
- Dienstpläne einsehen
- & noch mehr
Für die digitale Personalakte heißt das: Daten wie Arbeitszeiten, Überstunden oder Krankmeldungen landen ganz automatisch in der richtigen Akte – so sparen sich Deine Angestellten noch mehr Verwaltungsarbeit.
Tschüss, Papierstapel… Hallo, Digitalisierung!
Papierberge und Aktenstapel gehören der Vergangenheit an. Wenn Du Dein Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten willst, dann solltest Du den analogen Unterlagen in Deinen Büros also auch auf Wiedersehen sagen. Die digitale Personalakte ist dabei nur ein Baustein einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie: Im Unternehmen von morgen sollten die organisatorischen Abläufe von Grund auf digitalisiert werden.
Du benötigst dabei Unterstützung? Wir helfen Dir gerne! In einer kostenlosen und unverbindlichen Online-Präsentation beantworten wir ausführlich all Deine Fragen. Oder Du testest unsere HR-Lösung gleich 7 Tage lang kostenlos – unsere HR-Expert*innen stehen Dir dabei mit Rat und Tat zur Seite.
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