Stell Dir vor, Du besitzt eine Bäckerei. Ob Du in einer Stunde 30 Kaiserbrötchen oder 30 Schoko-Croissants verkaufst, merkst Du am Umsatz sofort. Der Aufwand beim Verkaufen bleibt aber gleich: Tüte auf, Ware rein, fertig. Die erwartete Absatzmenge ist für viele Betriebe also die passendere Kennzahl, um ihren Personaleinsatz möglichst effektiv zu planen.
Im e2n Manager kannst Du Deine Dienstpläne deshalb anhand der Absatzproduktivität erstellen. Aber was genau ist die Absatzproduktivität? Und wie hilft sie Dir konkret bei der Dienstplanerstellung? Finde in diesem Beitrag heraus, ob die Absatzproduktivität für Dich die perfekte Kennzahl ist.
Planen nach Bauchgefühl
Du schreibst den Dienstplan und überlegst, wie Du Dein Team am besten einteilst? Statt einfach nach Gefühl zu planen, lohnt es sich, auf Kennzahlen zu schauen. So weißt Du genau, wann Du Verstärkung brauchst und wann es auch mal ruhiger läuft. Dadurch kannst Du Dein Personal effizient einsetzen und schaffst gleichzeitig eine bessere Arbeitsatmosphäre.
Die umsatzgestützte Personaleinsatzplanung ist für viele Betriebe die richtige Wahl:
- Plane Deinen Umsatz im Voraus.
- Lege passende Schichten anhand des geplanten Umsatzes an.
- Teile Angestellte in diese Schichten ein.
Klingt einfach? Ist es auch! Es gibt aber auch Fälle, in denen der Umsatz nicht die ideale Kennzahl ist. Auch dafür gibt es im e2n Manager eine Lösung – die Absatzproduktivität.
Wieso Absatzproduktivität?
Für die Absatzproduktivität werden die geleisteten Arbeitsstunden ins Verhältnis gesetzt zum Absatz, den man in dieser Zeit erreicht hat. Das heißt: Werden in einer Bäckerei innerhalb einer Arbeitsstunde überdurchschnittlich viele Brötchen verkauft, liegt eine hohe Absatzproduktivität vor. Doch was genau bringt Dir das für die Dienstplanung? Und ist die Absatzproduktivität in Deinem Betrieb überhaupt eine relevante Kennzahl?
Die Absatzproduktivität ist für Dich interessant, wenn:
- der Umsatz nicht die ideale Kennzahl ist, um den Arbeitsaufwand zu bemessen, sondern die Transaktionen (z. B. verkaufte Stückzahl an Brötchen)
- Du eine Kennzahl nutzen möchtest, die Dir eine noch genauere Personaleinsatzplanung ermöglicht, da sie sich direkt an der erwarteten Arbeitsbelastung orientiert.
- Du eine bessere Vergleichbarkeit der einzelnen Tage untereinander möchtest. Bei einer rein umsatzgestützten Planung ist das z. B. nach Preisanpassungen auf den ersten Blick ersichtlich.
Wenn Du den Umsatz als Kennzahl für die Dienstplanung nutzt, kann der benötigte Personaleinsatz durch bestimmte Faktoren beeinflusst werden.
Inflation: Aufgrund der Inflation kann Dein Umsatz langfristig steigen, sofern Du Deine Preise anpasst. Die Absatzmenge bleibt jedoch gleich. Planst Du anhand Deines Umsatzes, müsste der Zielwert also immer wieder angepasst werden. Dadurch geht auch die Vergleichbarkeit mit Daten aus der Vergangenheit verloren.
Coupons und Rabattaktionen: Preisnachlässe können Deinen Umsatz beeinflussen. Beispiel: Wegen einer Rabattaktion werden Kaiserbrötchen in der Bäckerei um 20 % günstiger angeboten. Durch den sinkenden Umsatz könntest Du fälschlicherweise annehmen, dass weniger Mitarbeitende benötigt werden – dabei ist der Aufwand genauso hoch wie vor der Rabattaktion.
Mit der Absatzproduktivität kannst Du Deinen Personaleinsatz unabhängig von externen Faktoren planen und so auch Deine Personalkosten optimieren. Gleichzeitig wird das Personal effizienter eingeplant – damit wird auch die Zufriedenheit Deiner Mitarbeitenden gestärkt. Durch den Fokus auf die tatsächliche Absatzmenge kannst Du außerdem besser nachvollziehen, ob die Nachfrage steigt oder fällt: Du kannst einzelne Tage besser miteinander vergleichen und Veränderungen auf einen Blick feststellen.
So nutzen wir die Absatzproduktivität in e2n
Im e2n Manager gibt es für die Absatzproduktivität zwei verschiedene Berechnungsgrundlagen. Je nachdem, was speziell für Deinen Betrieb besser passt, kannst Du eine der folgenden Kennzahlen nutzen:
Stückzahl
Hier kannst Du die Stückzahl angeben, die pro Arbeitsstunde abgesetzt werden soll. In der Bäckereibranche könnte man z. B. festlegen, dass pro Arbeitsstunde mindestens 35 Gebäcktüten verkauft werden sollen.
Minutes per Transaction (mpt)
Alternativ kannst Du die Zielminuten festlegen, die pro Absatz benötigt werden sollen. So könnte man beispielsweise angeben, dass pro verkaufte Bestellung im Durchschnitt maximal 3 Minuten benötigt werden sollen.
Mit der gewünschten Kennzahl wird auch die Ziel-Absatzproduktivität bestimmt. Diese legst Du anhand eigener Erfahrungswerte fest. Du bestimmst beispielsweise, dass in Deiner Bäckerei die Ziel-Absatzproduktivität 60 Kund*innen pro Arbeitsstunde betragen soll. Das bedeutet, dass pro Arbeitsstunde 60 abkassiert werden sollten, um effizient zu arbeiten.
Wenn Du die Absatzproduktivität regelmäßig misst, zum Beispiel stündlich oder täglich, kannst Du überprüfen, ob der Zielwert erreicht wird. Werden pro Stunde beispielsweise nur 40 Kund*innen bedient, könnte das bedeuten, dass Du mehr Mitarbeitende benötigst oder Deine Arbeitsschritte effizienter gestalten solltest. Werden mehr Personen bedient als geplant, kann es sein, dass Du mehr Kapazitäten hast, als ursprünglich eingeschätzt. Möglicherweise arbeitet Dein Team jedoch auch über seine Kapazität hinaus. In diesem Fall kannst Du prüfen, ob das Personal in bestimmten Nachfragespitzen überlastet ist.
Hinterfrage regelmäßig, in welchen Bereichen Du optimieren könntest. Eine höhere Absatzproduktivität bedeutet nicht automatisch, dass Mitarbeitende überlastet sind – es könnte auch auf effizientere Prozesse oder verbesserte Arbeitsabläufe hinweisen.
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