E-Rechnung wird Pflicht ab 2025: Das gilt für Unternehmen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt – wie XML, ZUGFeRD oder XRechnung. Dadurch können Rechnungsdaten maschinenlesbar und ohne manuelle Hilfe verarbeitet werden. Außerdem können Empfänger*innen sie automatisch in die Buchhaltungssoftware importieren und verarbeiten. Aber was genau wird gefordert?

Das zuvor erlaubte PDF- oder Papierformat ist somit nicht länger möglich. Eine PDF-Rechnung ist einfach ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Sie entspricht nicht dem strukturierten elektronischen Format und somit nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU). Dadurch fällt sie ab 2025 in die Kategorie der sonstigen Rechnungen.

Vorteile der E-Rechnung

Mit der E-Rechnungspflicht kommt Deutschland den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes gerecht und treibt die Digitalisierung voran.

Das Wachstumschancengesetz ist eine gesetzliche Initiative der deutschen Bundesregierung. Es soll die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen verbessern und das Wirtschaftswachstum fördern. Die Maßnahmen entlasten vor allem kleine und mittlere Unternehmen und vereinfachen bürokratische Prozesse – um insgesamt die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und Arbeitsplätze zu schaffen.

Zu dieser Entlastung tragen E-Rechnungen grundlegend bei:

Zeit sparen
E-Rechnungen erreichen die Empfänger*innen sofort und können schneller bearbeitet werden. Dies verkürzt den Zahlungszyklus und verbessert die Liquidität. 

Fehlerquote verringern
Automatisierte Prozesse verringern das Risiko von Eingabefehlern und sorgen für eine höhere Datenqualität. Manuelle Arbeit ist seltener erforderlich. 

Verarbeitung beschleunigen
Rechnungen können dadurch automatisch in Buchhaltungssysteme integriert und verarbeitet werden, was die Effizienz erhöht und den Verwaltungsaufwand verringert. 

Nachverfolgbarkeit verbessern
Eine lückenlose Verfolgung und bessere Transparenz der Rechnungsstellung wird ermöglicht. Du kannst jederzeit den Status einer Rechnung einsehen. 

Sicherheit erhöhen
Elektronische Rechnungen können durch Verschlüsselung und digitale Signaturen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Steuergerechtigkeit und -ehrlichkeit fördern
Der Zugriff der Fiskalbehörden soll dadurch vereinfacht und beschleunigt werden, um Schattenwirtschaft und Steuerhinterziehung einzudämmen.

Klingt überzeugend? Ist es auch! Du wirst staunen, wie sehr die Umstellung Deine Prozesse vereinfachen kann – und Dir ganz nebenbei den Weg zur Post spart, weil Du keine Papierrechnungen mehr versendest.

Welche Aufbewahrungspflichten gelten?

Ab 2025 gelten für E-Rechnungen in Deutschland dieselben Aufbewahrungspflichten wie für herkömmliche Papierrechnungen: und zwar ein Zeitraum von 10 Jahren.

Festgelegt wird das in den GoBD, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dort sind auch weitere Pflichten geregelt:

Du möchtest mehr zu Verfahrensdokumentation und GoBD erfahren? Julian Dielenhein, CEO und Gründer der Gastrodina GmbH, verrät Dir in einem Artikel auf unserem Blog alles Wichtige. In unserer e2n academy bietet er zusätzlich einen Workshop dazu an. Bereite Dich jetzt fürs Finanzamt vor!

Rechnung bei e2n – was ändert sich für Dich?

Kurzgefasst: von unserer Seite aus nichts. Denn E-Rechnungen können wir bereits seit ein paar Jahren erhalten und versenden! Wir haben nämlich unseren gesamten Rechnungsprozess neu aufgezogen. Für uns war die Digitalisierung eine große Erleichterung. Der einmalige “Aufwand” zur Einrichtung lohnt sich schon nach kürzester Zeit – z. B., indem wir uns jetzt den Weg zur Post sparen können.

Wie verschicken wir bei e2n Rechnungen?

Seit rund 3 Jahren erstellen und versenden wir elektronische Rechnungen über die cloudbasierte ERP Software MyCorazon. Dabei schicken wir eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF-Datei mit XML-Anhang. Das PDF können unsere Kund*innen ganz normal öffnen, die strukturierten Daten der XML-Datei lassen sich über eine Buchhaltungs-Software maschinell auslesen. Über billbox stellen wir Rechnungen übrigens cloudbasiert und revisionssicher archiviert abrufbereit zur Verfügung.

Wie gehen wir mit Eingangsrechnungen um?

Elektronische Eingangsrechnungen können wir dank billbox einfach auslesen und weiterverarbeiten. Dort werden standardisierte Datenformate und Übermittlungsprotokolle unterstützt, wie XML/ZUGFeRD und weitere.

Von der Zusammenarbeit haben wir gleich doppelt profitiert: Durch die digitalen Rechnungen lässt sich der CO2-Wert für alle Produkte und Dienstleistungen ermitteln, die wir kaufen. Dafür analysiert billbox LEAF unsere Rechnungen und ermöglicht Einblicke in unseren CO2-Fußabdruck. Daraus können wir bei e2n wiederum Maßnahmen für eine nachhaltigere Zukunft treffen.