- Was gehört alles in die Personalakte?
- Welche gesetzlichen Regelungen gibt es?
- Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
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Die Personalakte spielt im Personalwesen eine sehr wichtige Rolle. Dabei dokumentiert diese in erster Linie das Arbeitsverhältnis zwischen den Beschäftigten und dem Unternehmen – und hier kommen eine ganze Menge Dokumente zusammen, die es zu pflegen gilt: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge oder auch Unterlagen zu Weiterbildungsmaßnahmen finden sich allesamt in der persönlichen Personalakte.
Mittlerweile findet man Personalakten immer öfter in digitaler Form in Unternehmen vor. Denn mit der digitalen Personalakte lässt sich mehr als nur Papier sparen: Der Verwaltungsaufwand reduziert sich in vielen Fällen erheblich! Wir von e2n sind überzeugt, dass die digitale Personalakte fester Bestandteil der Berufswelt von morgen sein wird. Die wichtigsten Eckpunkte rund ums Thema erläutern wir Dir im folgenden Beitrag.
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Inhaltsverzeichnis
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Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist eine umfassende Sammlung von Dokumenten und Informationen, die das Arbeitsverhältnis der Beschäftigten mit ihrem Unternehmen dokumentieren. Für diesen Zweck enthält sie neben anderen Dokumenten etwa die Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträge der jeweiligen Beschäftigten.
Die Personalakte ist essenziell für diverse Personalentscheidungen: Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder auch Disziplinarmaßnahmen basieren alle auf den historischen Mitarbeiterdaten, die in der Personalakte gesammelt werden. Hierbei sorgt diese vor allem dafür, dass Personalverantwortliche die Mitarbeitenden im Unternehmen möglichst effizient verwalten können – gerade mit der digitalen Personalakte gehst Du einen großen Schritt in Richtung effizienteres Mitarbeitermanagement im Unternehmen.
Wusstest Du? Mit der digitalen Personalakte sparst Du Kosten für Papier und nimmst Deinen Personalverantwortlichen zudem ein großes Stück Verwaltungsaufwand ab!
Was gehört zum Inhalt einer Personalakte?
Die Personalakte umfasst eine Vielzahl an Unterlagen zur Dokumentation des Arbeitsverhältnisses aller Mitarbeitenden im Unternehmen. Zu den gängigsten Unterlagen, die sich in der Personalakte finden, gehören etwa:
- Persönliche Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, etc.)
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
- Arbeitsverträge
- Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
- Leistungsbeurteilungen
- Krankheits- und Urlaubsinformationen
Beachte: Nicht in die Personalakte dürfen hingegen Dokumente, die das Privatleben betreffen oder keinen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Etwa Daten zu spezifischen Krankheiten oder medizinischen Diagnosen, sexuelle Identität, Religion oder Parteizugehörigkeit.
Beispiel: Aufbau einer Personalakte
Ein typisches Beispiel für den Aufbau einer Personalakte könnte folgendermaßen aussehen:
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen, Zeugnisse, etc.
- Arbeitsvertrag: Kopie des Arbeitsvertrages mit etwaigen Änderungen und Anpassungen.
- Gehaltsabrechnungen: Monatliche oder periodische Gehaltsabrechnungen der Beschäftigten.
- Leistungsbeurteilungen: Dokumente zur Leistungsbewertung oder Feedback.
- Fortbildungsnachweise: Schulungsbescheinigungen oder Zertifikate von Fortbildungen oder Seminaren.
- Urlaubs- und Krankheitsdokumentationen: Aufzeichnungen über Urlaubstage und Krankheitszeiten.
- Sontige Unterlagen: Dokumente zu Mitarbeitergesprächen, Disziplinarmaßnahmen, Zulagen, Prämien, Versetzungen und ähnliches.
Tipp: Der genaue Inhalt der Personalakte hängt grundsätzlich immer von den internen Regelungen im jeweiligen Unternehmen ab. Wir empfehlen, den Inhalt immer möglichst sinnvoll an die speziellen Gegebenheiten im eigenen Unternehmen anzupassen.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten für Personalakten?
In Deutschland unterliegt die Personalakte den gesetzlichen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für einen verantwortungsvollen Umgang mit persönlichen Daten, basierend auf den Prinzipien der Vertraulichkeit und Datensicherheit, gelten die folgenden Regelungen:
- Transparenz und Zweckbindung:
Personenbezogene Daten müssen fair und transparent verarbeitet werden. Konkret: Man muss klar kommunizieren, welche Daten gesammelt werden und zu welchem Zweck dies erfolgt. - Erforderlichkeit und Datenminimierung:
Es dürfen nur Daten gesammelt und verarbeitet werden, die auch für den Zweck der Personalverwaltung erforderlich sind. - Datensicherheit:
Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten (etwa Verschlüsselung und Passwortschutz). - Betroffenenrechte:
Es müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit der gespeicherten Daten zu gewährleisten (etwa Verschlüsselung und Passwortschutz). - Betroffenenrechte:
Die Beschäftigten haben stets das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der in der persönlichen Personalakte gesammelten Daten (auch „Recht auf Vergessenwerden“). - Einwilligung:
Das Sammeln von personenbezogenen Daten in der Personalakte muss immer auf Basis einer unmissverständlichen persönlichen Einwilligung der Beschäftigten geschehen. - Meldung von Datenschutzverletzungen:
Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen, die zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der Beschäftigten führen, innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde melden.
Beachte: Die Nichteinhaltung dieser Bestimmungen kann unter Umständen zu Geldbußen führen. Wir empfehlen daher, stets alle relevanten Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Personalakten?
Grundsätzlich besteht eine Aufbewahrungspflicht für Personalunterlagen auch über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses hinaus. Scheiden Beschäftigte aus dem Unternehmen aus, muss man als Arbeitgeber deren Daten also datenschutzkonform archivieren – aber wie lange eigentlich?
Eine wichtige Grundregel lautet: Arbeitgeber müssen Personalakten so lange aufbewahren, wie ausgeschiedene Mitarbeitende arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen können. Hier kommt die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren ins Spiel. Diese beginnt in der Regel mit Ablauf des 31. Dezembers des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet.
Innerhalb dieser Dreijahresfrist können ehemalige Beschäftigte etwa noch Einsicht in die Personalakten einfordern oder auch ein Arbeitszeugnis beantragen. Daher sollte man als Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen in der Personalakte ehemaliger Beschäftigter für mindestens drei Jahre nach deren Austritt aufbewahren.
Tipp: Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Unterlagen der Personalakte. Wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, hängt somit von der Art der darin enthaltenen Dokumente ab und sollte bei Bedarf individuell geprüft werden.
Neben der Dreijahresfrist aus dem BGB bestehen die folgenden Fristen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen:
Lohn- und Gehaltsabrechnungen rund um den Lohnsteuerabzug nach § 41 EStGmüssen bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt, aufbewahrt werden. - Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung:
Alle Dokumente und Belege, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 257 HGB).
Wer kann Einsicht in die Personalakte nehmen?
In der Personalakte befinden sich sensible personenbezogene Daten. Laut Gesetz dürfen deshalb nur bestimmte berechtigte Personen Einsicht in die Personalakten im Unternehmen nehmen. Hierzu gehören in der Regel:
- Beschäftigte:
Die Beschäftigten eines Unternehmens haben jederzeit Anspruch darauf, Einsicht in ihre eigene Personalakte zu nehmen – auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Ein besonderer Anlass oder eine Begründung wird nicht benötigt. - Mitarbeitende des Personalwesens:
Beschäftigte, die im Personalwesen tätig sind und für die Verwaltung der Personalakten zuständig sind, haben Zugriff auf die entsprechenden Akten – aber auch nur, sofern dies zum Zwecke der Personalverwaltung geschieht. - Der Betriebsrat:
An sich hat der Betriebsrat kein grundsätzliches Einsichtsrecht in die Personalakten der Beschäftigten. Jedoch können einzelne Beschäftigte diesem ausdrücklich das Recht gewähren, Einsicht in deren Personalakte zu nehmen. Gleichzeitig haben sie jederzeit die Möglichkeit, dieses zu widerrufen.
Was ist eine elektronische (digitale) Personalakte?
Die elektronische Personalakte ist die digitale Version der traditionellen Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen und Unterlagen, die sich auch in der herkömmlichen Personalakte finden – diese werden in der digitalen Personalakte elektronisch gespeichert und sind für berechtigte Personen so jederzeit leicht abrufbar und aktualisierbar. Mit der voranschreitenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Lösung bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Wir bei e2n sind überzeugt: Die digitale Personalakte ist ein unerlässlicher Bestandteil des Unternehmensalltags von morgen. Wer in Sachen Digitalisierung vorweggehen will, setzt also schon heute auf die Einführung der digitalen Personalakte.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Zum jetzigen Zeitpunkt ist die digitale Personalakte keine Pflicht, sondern eine moderne Möglichkeit zur effizienteren Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Während es Unternehmen also freisteht, traditionelle oder digitale Methoden zur Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten anzuwenden, bietet die Digitalisierung eine ganze Reihe an Vorteilen, die für die elektronische Personalakte sprechen. Auch wir bei e2n empfehlen Dir die Verwendung eines intuitiven Systems zur digitalen Verwaltung der Mitarbeiterdaten im Unternehmen.
Adieu, Papierstapel! Mit der digitalen Personalakte von e2n gehst Du einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung in Deinem Unternehmen!
Welche Vorteile hat die Digitalisierung von Personalakten?
Die Digitalisierung der Personalakte bringt eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich:
- Effizienz:
Der schnellere Zugriff auf Mitarbeiterinformationen und Dokumente durch die digitale Personalakte ermöglicht eine effizientere Verwaltung und Bearbeitung der entsprechenden Daten. - Platzersparnis:
Durch die digitale Personalakte reduzierst Du den Bedarf an physischem Speicherplatz für Dokumente in Papierform und trägst so zu einer besseren Organisation und mehr Ordnung im Unternehmen bei. - Sicherheit:
Durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen können digitale Personalakten besser vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden. - Aktualität der Daten:
Dokumente können leicht aktualisiert, geändert und ergänzt werden. Somit kann man sichergehen, dass die Informationen in der Personalakte stets aktuell sind. - Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften:
Mit der digitalen Personalakte können gesetzliche Vorschriften und Datenschutzbestimmungen zur Compliance leichter eingehalten werden, da die Systeme oft von Haus aus an die geltenden Bestimmungen angepasst sind. - Umweltfreundlichkeit:
Durch die digitale Personalakte wird der Papierverbrauch im Unternehmen erheblich reduziert. So leistest Du einen Beitrag zu nachhaltigeren Unternehmenspraktiken.
Mit der digitalen Personalakte in die Arbeitswelt von morgen
Die richtige Verwaltung von Mitarbeiterdaten ist ein wichtiges Werkzeug, um den modernen Unternehmensalltag möglichst gut zu stemmen. Gerade in Zeiten, in denen besondere Ansprüche an den Datenschutz im Unternehmen bestehen, ist es wichtig, die gesetzlichen Richtlinien einzuhalten – wir helfen Dir dabei! Mit unserer smarten Softwarelösung bringen wir das Mitarbeitermanagement in Deinem Unternehmen auf das nächste Level – sodass Du Dich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren kannst. Wir sind überzeugt: Die digitale Personalakte bringt nur Vorteile!
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