Von Küchenutensilien über Dekoartikel bis hin zu Handwerksbedarf – KODi punktet mit preiswerten Markenartikeln und ist einer der führenden Haushaltswaren- und Drogeriediscounter Deutschlands. Doch wie verwaltet man 250 Filialen und behält den Überblick über 2.300 Mitarbeitende? e2n macht’s möglich! Erfahre von KODis Personalleiter Frank Lobert, wie e2n seinen Arbeitsalltag erleichtert und welchen Rat er allen größeren Unternehmen ans Herz legt.
Digitales Mitarbeitermanagement im Einzelhandel – na klar!
Bereits seit über 20 Jahren ist Frank im Einzelhandel zuhause und begleitet KODi seit 2020 als Personalleiter. Sein großes Anliegen ist es, Prozesse zu digitalisieren und für ein Umdenken zu sorgen. Somit stand fest, dass das bisherige Zeiterfassungssystem dringend abgelöst werden musste. Auf seiner Suche stieß Frank immer wieder auf die Software e2n, die bei Hans im Glück und weiteren (system-) gastronomischen Betrieben bereits großen Anklang fand. Und da sich der Einzelhandel und die Gastronomie in vielen Aspekten wie der Personalplanung sehr ähneln, landete e2n auf seiner Favoritenliste.
„Ich fühlte mich von Anfang an bei e2n gut aufgehoben und fand meine Ansprechpartner alle sehr sympathisch. Auch spielte die intuitive Bedienbarkeit eine große Rolle: Sowohl für den Manager als auch für den Mitarbeiter ist die Software einfach zu verstehen und anzuwenden. Das war für mich entscheidend.”
— Frank Lobert, Personalleiter bei KODi
Zentrale Standortverwaltung
Insbesondere die zentrale Verwaltung aller Standorte stellt einen großen Vorteil dar: Administrative Aufgaben wie das Anlegen von Mitarbeitenden oder das Pflegen von Grundeinstellungen der Standorte und Benutzer liegen nicht mehr bei den Filialleitern, sondern können in der Zentrale geregelt werden. Das entlastet die Manager und gibt ihnen mehr Zeit, sich um das Operative in ihrem Laden zu kümmern.
Außerdem können Filialleiter nun viel einfacher Tagesgeschäftsänderungen direkt am jeweiligen Standort durchführen, was lange Korrekturschleifen spart und den Pflegeaufwand reduziert.
Standortwechsel von Mitarbeitenden
Unternehmen mit mehreren Filialen in einer Region werden diese Funktion lieben – vor allem, wenn bei ihnen immer wieder Personalmangel und hohe Krankenstände vorliegen. Angestellte werden oft an unterschiedlichen Standorten eingesetzt, um in einem unterbesetzten Geschäft auszuhelfen. Dank e2n lassen sich Mitarbeitende entsprechend in verschiedenen Betrieben einplanen und können dort regulär ihre Arbeitszeiten erfassen. Es ist stets ersichtlich, welche Person wann wie lange gearbeitet hat und in welcher Filiale die Stunden angefallen sind. Das alles, ohne umbuchen zu müssen.
In diesem Zusammenhang bietet e2n eine ideale Übersicht: Manager können stets die Auslastung, Abwesenheiten und viele weitere Kennzahlen auf einen Blick sehen – und das in unbegrenzt vielen Standorten.
„Die Themen Stundenproduktivität und Zielstunden sind entscheidend für die Steuerung einer Filiale. Hier liefert e2n uns jetzt die gute und richtige Basis: e2n versorgt uns mit allen Daten, die wir vorher auch schon hatten – und wir entdecken immer wieder Neues. Wir sind von der Vielseitigkeit der Auswertungs- und Datennutzungsmöglichkeiten immer noch positiv überrascht.”
— Frank Lobert, Personalleiter bei KODi
Transparenz
Die Transparenz beginnt bereits bei der Personaleinsatzplanung: Angestellte sehen nun jederzeit in ihrer e2n perso App, an welchem Tag zu welcher Uhrzeit sie im Dienstplan eingeteilt sind und haben einen Überblick über ihre geleisteten Arbeitszeiten. Die Manager haben bei der Planung die Auslastung der Mitarbeitenden im Blick und können flexibel auf Änderungen reagieren.
Zudem verringert es die administrative Arbeit, da alle berechtigten Personen in e2n alles Wichtige sehen. Das spart das Weiterleiten und Genehmigen – und beschleunigt die Prozesse enorm.
Was Du schon immer wissen wolltest
Wie ist das eigentlich, Personalleiter in einem so großen Betrieb zu sein und e2n in die eigenen Prozesse einzuführen? Wir haben Frank zehn Halbsätze vorgegeben, die er vervollständigt hat – um einen Eindruck von seinem Arbeitsalltag bei KODi zu bekommen.
- Das Besondere an unserem Unternehmen ist, … dass wir uns als familiengeführter Nahversorger verstehen.
- Kennzahlen spielen eine große Rolle für mich, da … sie mir zeigen können, ob mein Bauchgefühl richtig ist oder nicht.
- Als moderner Arbeitgeber bieten wir … einen mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz.
- Mein Lieblingsbereich in e2n ist … das Controlling.
- Für Unternehmen mit vielen Standorten ist es hilfreich, … etwas zu haben, mit dem ich den Überblick behalten kann, weil ich nicht immer überall zur gleichen Zeit sein kann.
- Ein starker Teamzusammenhalt resultiert in … guter Stimmung, die in der Regel zu guten Ergebnissen führt.
- Anderen Einzelhändlern würde ich e2n empfehlen, weil … das gerade für Mitarbeitende auf der Fläche ein schnelles und einfaches System ist, und auch Filialen damit gut umgehen können.
- Social Media bietet uns das Potenzial, … auch online darzustellen, wie wir sind und was es bei uns gibt – und dabei authentisch zu sein.
- Die Digitalisierung ermöglicht es uns, … in vielen Fällen transparenter und schneller zu werden.
- Dank e2n kann ich … unseren Mitarbeitenden einen zusätzlichen Service an Transparenz bieten.
- Das Besondere an unserem Unternehmen ist, … dass wir uns als familiengeführter Nahversorger verstehen.
- Kennzahlen spielen eine große Rolle für mich, da … sie mir zeigen können, ob mein Bauchgefühl richtig ist oder nicht.
- Als moderner Arbeitgeber bieten wir … einen mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz.
- Mein Lieblingsbereich in e2n ist … das Controlling.
- Für Unternehmen mit vielen Standorten ist es hilfreich, … etwas zu haben, mit dem ich den Überblick behalten kann, weil ich nicht immer überall zur gleichen Zeit sein kann.
- Ein starker Teamzusammenhalt resultiert in … guter Stimmung, die in der Regel zu guten Ergebnissen führt.
- Anderen Einzelhändlern würde ich e2n empfehlen, weil … das gerade für Mitarbeitende auf der Fläche ein schnelles und einfaches System ist, und auch Filialen damit gut umgehen können.
- Social Media bietet uns das Potenzial, … auch online darzustellen, wie wir sind und was es bei uns gibt – und dabei authentisch zu sein.
- Die Digitalisierung ermöglicht es uns, … in vielen Fällen transparenter und schneller zu werden.
- Dank e2n kann ich … unseren Mitarbeitenden einen zusätzlichen Service an Transparenz bieten.
Du möchtest mehr über die Transparenz erfahren, von der Frank spricht? Dazu trägt in erster Linie unsere kostenlose e2n perso App bei, in der Mitarbeitende alle wichtigen Infos rund um ihre Arbeitszeiten, den Dienstplan und noch mehr sehen. Dieser Überblick steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und somit die Produktivität. Wir erklären Dir den Zusammenhang!
Onboarding Pro: Für einen gelungenen Projektstart
Eine Handvoll Systeme, mehrere Exceltabellen und viele ausgedruckte Unterlagen – früher lief die Erfassung bei KODi bereits digital, viele weitere Bereiche waren jedoch papierlastig. Das sollte sich durch e2n ändern. Doch wie implementiert man ein neues Tool bei so vielen Filialen und einer bestehenden System- und Prozesslandschaft? Dafür hatten wir die perfekte Lösung parat: Das Onboarding Pro.
Wer sich bei e2n für das Onboarding Pro entscheidet, startet mit einer Extraportion Betreuung durch: Wir unterstützen mit einem persönlichen Ansprechpartner bei der Projektsteuerung, kümmern uns um die Integration der Schnittstellen und legen die Mitarbeitenden in der Software an. Somit ist der Account schneller eingerichtet, die Daten sind sorgfältig gepflegt und es spart eine ganze Menge Zeit. Für Frank kristallisierten sich drei Vorteile ganz besonders heraus:
Ein fester e2n Projektleiter denkt sich von Anfang an mit in die Prozesse ein und legt den Fokus ganz auf die gemeinsame gelungene Zusammenarbeit. Regelmäßige Jours fixes begleiten das Onboarding Pro.
Mit speziell ans Unternehmen angepassten Videos, Handouts und regelmäßigen Schulungen wird das interne Projektteam gecoacht. So wird jede Person abgeholt und alle Fragen sind schnell geklärt.
Das Aufsetzen und die Datenpflege durch e2n sorgen für einen perfekten Start. Da wir die Grundeinstellungen vornehmen, kann sich das Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren.
Das Onboarding Pro begann bei KODi mit einer Testphase in ein paar Filialen, um zu prüfen, wo sich logische Denkfallen im Rahmen des Planungsprozesses ergeben: So ließen sich Learnings für internen Prozessverbesserungen ziehen, um eine digitale Personaleinsatzplanung erfolgreich einzuführen. Außerdem hatte Frank dadurch die ideale Basis für Schulungen anderer Filialleiter, konnte den Aufwand besser einschätzen und Druck rausnehmen.
„Die Grundeinstellungen wurden von e2n einmal so vernünftig gemacht, dass ich sie später auf dieser Basis für andere Standorte selber vornehmen konnte. Alle Daten waren direkt richtig gepflegt – dadurch konnten wir glatt starten und hatten direkt alles korrekt im System. Dank dem Onboarding Pro hatten wir eine enorme Zeit- und Arbeitsersparnis und es war für uns sehr komfortabel.”
— Frank Lobert, Personalleiter bei KODi
Ein ausschlaggebender Punkt war das Thema Schulungen. Anfangs wurden einige Mitarbeitende in individuellen Online-Trainings durch e2n geschult und die Inhalte aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen konnten die anderen Kollegen jederzeit ansehen: Man konnte sich die Inhalte somit Stück für Stück anschauen, nebenbei in e2n das Gelernte direkt ausprobieren und bei Bedarf auch etwas wiederholen. Auch neue Kollegen können sich mit Hilfe der Videos selbst updaten.
„Wenn ich mehrere Filialen und eine große Organisation habe, wäre es aus meiner Sicht die schlechteste Stelle, am Onboarding Pro zu sparen. Die jeweiligen Fachbereiche bei e2n stellen sicher, dass wir stets zu einer guten Lösung kommen. Wir konnten dadurch den Einsatz eines zusätzlichen internen Projektmanagers einsparen – beziehungsweise diese Arbeitskraft an anderer Stelle sinnvoller einsetzen.”
— Frank Lobert, Personalleiter bei KODi
Das alles klingt für Dich auch interessant? Hier findest Du mehr Informationen für den gelungenen Start mit e2n mit dem Onboarding Pro. Kontaktiere uns gerne bei Fragen und lass Dich ganz unverbindlich beraten!
e2n: Das Must-have für den Einzelhandel
Behalte die Tagesproduktivität mit der filialübergreifenden, umsatzgestützten Personalplanung stets im Blick und verwalte unbegrenzt viele Standorte im Mehrmandanten-System. Steigere die Effizienz und finde wieder Zeit für Deine Kunden. Mit e2n erhöhst Du die Mitarbeiterzufriedenheit im Betrieb und steigerst somit den Unternehmenserfolg. Worauf wartest Du?
