Arbeitszeitnachweise:
- Alles rund um die Nachweispflicht
- Analog vs. digital
- Handhabung im Unternehmen
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Mit Arbeitszeitnachweisen können Arbeitgeber die Arbeitsstunden genau verfolgen und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Auch für die Personalplanung oder die Berechnung von Verdiensten sind Arbeitszeitnachweise unerlässlich. In erster Linie sorgen Arbeitszeitnachweise also für eins: Transparenz.
Im Vergleich zur klassischen Darstellungsform auf Papier sind Nachweise in digitaler Form übersichtlicher und leichter zu verwalten. So behältst Du als Arbeitgeber den Überblick – und auch Deine Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten ganz einfach digital einsehen. In diesem Beitrag erfährst Du alles, was Du zum Thema wissen solltest.
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Inhaltsverzeichnis
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Was ist ein Arbeitszeitnachweis?
Ein Arbeitszeitnachweis dient dazu, die erfasste Arbeitszeit eines Mitarbeiters während eines bestimmten Zeitraums zu dokumentieren. So wird sichergestellt, dass beispielsweise Arbeitszeitregelungen eingehalten und Überstunden aufgezeichnet werden. Es handelt sich also um einen Beleg der geleisteten Arbeitsstunden, der dabei hilft, gesetzliche Vorschriften zur Arbeitszeit einzuhalten und im Streitfall für Klarheit zu sorgen.
Darüber hinaus unterstützen die Nachweise bei einer effizienten Personalplanung und -steuerung sowie bei Projektplanungen. Auch lässt sich die Produktivität analysieren und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken. Gerade digitale Systeme erleichtern die Nachweisführung enorm, da sie einfach zu handhaben sind und Nutzer von einer genauen Protokollierung profitieren.
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Wer muss Arbeitszeitnachweise führen?
Arbeitszeitnachweise müssen die Personen führen, die generell zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Alle Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden dokumentieren – nur die Art der Erfassung ist nicht festgelegt.
Die Pflicht kann dabei auf die Angestellten übertragen werden. Somit muss sich jeder Mitarbeiter selbst um die Erfassung kümmern oder die Aufgabe wird beispielsweise an den Abteilungsleiter übertragen. Bei mobiler Arbeit wie Homeoffice ist daher ebenfalls erlaubt, dass Angestellte ihre Zeiten unabhängig von der Arbeitsstätte erfassen – beispielsweise in einer Browseranwendung oder App wie e2n perso. Dennoch bleibt der Arbeitgeber dafür verantwortlich, die ordnungsgemäße Erfassung zu prüfen und sollte sie in Stichproben kontrollieren.
Wer muss keine Arbeitszeitnachweise führen?
Nach aktuellem Stand müssen Unternehmen, die weniger als 10 Mitarbeitende beschäftigen, nicht zwingend elektronische Arbeitszeitnachweise führen. Sie dürfen also in analoger Form auf Papier erfolgen. Zusätzlich gibt es eine Handvoll Personengruppen, die gänzlich von der Pflicht ausgenommen sind:
- Leitende Angestellte und Chefärzte
- Leitende von öffentlichen Dienststellen sowie Mitarbeitende im öffentlichen Dienst mit Personalentscheidungsbefugnis
- Arbeitnehmer, die mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich betreuen
- Beschäftige im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
Tipp: Wir empfehlen Dir, genau zu prüfen, ob eine Person wirklich eine leitende Position hat – denn nicht jede Führungskraft fällt in diesen Bereich. Hinterfrage daher im Detail, um stets auf der sicheren Seite zu sein.
Wie lange muss man Arbeitszeitnachweise aufbewahren?
In Deutschland müssen Arbeitszeitnachweise gemäß § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) aufbewahrt werden. Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber die Arbeitszeitnachweise ihrer Mitarbeitenden für diesen Zeitraum archivieren müssen. Diese Frist beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
Beachte: Es ist wichtig, die Nachweise ordnungsgemäß aufzubewahren, da sie im Falle von Kontrollen durch die Arbeitsaufsicht oder bei Streitigkeiten über Arbeitszeiten als Beweismittel dienen können.
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Wer prüft Arbeitszeitnachweise?
Arbeitszeitnachweise werden in Deutschland von verschiedenen Stellen geprüft. Die wichtigsten Beteiligten sind:
- Arbeitsaufsichtsbehörden: Die örtlichen Arbeitsaufsichtsbehörden sind zuständig für die Überwachung und Kontrolle der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften. Sie können unangekündigte Inspektionen in Unternehmen durchführen.
- Gewerkschaften: Dies passiert insbesondere, wenn sie den Verdacht haben, dass Arbeitszeitvorschriften verletzt werden. Sie können rechtliche Schritte im Namen der Arbeitnehmer einleiten.
- Betriebsräte: Betriebsräte haben auch das Recht, Arbeitszeitnachweise einzusehen und auf ihre ordnungsgemäße Führung zu achten, um die Interessen der Arbeitnehmer zu schützen.
- Finanzämter: In einigen Fällen können Finanzämter Arbeitszeitnachweise prüfen, insbesondere im Zusammenhang mit steuerlichen Fragen wie der steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeitskosten.
Die Prüfung von Arbeitszeitnachweisen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer ihre gesetzlichen Rechte hinsichtlich Arbeitszeit und Überstunden erhalten und um die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu gewährleisten.
Wie sehen Arbeitszeitnachweise aus?
Der exakte Inhalt variiert je nach Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen. Im klassischen Sinne handelt es sich dabei um ein Blatt Papier, das den Namen des Mitarbeiters, das Datum, Arbeitsbeginn- und -ende sowie Pausen abbildet und unterschrieben wird.
In digitaler Form ist das gleich viel übersichtlicher: Sobald ein Mitarbeiter in e2n stempelt, wird seine Arbeitszeit erfasst. Diese kann in e2n perso beziehungsweise über den Manager Zugang eingesehen werden und liefert somit ebenfalls einen gültigen Arbeitszeitnachweis. Auf Wunsch lässt sich der Nachweis aus e2n auch ausdrucken und verfügt dann über ein Feld für die Unterschrift von Arbeitnehmer- und geber. Der digitale Nachweis ist jedoch völlig ausreichend und dient als vollwertiger Beleg für die geleistete Arbeitszeit.
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Wie sind Arbeitszeitnachweise zu führen?
Arbeitszeitnachweise sollten gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien sorgfältig geführt werden. Hier sind einige Schritte zur ordnungsgemäßen Führung:
- Vollständigkeit: Erfasse alle relevanten Informationen, einschließlich Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Überstunden und Urlaubstage.
- Genauigkeit: Stelle sicher, dass die eingetragenen Zeiten korrekt sind und den tatsächlichen Arbeitszeiten entsprechen.
- Tägliche Aufzeichnungen: Führe täglich Aufzeichnungen, um zeitnahe und präzise Informationen bereitzustellen.
- Unterschrift: Lasse sowohl den Mitarbeiter als auch den Vorgesetzten die Arbeitszeitnachweise regelmäßig unterschreiben, um die Richtigkeit zu bestätigen.
- Aufbewahrung: Bewahre die Nachweise gemäß den gesetzlichen Anforderungen auf, normalerweise für zwei Jahre.
- Schulung: Schule Mitarbeitende und Vorgesetzte in den Arbeitszeitrichtlinien und der ordnungsgemäßen Führung von Arbeitszeitnachweisen.
Die genauen Anforderungen können je nach Land und Branche variieren, daher ist es wichtig, die örtlichen Gesetze und Vorschriften zu beachten und die Unternehmensrichtlinien zu befolgen.
Transparenz durch Arbeitszeitnachweise
Arbeitszeitnachweise sind entscheidend für die ordnungsgemäße Dokumentation und Einhaltung von Arbeitszeiten. Sie dienen der Transparenz und der Sicherstellung von Arbeitnehmerrechten. Diese Nachweise sollten präzise, vollständig und regelmäßig geführt werden – wobei digitale Methoden in dieser Hinsicht vielerlei Vorteile mit sich bringen. Die Unterschrift sowohl des Mitarbeiters als auch des Vorgesetzten bestätigt die Richtigkeit. Arbeitszeitnachweise tragen zur Fairness und Rechtssicherheit in der Arbeitswelt bei.
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