Aktualisiert am 09. September 2026
Dienstpläne für einen ganzen Monat vorplanen? Das gelingt Althoff Grandhotel Schloss Bensberg – mit einem guten Grundgerüst und einer Prise Flexibilität. Denn die Bindung von Fachkräften fängt im Alltag an: Ist der Dienstplan rechtzeitig da? Können Mitarbeitende ihre Wünsche einbringen? Und haben sie das Gefühl, dass ihre Stimme gehört wird?
In diesem Artikel kriegst Du Einblicke von Svenja Steidl, Head of People & Culture im Schloss Bensberg. Hol Dir Inspiration rund um Dienstplanung, Kommunikation und Benefits.
Mission Fachkräfte: Gut gefunden ist halb gebunden
Mitarbeitende zu finden ist die eine Sache. Sie einzuarbeiten, zu entwickeln und langfristig zu binden ist mindestens genauso wichtig.
Gerade in der Hotellerie kommt hinzu: Der Arbeitsalltag ist dynamisch. Dienstpläne müssen an Auslastung, Reservierungen und kurzfristige Veränderungen angepasst werden. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeitende mehr Planbarkeit und Selbstbestimmung. Wie bringst Du das alles unter einen Hut?
Ein Praxisbeispiel dafür ist das Althoff Grandhotel Schloss Bensberg. Das 5-Sterne-Superior-Hotel hat über 77 Zimmer und 34 Suiten sowie mehrere Restaurants. Die Althoff Hotels betreiben heute 18 Häuser in vier Ländern. Svenja Steidl, Head of People & Culture im Schloss Bensberg, berichtete in unserem Deep Dive, welche Ansätze sich bei den Althoff Hotels bewährt haben.
Planbarkeit schafft mehr Raum für Mitarbeitende
Bei Schloss Bensberg gehört langfristige Dienstplanung zum Alltag – mit einem wichtigen Zusatz: unter Vorbehalt. Denn kurzfristige Buchungen oder Stornierungen können dazu führen, dass einzelne Dienste später noch angepasst werden. Aber wie gehst Du vor?
Tipp 1: Ein Grundgerüst ist Gold wert
Das Prinzip ist einfach: An der Rezeption wird jeden Tag ein Frühdienst gebraucht. Dieser steht schon drei Wochen im Voraus im Grundgerüst. Je näher der Tag rückt, desto genauer wird auf die aktuelle Situation geschaut. Braucht es aufgrund der Auslastung noch eine zusätzliche Person? Hat sich etwas verändert? Dann wird entsprechend nachgesteuert.
„Es geht nicht darum, jeden Einsatz bis ins letzte Detail vorzuplanen. Sondern darum, Dir ein solides Fundament zu geben. Mindestens eine Woche im Voraus ist Grundvoraussetzung. Best Case ist ein Monat im Voraus.”
Und genau hier kommt e2n ins Spiel. Du kannst Vorlagen auf Basis vergangener Tage erstellen, die wirtschaftlich gut funktioniert haben und bei denen der Personaleinsatz zur Auslastung gepasst hat. Auch Schichtgerüste können wochenweise kopiert werden – auf Wunsch mit oder ohne die bereits eingeplanten Mitarbeitenden.
Dabei entscheidet das Hotel selbst, wie viel Planung sichtbar sein soll. Du kannst einen Dienstplan z. B. für vier Wochen vorbereiten, aber zuerst nur die ersten zwei Wochen für das Team freigeben. So bleibt die langfristige Planung im Hintergrund bestehen, während Mitarbeitende genau die Infos bekommen, die für sie aktuell relevant sind.
Tipp 2: Bye bye Bauchgefühl – hallo Datenbasis
Das A&O ist die offene Kommunikation. Das Team muss wissen, dass ein Dienstplan für in vier Wochen noch nicht final ist. Trotzdem ist er eine wichtige Orientierung: Mitarbeitende sehen früh, in welche Richtung ihre Arbeitszeiten gehen werden und können ihre Freizeit entsprechend planen.
Hier unterstützt e2n mit Daten aus der Vergangenheit. Im Tagebuch kannst Du Umsatz und Personalkosten verschiedener Tage miteinander vergleichen. So kann ein passender Vergleichstag herangezogen werden – z. B. der gleiche Wochentag vor einer Woche, einem Monat oder einem Jahr. Das hilft dabei, früh einzuschätzen, wie viele Mitarbeitende voraussichtlich gebraucht werden.
Das Grundgerüst schafft Orientierung, Erfahrungswerte geben Sicherheit und die nötige Flexibilität bleibt erhalten.
So wird aus langfristiger Dienstplanung ein lebendiger Plan: frühzeitig vorbereitet, transparent kommuniziert und bei Bedarf gezielt angepasst. Für Mitarbeitende bedeutet das mehr Planbarkeit. Und für Dienstplanende bedeutet es weniger Arbeit, weil ein gutes Grundgerüst nicht jede Woche neu aufgebaut werden muss.
Gute Bindung beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Warum sollte die Verbindung zum neuen Team eigentlich erst am ersten Arbeitstag beginnen? Schloss Bensberg macht vor, wie es anders geht: Bei Auszubildenden und dual Studierenden entsteht der erste Kontakt schon lange vor dem offiziellen Start. Sie werden gemeinsam ins Haus eingeladen, lernen sich untereinander und ihre Ansprechpersonen kennen. So kriegen sie ein erstes Gefühl dafür, was sie erwartet. Und genau dieses Gefühl ist entscheidend. Sie können schon ein bisschen ankommen, bevor es überhaupt losgeht.
Was bei Nachwuchskräften funktioniert, lässt sich auch auf neue Fachkräfte übertragen. Denn wer schon vor der ersten Schicht erste Kolleg*innen kennt und einen Eindruck vom neuen Arbeitsplatz bekommen hat, startet viel entspannter. Und so geht’s:
- Gesichter statt Fragezeichen: Ansprechpersonen frühzeitig kennenlernen
- Erste Verbindungen knüpfen: Kontakt zum Team herstellen
- Sicherheit geben: wichtige Infos vorab vermitteln
- Orientierung schaffen: Erwartungen und Abläufe transparent machen
- Offenheit zeigen: Raum für Fragen und Austausch schaffen
Genau daraus kann von Anfang an etwas entstehen, das bleibt: das Gefühl, wirklich willkommen zu sein.
Kommunikation muss im Alltag ankommen
Bei der Kommunikation setzt Schloss Bensberg auf einen persönlichen Ansatz. Das Ziel: ins Gespräch kommen und ansprechbar sein.
„Wir versuchen in kleinen Gruppen Personalversammlungen durchzuführen. Also nicht die klassischen großen, wo einmal im Jahr die Zahlen präsentiert werden – sondern uns da wirklich Zeit zu nehmen für die Mitarbeitenden und in die Teams reinzugehen.”
Besonders jüngere Mitarbeitende möchten laut Svenja stärker verstehen, warum etwas entschieden wurde. Transparente Kommunikation bedeutet deshalb auch, Hintergründe zu erklären und Mitarbeitende mitzunehmen.
Das schafft Raum für:
- Fragen und Austausch
- eigene Ideen
- mehr Verantwortung
- eine stärkere Verbindung zum Unternehmen
- mehr Selbstbestimmung
Dazu gehört auch, Infos jederzeit selbst abrufen und Anliegen eigenständig erledigen zu können. Genau hier unterstützt die e2n me App. Mitarbeitende sehen in ihrer App ihren aktuellen Dienstplan, können Verfügbarkeiten und Freiwünsche einreichen, Urlaub beantragen oder Überstunden einsehen – direkt in der App.
Das schafft Transparenz und macht Entscheidungen nachvollziehbarer. Mitarbeitende wissen, welche Infos bei der Planung berücksichtigt werden und können ihren Arbeitsalltag aktiver mitgestalten. So wird aus Kommunikation ein gemeinsamer Austausch, bei dem beide Seiten jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
Benefits müssen zum Team passen
Natürlich gehören auch Benefits zur Bindung von Mitarbeitenden. Schloss Bensberg setzt dabei unter anderem auf Vergünstigungen in Schwesterbetrieben und Restaurants sowie einen Zuschuss zu Urban Sports.
Überraschend gut angenommen wurde außerdem eine Kooperation mit Duolingo. Ursprünglich war die Idee vor allem für Mitarbeitende gedacht, die ihre Deutschkenntnisse verbessern möchten. Inzwischen wird das Angebot im Team auch als kleine Challenge genutzt: Kolleg*innen lernen gemeinsam neue Dinge und feiern ihre Fortschritte.
Das zeigt: Ein Benefit muss nicht immer genau so genutzt werden, wie er ursprünglich gedacht war. Entscheidend ist, ob er im Team einen echten Mehrwert schafft.
Gute Prozesse schaffen Zeit für gute Führung
Im Deep Dive wurde deutlich: Zuerst braucht es klare und funktionierende Abläufe. Dann kann Digitalisierung unterstützen. Eine digitale HR-Lösung wie e2n kann Prozesse rund um rund um Personal und Dienstplanung digital abbilden – von der Zeiterfassung über die Dienstplanung bis hin zu Abwesenheiten und der Kommunikation mit Mitarbeitenden. So laufen Informationen an einer zentralen Stelle zusammen.
Das Ziel ist dabei nicht Digitalisierung um der Digitalisierung willen. Es geht um gewonnene Zeit und bessere Strukturen.
„Wenn wir durch digitale Prozesse Zeit gewinnen, schafft das wieder mehr Raum für Führung. Führungskräfte können sich stärker auf die Einarbeitung und Weiterentwicklung von Mitarbeitenden konzentrieren und persönliche Gespräche führen.”
Mit guten Strukturen Mitarbeitende langfristig binden
Das Beispiel Schloss Bensberg zeigt, an welchen Stellschrauben Hotels ansetzen können: bei der Kommunikation, bei der Planbarkeit, beim Einstieg neuer Kolleg*innen und bei der Frage, wie viel Verantwortung Mitarbeitende übernehmen können.
Digitale Prozesse können dabei die Grundlage schaffen, damit Führungskräfte mehr Zeit für genau diese Themen haben.
Du möchtest Deine Personalprozesse in der Hotellerie vereinfachen und mehr Zeit für Deine Mitarbeitenden gewinnen? Lerne e2n in einer persönlichen Präsentation kennen und finde heraus, wie die Lösung zu Deinem Hotel passt.
Hast Du Deine Zahlen im Blick?
Schloss Bensberg zeigt: Mehr Planbarkeit für Mitarbeitende beginnt mit einem guten Blick auf die eigenen Zahlen. Wer Auslastung, Umsatz und Personaleinsatz kennt, kann frühzeitig planen und trotzdem flexibel bleiben. Genau dabei unterstützt Dich Personalcontrolling. Du siehst, wie gut Dein Personal ausgelastet ist, erkennst Entwicklungen aus der Vergangenheit und kannst Deine Dienstplanung daran ausrichten. So entsteht mehr Planbarkeit für Mitarbeitende und mehr Raum für gute Führung.
Und das Beste: Mit den richtigen Kennzahlen wird Personalcontrolling ganz einfach. In unserem Whitepaper erfährst Du, welche Kennzahlen Du brauchst.
Schnell-Check
– das Wichtigste auf einen Blick
- Planbarkeit schafft Bindung: Frühzeitig veröffentlichte Dienstpläne und transparente Prozesse geben Mitarbeitenden mehr Sicherheit im Alltag.
- Bindung beginnt vor dem ersten Arbeitstag: Preboarding und persönliches Kennenlernen schaffen früh eine Verbindung zum Unternehmen.
- Kleine Gesprächsrunden, offene Türen und transparente Entscheidungen stärken das Miteinander und die Verbundenheit.
- Strukturierte Prozesse und digitale Unterstützung entlasten Führungskräfte und schaffen mehr Raum für Einarbeitung, Entwicklung und persönliche Gespräche.
