Zeiterfassung in der Gastronomie: Effizienz dank Digitalisierung

Das Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Grundlage für alle gesetzlichen Vorgaben rund um die Arbeitszeiterfassung. Das heißt: Alle gesetzlichen Bestimmungen, die auch ein smartes System zur Zeiterfassung abdecken sollte, finden sich in diesem Gesetz.

Die wichtigsten Regelungen, die uns das Arbeitszeitgesetz vorgibt, sind:

• Maximale Arbeitszeit:
  Das Arbeitszeitgesetz gibt uns einen Richtwert von 8 Stunden Arbeitszeit pro Tag vor. Dieser kann in einem gewissen Maße jedoch auf 10 Stunden ausgedehnt werden. Genauere Infos findest Du auf unserer Seite zur maximalen Arbeitszeit.
• Pausenregelung:
  Auch die Pause ist fest im Arbeitszeitgesetz verankert. Es gilt: Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich. Wird mehr als 9 Stunden gearbeitet, muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gemacht werden.
• Ruhezeiten:
  Laut dem Arbeitszeitgesetz muss Beschäftigten zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zur Verfügung stehen.

Ist bei Dir rechtlich alles OK? In unserer HR-Lösung e2n gelten bei der Zeiterfassung von Haus aus die gesetzlichen Bestimmungen aus dem Arbeitszeitgesetz.

Zeiterfassungssysteme in der Gastronomie

Auch in der Gastronomiebranche gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden aufzuzeichnen: Von der klassischen Zeiterfassung mit Stift und Papier über Excel-Listen bis hin zur modernen Zeiterfassungsapp ist alles dabei.

Doch welcher Weg ist nun der Richtige für mich? Die Wahrheit ist: Einige Möglichkeiten der Zeitaufzeichnung eignen sich besser als andere. Wir schaffen für Dich die Fakten und erzählen Dir, welches System sich gerade in der Gastronomie als besonders zuverlässig erwiesen hat.

Manuelle Zeiterfassung

In einer Zeit lange vor Digitalisierung und modernen Zeiterfassungstools war die manuelle Zeiterfassung mit dem Stundenzettel das Mittel der Wahl, wenn es um Arbeitszeiterfassung ging. Wir können Dir also versichern: Den Stundenzettel solltest Du in jedem Fall in der Vergangenheit lassen. Gleichzeitig gibt es unzählige Gründe, die stattdessen für ein modernes Zeiterfassungssystem sprechen. Du willst mehr dazu erfahren? Bei uns bist Du an der richtigen Adresse!

Da die Arbeitszeiten nicht händischen eingetragen werden müssen, schaffst Du gegenüber dem klassischen Stundenzettel mit digitalen Arbeitszeitnachweisen absolute Klarheit. Zudem bleiben alle Daten immer sicher in der Cloud gespeichert – so kann etwa auch die Lohnbuchhaltung stets auf eine zuverlässige Datenquelle zurückgreifen.

Zeiterfassung mit Excel

Einst war der Stundenzettel, dann kam Excel: Die berüchtigten Excel-Tabellen werden auch heute in vielen Betrieben fürs Managen verschiedenster organisatorischer Prozesse verwendet. Die Arbeitszeiterfassung ist nur einer davon. Doch ist das Tabellentool beim Thema Zeiterfassung auch in der heutigen Zeit noch die passende Wahl? Wir machen es kurz: Unsere alten Excel-Tabellen können sich zusammen mit den Stundenzetteln in den Ruhestand verabschieden.

Die Gründe hierfür sind vielerlei: Arbeitsaufwand, Datensicherheit, Übersichtlichkeit und noch mehr – in all diesen Aspekten sind moderne Zeiterfassungssysteme dem klassischen Tabellenprogramm um Meilen voraus. Als HR-Experten mit umfassender Erfahrung in Gastronomie und Hotellerie wissen wir also: In unserer modernen Arbeitswelt führen alle Wege zum digitalen Zeiterfassungstool.

Zeiterfassung per App

Mobile Endgeräte, allen voran das Smartphone, sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Mehr als naheliegend ist daher die Idee, auch arbeitsrelevante Prozesse auf eben diese Geräte zu bringen. Kaum überraschend: Wir haben genau das getan.

Mit unserer e2n perso App können sich Mitarbeitende jederzeit und von überall ein- und ausstempeln und so ihre Arbeitszeiten samt Pausenzeiten minutengenau aufzeichnen. Die Offline-Funktion stellt dabei sicher, dass alle Daten erhalten bleiben – auch, wenn mal keine Internetverbindung besteht.

Und es geht noch weiter: Mit unserer e2n terminal App ist auch die stationäre Zeiterfassung per Terminal voll in der digitalen Welt angekommen. Die e2n terminal App bietet also auch eine Lösung für diejenigen, die in Sachen Zeiterfassung auf bewährte Konzepte setzen möchten.

Kennst Du unsere e2n Apps? Mit e2n perso fürs Smartphone und e2n terminal fürs Tablet wird die Arbeitszeiterfassung im Unternehmen zum Selbstläufer.

Die Vorteile von digitaler Buchhaltung

Die digitale Zeiterfassung sorgt dafür, dass etliche Prozesse im Betrieb schneller und einfacher ablaufen. Doch die Zeiterfassung ist nur ein Baustein des großen Ganzen im modernen Unternehmen: Neben der digitalen Zeiterfassung sorgt gerade auch die digitale Buchhaltung dafür, dass der Fokus im Unternehmen wieder auf das Wesentliche gerichtet werden kann.

Die digitale Buchhaltung bietet dabei eine ganze Reihe an Vorteilen. Gerade Deine Lohnbuchhaltung profitiert von der Digitalisierung der Geschäftsprozesse – wir klären Dich über die wichtigsten Aspekte auf.

Personalbogen

Personalfragebögen richten sich vor allem an neue Mitarbeitende und Bewerber. Zur Informationsbeschaffung kommen sie in quasi jedem größeren Unternehmen zum Einsatz. Besonders wichtig ist es daher, dass auch dieser Vorgang weitestgehend digitalisiert wird.

Gängige Vorteile von digitalen Personalbögen sind:

• Zeitersparnis:
  Die digitalen Fragebögen können einfach und schnell online ausgefüllt werden – so wird der gesamte Prozess beschleunigt.
• Effizienzsteigerung:
  Beim digitalen Personalfragebogen werden die eingegebenen Daten automatisch verarbeitet und erfasst. So sinkt der Verwaltungsaufwand und die Effizienz steigt.
• Verbesserter Datenschutz:
  Durch Passwortschutz und moderne Verschlüsselungstechnologien sind persönliche Daten besser geschützt als beim klassischen Gegenstück aus Papier.

Sag Tschüss zu Papierstapeln! Mit der digitalen Personalakte von e2n hast Du alle Dokumente zu sämtlichen Mitarbeitenden stets griffbereit.

Stundenzettel

Auch die alten Stundenzettel sind uns lieber, wenn sie digital sind! Mit digitalen Arbeitszeitnachweisen machst Du Dich zudem auch aus rechtlicher Sicht fit, denn: Nach § 16 des Arbeitszeitgesetzes müssen die dokumentierten Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden – umso besser, wenn diese digital gespeichert sind.

Wenn Du mehr zum Thema erfahren willst, lies Dir gerne unseren Beitrag zum Thema Stundenzettel durch.

Pausen- und Urlaubszeiten

Wenn die Arbeitszeiten digital aufgezeichnet werden, dann ist es selbstverständlich, dass das Gleiche auch für die Pausenzeiten gelten sollte. Laut Gesetz zählen die gesetzlichen Pausen nicht zur Arbeitszeit. Die Rechnung ist daher entsprechend einfach. Noch einfacher wird es, wenn sie vom passenden digitalen Zeiterfassungssystem übernommen wird: In e2n können Mitarbeitende sich ganz einfach per Knopfdruck in die Pause stempeln – egal ob in der e2n perso App oder am Terminal. Die Zeiterfassung wird dann pausiert, bis man sich wieder einstempelt. So hat auch die Lohnbuchhaltung immer einen genauen Überblick über die Arbeits- und Pausenzeiten aller Beschäftigten.