Stundenzettel zuverlässig führen, aufbewahren & digital nutzen

Welche Mitarbeiter müssen einen Stundenzettel führen?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten all ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Im April 2023 hat das Arbeitsministerium zudem einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vorsieht. Wer sich also schon jetzt von den klassischen Stundenzetteln verabschiedet, tut sich selbst einen Gefallen – denn die elektronische Zeiterfassung wird auf absehbare Zeit zur gesetzlichen Pflicht werden. Abgesehen davon erleichtert die digitale Zeiterfassung die täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen enorm und hilft Dir dabei, Dich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Warum müssen Stundenzettel geführt werden?

Die Erfassung der Arbeitszeiten der Beschäftigten sollte aus vielerlei Gründen stattfinden:

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Wer prüft den Stundenzettel?

Üblicherweise erfolgt die Prüfung der Stundenzettel und dokumentierten Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber. Hingegen ist es die Verantwortung der Arbeitnehmer, deren Arbeitszeiten genau aufzuzeichnen und zu dokumentieren, sodass der Arbeitgeber diese zuverlässig einsehen kann. Entsprechend haftet der Arbeitgeber auch bei Verstößen gegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), wie etwa Vorgaben zur maximalen Arbeitszeit oder Pausen.

Weiterhin ist in Deutschland das Gewerbeaufsichtsamt, auch Landesamt für Arbeitsschutz, für die Kontrolle der Arbeitszeiten zuständig. Dieses kann die im Unternehmen dokumentierten Arbeitszeiten einfordern und prüfen oder auch unangekündigte Inspektionen vor Ort durchführen. In einigen Branchen oder Unternehmen kann es zudem Betriebsräte oder Gewerkschaften geben, die die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen überwachen und so sicherstellen, dass die Interessen der Arbeitnehmer gewahrt werden.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Laut § 16 des Arbeitszeitgesetzes müssen die dokumentierten Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Nachweise aufgezeichnet wurden und endet 2 Jahre später. So müssen zum Beispiel Arbeitszeitnachweise für das Jahr 2023 bis zum Ende des Jahres 2025 aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist dient unter anderem dazu, dass die aufgezeichneten Arbeitszeiten auch über einen längeren Zeitraum zuverlässig auf ihre Gesetzesmäßigkeit überprüft werden können. So können zum einen entsprechende Behörden wie das Gewerbeaufsichtsamt im Falle einer Prüfung auf umfassende Daten zurückgreifen, zum anderen kann falls nötig auch unternehmensintern auf eine umfangreiche Datenquelle zurückgegriffen werden.

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Ist einen Stundenzettel ausfüllen Arbeitszeit?

Ja! Da das Erbringen von Arbeitszeitnachweisen auf Anweisung des Arbeitgebers stattfindet, zählt auch das Ausfüllen von Stundenzetteln zur regulären Arbeitszeit. Dies gilt, sofern im Unternehmen keine zusätzlichen Regelungen getroffen wurden. Es lohnt sich daher in jedem Fall, die genauen Bestimmungen in den jeweiligen Arbeits- und Tarifverträgen zu überprüfen und so sicherzugehen, dass die Arbeitszeit der Mitarbeitenden stets korrekt berechnet und dokumentiert wird.